Jak udržet účetnictví výdajů v aplikaci Microsoft Excel: 13 kroků

Mnoho společností používá aplikaci Microsoft Excel udržet účetní výdaje katedry nebo celé společnosti. V současné době lze Excel použít na všech počítačích, na kterých je nainstalován operační systém Windows. Z tohoto důvodu můžete zaregistrovat své vlastní náklady, pokud je tento program nainstalován na domácím počítači. Existuje velký počet šablon pro udržení účetnictví pro Microsoft a další stránky, nejnovější verze aplikace Excel zahrnují vestavěnou šablonu jako předinstalovanou. Také v Excelu můžete vytvořit vlastní dynamickou tabulku pro udržení výdajů. V obou případech postupujte podle níže uvedených pokynů.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Práce s Excel šablony

jeden. Vyberte přednastavenou šablonu. Nejnovější verze programu zahrnují šablonu pro vedení osobních výdajů, stejně jako šablony pro vedení účetnictví. K těmto šablonám můžete přistupovat a účtovat výdaje s jejich pomocí.

V aplikaci Excel 2003 vyberte v nabídce "Vytvořit". Na hlavním panelu "v počítači" vyberte "Nová kniha" pro zobrazení šablon v novém dialogovém okně.
V aplikaci Excel 2007 v nabídce "Soubor" vyberte "Vytvořit". Po tom se zobrazí dialogové okno Nová kniha. V levém menu vyberte "Nastavit šablony" z nabídky "Šablony". Vyberte "Osobní rozpočet na měsíc" z "Nainstalované šablony" v centrální menu a klepněte na tlačítko "Vytvořit".
V aplikaci Excel 2010 v nabídce soubor vyberte možnost "Vytvořit". Vyberte "Příklady vzorů" v horní části panelu "Dostupné šablony", pak mezi všemi příklady šablon vyberte "Osobní rozpočet na měsíc" a klikněte na "Vytvořit".

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 2

2. Vyberte šablonu přes internet. Pokud předinstalované vzory nejsou vhodné pro udržení výdajů, můžete si vybrat šablonu přes internet. Můžete si ji stáhnout z libovolného webu nebo připojit prostřednictvím aplikace Excel na Microsoft Office Online.

Pro Excel 2003 si můžete vybrat vhodnou šablonu z internetové knihovny Microsoft Office https: // šablony.Kancelář.Com / ru-ru. (Také zde najdete šablony určené pro pozdější verze aplikace Excel).

V aplikaci Excel 2007 vyberte kartu "Rozpočet" v sekci Internet, která je umístěna v dialogovém okně Nová kniha. Chcete-li se připojit k šablonám internetu pro kancelář, musíte mít internet.

V aplikaci Excel 2010 vyberte ze sekce Office "rozpočty".COM na dostupných šablonách panelu. Pro připojení byste měli být zahrnuty do Internetu.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 3

3. Zadejte potřebné informace příslušných polích. Informace závisí na konkrétní dynamické šablony tabulky, kterou jste použili.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 4

4. Uložte dynamickou tabulku. Navrhovaný název můžete použít pro dynamickou tabulku nebo změnit název. Bude to stačit pro určení vašeho jména a aktuálního roku ve jménu souboru.

Metoda 2 z 2:

Vytvoření vlastního dynamického nákladového účetního stolu

jeden. Otevřete Excel.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 6

2. Zadejte název dynamické tabulky v buňce A1. Jméno musí být smysluplné, například "Osobní rozpočet", "Účetnictví pro osobní náklady" nebo něco podobného (není třeba použít citace, zde jsou výhradně ukázat příklad).

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 7

3. Zadejte záhlaví sloupců. Údajná jména a objednávka: "Datum", "kategorie výdajů", "Poznámka", "spotřeba", "příjmy" a "rovnováha". Vyplňte tyto záhlaví z buňky A2 do G2. Možná budete muset provést sloupce širší, aby byl název nebo hodnota vybavena.

Při přípravě záhlaví dynamické tabulky a sloupců můžete použít funkci "Zapínání", aby se neustále zobrazovala záhlaví, přičemž se budeš posouvat dolů. Funkce "Zabezpečení oblasti" je umístěn v menu "Zobrazit" v aplikaci Excel 2003 a včasných verzí a v nabídce Zobrazit, karta Okno v aplikaci Excel 2007 a 2010.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 8

4. Zadejte informace o první formě výdajů v buňce třetího řádku.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 9

Pět. Zadejte vzorec zůstatku v buňce G3. Vzhledem k tomu, že nejprve zadáte váhu, bude definován jako rozdíl mezi výdaji a příjmem. Jak píšete, záleží na tom, co chcete zobrazovat - náklady nebo přístupné nástroje.

