Jak napsat poznámku Office (s ilustracemi)

Služba je způsob, jak přenášet informace uvnitř společnosti. Servisní poznámky mohou být také použity v korespondenci mezi oběma společnostmi. Služba musí být profesionální a jasně přenášet informace. Nebojte se, pokud nikdy nepracujete servisní poznámky - tento článek vás to naučí.

Kroky

Část 1 z 3:

Vyberte styl a jazyk jazyka

jeden. Nepoužívejte neformální jazyk. Jazykové poznámky by měly být jednoduché, ale oficiální.

Nepište takovou poznámku: "Ahoj! Konečně pátek! Chci vám říct o jednom důležitém případě ".
Místo toho psát takto: "Tato poznámka vás bude informovat o průběhu projektu 319".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 6

2. Ve službě si dodržujte neutrální tón - neměli byste být příliš emocionální a subjektivní. Dělejte vše, co je nejlepší spoléhat se na fakta a důkazy při říkat stížnosti.

Například není nutné psát takhle: "Myslím, že budeme všichni mnohem šťastnější, pokud apicists přicházejí do práce, ve kterých chtějí".

Místo toho strávit studii, zda se všichni zaměstnanci chtějí oblékat v pátek v neformálním oblečení a jak to ovlivní firemní etiku.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 7

3. Použijte fráze signálu. Když budete přinést důkazy nebo odkazujete na zdroj, nezapomeňte použít příslušné fráze.

Například: "Podle našich dat, ...Studie to potvrzují ...".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 8

4. Vyberte si vhodné písmo a jeho velikost. Služba musí být snadno čitelná, takže se vyhněte použití příliš jemné font-11 nebo 12 - Jedná se o standardní velikost písma.

Musíte také vybrat jednoduchý styl písma, například Times New Roman. Nepište poznámku s legrační nebo písmo, například komické sans (pojďme se na tebe smáli, pokud to uděláte!).

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 9

Pět. Použijte standardní pole. 2,5 cm pole je standardem pro servisní poznámky, i když některé textové editory mohou obsahovat šablony servisních poznámek s velkými poli (například 3 cm).

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 10

6. Servisní poznámky jsou napsány s jediným náhodným intervalem. Mezi odstavci a sekcemi ponechte prázdný řetězec.

V odstavcích, aby se odrážka neměla.

Část 2 z 3:

Příprava pro psaní Poznámka k Office

jeden. Pokud potřebujete říct více lidí o něčem důležitém (v práci), pak je pošlete službu. Můžete ho dokonce poslat na jednu osobu, pokud jsou informace převedeny na informace, které musíte být dokumentovány.

Nicméně, v některých případech je lepší jednoduše mluvit s lidmi, které potřebujete.
Některé informace nelze navíc přenášet písemně.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 2

2. V závislosti na přenosu informací se může obsah a formát poznámky lišit. Většina servisních poznámek obsahuje následující informace:

Nový nápad nebo problém řešení. Například, pokud víte, jak vyřešit problém s plánovacími výdaji pro přesčasy, napište o tom ve službě Poznámka a odešlete jej do svého šéfa.

Objednat. Například odesílání servisní poznámky je efektivní způsob, jak distribuovat odpovědnost na nadcházející konferenci, která je držena vaším oddělením.

Zpráva. Můžete také odeslat poznámku pro informování svých kolegů o nedávné události nebo je informovat o nových informací o projektu nebo předložit zprávu o výsledcích studie.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 3

3. Můžete pracovat na mnoha projektech a chcete o nich říct ve službě poznámka. By to nemělo dělat. Utilities obsahují informace o jednom konkrétním vydání (téma, projekt, a tak dále).

Služba musí být stručná, informativní a snadno čitelný. Zaměřte se pouze na jedno téma, zaručujete, že informace byly čteny a zaznamenány.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 4

4. Obsah a styl poznámek závisí na cílové publikum, takže přemýšlet o tom, kdo bude číst vaši poznámku.

Například styl poznámky pro vaše kolegy o plánování oslavy nějakého důležitého data a stylu poznámky pro váš šéf se zprávou o provedené práci bude velmi odlišný.

Část 3 z 3:

Psaní poznámky k kanceláři

jeden. Průvodní dopis. Obecně přijatá praxe v obchodní korespondenci - opravňují dokumenty.

Například v horní části stránky napište "Poznámka" nebo "Servis Poznámka".
Název lze umístit do středu nebo jej stiskněte na levém okraji stránky. Nejlepší je sledovat servisní poznámky, které jste obdrželi dříve a zkopírujte svůj formát.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 12

2. Napište záhlaví poznámky. Musí obsahovat následující informace:

: Napište jména a pozice lidí, které posíláte poznámku.

Od: Napište své jméno a pozici.

Datum: Napište přesné datum, včetně roku.

Předmět: Uveďte stručný, ale přesný popis toho, co bude projednáno v poznámce.

Upozorňujeme, že namísto "tématu" můžete psát "týkající se".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 13

3. V seznamu poznámek příjemců nezapomeňte určit všechny lidi, které chcete poslat. Omezte příjemci lezce s lidmi, kteří jsou v něm stanoveni.

Neposílejte poznámku všem zaměstnancům svého oddělení nebo společnosti, pokud otázka uvedená v něm se týká pouze několika lidí.

Pokud posíláte poznámky všem zaměstnancům společnosti, budou pokryty poznámkami a buď si je přečte nepozorovaně, nebo nebudou číst vůbec.

Obrázek s názvem napsat obchodní memo krok 14

4. V seznamu poznámek příjemců zadejte úplná jména a pozice. I když jste na krátké noze s vaším šéfem, v obchodní korespondenci je lepší dodržovat formální tón. Můžete například zavolat "Vladimir", když jdete do kanceláře, ale ve službě poznámka, kontaktujte ho jako "pan Dmitriev" nebo "Vladimir Nikolaevich".

Držte si to v paměti, když se seznamem poznámek příjemců - uveďte celé jméno a pozici.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 15

Pět. Pokud posíláte poznámku osoby z jiné společnosti, je velmi důležité určit správnou formu odvolání. Strávit čas najít informace o této osobě - s největší pravděpodobností to může být provedeno na webových stránkách jeho společnosti.

Například, pokud má osoba doktorský titul, nezapomeňte jej určit.

Také se ujistěte, že najdete pozici této osoby a určete ji ve své poznámce.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 16

6. Přemýšlet o tématu vaší poznámky. Mělo by to být stručné a srozumitelné.

Například, "noví zákazníci" je spíše rozmazané téma, a pokud někdo chce najít vaši poznámku za pár dní nebo týdnů, udělá to s obtížemi.

Nejlepší téma je: "Zpráva o rozšíření klientské základny".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 17

7. V servisních poznámkách, zpravidla, pozdravy nejsou napsány. Ale pokud chcete, můžete začít text poznámky s "Vážený pane Dmitrij" nebo "Vážení kolegové".

Poznámka musí být stručná a informativní, takže pozdrav může být vynechán.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 18

osm. Napište kryt. Je jasně prezentovat účel psaní a odesílání servisní poznámky.

Například, "píšu...". Úvodní část poznámky by měla obsahovat stručný přehled informací uvedených v něm.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 19

devět. Úvodní sekce by měla být stručná. Není třeba vyjádřit podrobnosti v něm a další detaily.

Úvodní část tvoří z několika krátkých nabídek (krátký odstavec).

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 20

10. Rozhodněte se stylem prezentace základních informací. Musí být uzavřena ve 2-4 odstavcích. Styl prezentace bude záviset na samotných informacích.

Můžete například odeslat informace v pořadí podle svého významu nebo podle procesů, které mají být rozděleny do vašeho projektu.