Pokud chcete, aby tabulka zobrazovala první náklady, měl by být vzorec rozvahy = E3-F3, kde E3 ukazuje náklady a příjmy F3. S takovou konfigurací bude vzorec prokázán náklady jako kladné číslo, náklady na výdaje budou jednodušší porozumět.

Pokud chcete tabulku na prvním místě zobrazit nástroje dostupné pro vás, musí být vzorec zůstatku = F3-E3. S tímto nastavením zobrazí tabulka pozitivní zůstatek, pokud bude váš příjem vyšší než výdaje a záporný zůstatek v inverzní situaci.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 10

6. Zadejte informace o druhé formě výdajů v buňce čtvrtého řádku.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 11

7. Zadejte vzorec zůstatku v buňce G4. Druhé a následující hodnoty budou i nadále zobrazovat zůstatek, takže je třeba přidat rozdíl mezi výdaji a příjmem na bilanci zůstatku předchozího záznamu.

Pokud se poprvé podíváte na náklady, vyvážení vzorce bude = G3 + (E4-F4), kde G3 je buňka, která ukazuje předchozí zůstatek, E4 zobrazuje náklady a F4 zobrazuje příjem.

Pokud vedete tabulku pro zobrazení hotovosti, vyvážený vzorec bude = G3 + (F4-E4).

Konzoly kolem buněk zobrazujících rozdíl mezi výdaji a příjmy nejsou vyžadovány. Používají se pouze k vytvoření vzorce jasnější.

Chcete-li zůstatek zůstat prázdný, dokud se nezadáte záznam, můžete použít hodnotu IF ve vzorci, takže pokud není datum zadáno, buňka nezobrazí hodnotu. Vzorec pro takový záznam bude následující = pokud (A4 = "", ", G3 + (E4-F4)), pokud je tabulka potřebná pro výdaje a = pokud (A4 =" ",", G3 + (F4-E4)) Pokud je tabulka potřebná pro zobrazení hotovosti (nemůžete používat závorky kolem buňky, která ukazují náklady a příjmy, ale musíte použít externí závorky).

Obrázek s názvem Sledujte své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 12

osm. Zkopírujte vyvážení vzorce do jiných buněk ve sloupci G (Sloupec zůstatek). Klepněte pravým tlačítkem myši v buňce G3, vyberte možnost "Copy". Poté vyberte buňky níže ve sloupci. Klikněte na vybrané položky pomocí pravého tlačítka myši a vyberte "Vložit" pro vložení vzorce do vybraných buněk (v aplikaci Excel 2010 vyberte v nabídce "Vložit" nebo "Vložit vzorec". Vzorec automaticky aktualizuje buňky pro zobrazení výdajů, příjmů a dat (pokud se používá) z aktuální série a zůstatku z řádku, který je nad aktuálním číslem.

Obrázek s názvem Sledovat své účty v aplikaci Microsoft Excel Krok 13

devět. Uložte dynamickou tabulku. Dát jí smysluplný název, například "Účetnictví.XLS "nebo" PersonalBudget.XLS.". Stejně jako v případě názvu šablon, můžete zahrnout jméno a rok v názvu souboru a citace se používají pouze za účelem zobrazení příkladu, neměli byste je používat v názvu. Přípona souboru také nemusí určit, to bude vyniknout).

Excel 2003 a starší verze Uloží dynamické tabulky ve starém formátu ".XLS ", zároveň Excel 2007 a 2010 zachovat tabulky v novější, založené na XML, formát".XLSX ", ale můžete číst a ušetřit dynamické stoly a ve starém".XLS ". Pokud máte několik počítačů a chcete uložit tabulku na každém z nich, použijte starší formát, pokud některý z počítačů má Excel 2003 nebo více starou verzi nebo nový formát, pokud mají všechny počítače minimálně Excel 2007.

Tipy

Použijte "Autocoping" v kategoriích nákladů a příjmů, abyste napsali informace, které se shodují.
Rozlišovat placené účty z těchto výdajů, které jsou plánovány pouze, aby font tuk, zvýrazněte text nebo buňky.
Aby nedošlo k náhodné změně v záhlaví vzorce nebo sloupce, mohou být buňky chráněny před změnou. Vyberte buňky, které budete muset změnit (datum, kategorie, spotřeba, příjem, poznámka) a odemkněte je. Po tom můžete zablokovat zbytek tabulky.