Obrázek s názvem napsat obchodní memo krok 21

jedenáct. Služba musí být rozdělena na sekce (odstavce) tak, aby jeho čtenáři mohou snadno absorbovat informace - sekce jim pomohou určit důležité body v poznámce.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 22

12. Reklamaci každé sekci - název odstavce by měl jasně uvádět informace obsažené v něm.

Můžete například rozbít poznámku o nadcházejícím bodě kanceláře na následující sekce: "Nové umístění kanceláře", "Pokyny pro balení zařízení a dokumentů", "Stěhovací plán".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 23

13. První věta každé sekce by měly říct čtenářům, co bude projednáno v tomto odstavci.

Samostatné odstavce nebo rozdělení vašich poznámek musí být zaměřeny na určitý okamžik uvažovaných tématu.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 24

čtrnáct. Chcete-li přidělit důležité body, vytvořte seznam nebo seznam. To pomůže čtenáři zaměřit se na klíčové momenty a přečíst rychlejší a asimilovat informace.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 25

patnáct. Velikost přehlídky služby by neměla překročit 1-2 stránky.

Jedná se o standardní velikost servisu s jediným náhodným intervalem a prázdným řetězcem mezi odstavci.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 26

šestnáct. Přemýšlejte o zařazení odstavce, shrnuje výše uvedené informace. Ve většině případů to není nutné, zejména pokud napsáte krátkou poznámku.

Ale pokud jsou současné informace velmi složité, nebo pokud je velikost servisního přehledu standardnější, je lepší zahrnout malý odstavec, shrnout výše uvedené informace (konkrétně klíčové momenty).

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo krok 27

17. Nezapomeňte uvést odstavec závěr, i když se vám zdá, že není potřeba. Přemýšlejte o následujících:

Jaké objekty sledují službu? Povzbuzujte čtenáře, aby něco udělali? Zaměstnanci zprávu o určitém období? Pokud ano, jasně ji uveďte v konečném odstavci.

Pokud není požadována další opatření, napište následující závěr: "Budu rád, že budete diskutovat o této otázce" nebo "Pokud máte otázky nebo připomínky k tomuto tématu, odpovím jim s radostí".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 28

18. Pokud chcete, na konci poznámky vložte své jméno nebo podpis (ale není to nutné, aby to udělal). V tomto případě se podívejte na servisní poznámky, které jste obdrželi od ostatních zaměstnanců.

Pokud podepíše poznámky (například "s úctou, Ivanov A.ALE.), udělat to samé.

Pokud nechcete přihlásit poznámku, můžete své iniciály umístit na konci dokumentu.

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 29

devatenáct. Proveďte připomenutí jakýchkoli aplikací, pokud jsou připojeny tabulky, grafy nebo zprávy jsou připojeny k poznámce. K tomu na konci dokumentu napište například "Dodatek: Tabulka 1".

Aplikace musí být uvedeny v hlavním textu poznámky.

Například, pokud píšete o příchodu do nové kanceláře, můžete napsat něco jako: "Máme v úmyslu dokončit přesun na konec čtvrtletí. Viz přiložená tabulka 1 s podrobným harmonogramem přechodu ".

Obrázek s názvem Napsat obchodní memo Krok 30

dvacet. Před odesláním poznámek nezapomeňte jej zkontrolovat. Ujistěte se, že návrhy jsou gramaticky provedeny správně, že v poznámce nejsou žádné pravopisné nebo syntaktické chyby a že uvedené informace mají smysl.

Po své první šeku neposílejte poznámku (pokud se samozřejmě neposílejí, není to naléhavá poznámka). Postulovat dokument a zkontrolovat to znovu za hodinu. Můžete najít nové chyby a nepřesnosti, které jste zmeškali dříve.

Pokud poznámka obsahuje důvěrné informace, zkontrolujte politiku vaší společnosti, pokud jde o výměnu důvěrných informací a zjistěte si jméno zaměstnance, který přezkoumá vaši poznámku a dá vašemu závěru o jeho dodržování zavedených pravidel.