Jak automatizovat zprávy v aplikaci Excel (s ilustracemi)

Z tohoto článku se naučíte automatizovat vytváření datových sestav v aplikaci Microsoft Excel. Je zde popsán jako v tabulce Excel, aby byla požadována data z externího zdroje (MySQL, Postgres, Oracle a tak dále) a vytvořit sestavu pomocí speciálního plug-in, který se bude připojit tabulku Excel s externími zdroji dat.

Chcete-li vytvořit sestavu dat v tabulce Excel, používáme makro, které také umožňuje uložit sestavy v různých formátech souborů s jedním stisknutím tlačítka. Mějte na paměti, že aplikace Excel má funkci, která umožňuje vytvářet makra, aniž byste museli zapisovat programový kód.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Pro data v aplikaci Excel

jeden. Pokud musí být data, na které musí být sestavena, je již v tabulce Excel automatizujte proces vytváření sestavy pomocí maker. Makra jsou podporovány funkcí aplikace Excel, která umožňuje automatizovat komplexní a opakované úkoly.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 2

2. Běh Excel. Poklepejte (nebo jednoduše klikněte na počítač Mac) na ikonu jako bílý dopis "X" na zeleném pozadí a klepněte na tlačítko "Prázdná kniha" na stránce šablony.

V počítači Mac budete muset kliknout na "Soubor"> "Prázdná kniha".

Pokud již máte zprávu aplikace Excel automatizovat, poklepejte na soubor sestavy otevřete jej v aplikaci Excel.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 3

3. V případě potřeby zadejte data tabulky. Pokud jste nepřidali záhlaví sloupců a čísla, která musíte udělat zprávu, udělejte to nyní.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 4

4. Aktivujte menu Vývojář. Ve výchozím nastavení se tato nabídka nezobrazuje v horní části okna aplikace Excel. Povolení nabídky "Developer":

Okna - Stiskněte "soubor"> "Parametry"> "Konfigurace pásky" (v levém podokně), zaškrtněte políčko "Developer" v pravém dolním rohu (pokud nevidíte tuto možnost, přejděte na stránku) a potom Klikněte na "OK".

Mac - Stiskněte "Excel"> "Parametry"> Ribbon a panel nástrojů, zaškrtněte políčko "Developer" v seznamu "Základní" a klepněte na tlačítko "Uložit".

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 5

Pět. Kliknutí Vývojář. Tuto kartu najdete v horní části okna aplikace Excel. Otevře se panel nástrojů pro vývojáře.

Obrázek s názvem Automatizovat zprávy v aplikaci Excel Krok 6

6. Klikněte na tlačítko. T Makro záznam. To je možnost na panelu nástrojů. Zobrazí se vyskakovací okno.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 7

7. Zadejte název makra. Udělej to v textovém poli "Makro jméno". Takže následně budete snadno určit, jaký druh makra.

Například, pokud makro bude vybudovat plán na základě dostupných dat, pojmenujte jej "Graf1" nebo nějakým způsobem podobným.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 8

osm. Vytvořte zkratku klávesnice pro spuštění makra. Stiskněte tlačítko ⇧ SHIFT a stiskněte další klíč (například, T) vytvořit klíč klávesnice.

V počítači Mac bude kombinace klíčů ⌥ možnost+⌘ příkaz A další klíč (například, ⌥ možnost+⌘ příkaz+T).

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 9

devět. Uložte makro v otevřené tabulce Excel. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "Uložit b" a vyberte menu "Tato kniha" tak, aby makro je k dispozici všem, kdo otevře tuto tabulku.

Excel soubor musí být uložen ve speciálním formátu s makry.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 10

10. Klikněte na tlačítko. T OK. Toto tlačítko v dolní části okna. Nastavení makra se uloží a režim zápisu zapne. Od nynějška budou všechny vaše akce zaznamenány (před okamžikem zastavíte nahrávání).

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 11

jedenáct. Postupujte podle kroků, které chcete automatizovat. Excel bude sledovat každé kliknutí, každý stisknutí klávesy a zadané parametry formátování - to vše bude zadáno do seznamu maker.

Chcete-li například vybrat data a vytvořit diagram, vyberte požadovaná data, klepněte na tlačítko "Vložit" v horní části okna aplikace Excel, vyberte typ grafu a upravte diagram, jak potřebujete.

Dalším příkladem: Chcete-li vytvořit makro vytvořit graf z dat, které jsou v buňkách s A1 přes A12, klikněte na prázdnou buňku, zadejte = Částky (A1: A12) a stiskněte ↵ Zadejte.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 12

12. Klikněte na tlačítko. T Zastavit nahrávání. Tato volba je na panelu nástrojů "Developer". Záznam bude zastaven a všechny vaše akce, které jste provedli během nahrávání, budou uloženy jako samostatné makro.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 13

13. Uložte tabulku Excel jako soubor s podporou makra. Klikněte na "Soubor"> Uložit jako »a změnit formát souboru na" XLSM "(namísto" XLS "). Poté zadejte název souboru, vyberte složku, kterou chcete uložit a klepněte na tlačítko "Uložit".

Pokud tomu tak neučiníte, nebude makro uložen jako součást tabulky, to znamená, že nebudou moci používat jiné lidi na jiných počítačích.

Obrázek s názvem Automatizovat zprávy v aplikaci Excel Krok 14

čtrnáct. Běh makro. Chcete-li to provést, stiskněte kombinaci klíče vybranou při vytváření makra. Procesy zaznamenané v makru budou provedeny.

Pro spuštění makra můžete také stisknout "makra" na kartě vývojáře, vyberte název makra a klepněte na tlačítko "Run".

Metoda 2 z 2:

Pro externí data (MySQL, postgres, Oracle a tak dále)

jeden. Stažení Plugin Kloudio. S ním lze tabulku Excel připojit k externí databázi nebo zdroj dat. Tento plugin také pracuje s tabulkami Google.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 16

2. Porovnejte stůl s externím zdrojem dat. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "+" na portálu Kloudio. Zadejte informace o databázi (typ databáze, pověření) a vyberte možnost Security / Šifrování Možnosti, pokud pracujete s důvěrnými daty nebo datovými daty.

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 17

3. Když je tabulka připojena k databázi, požádejte o externí data a vytvářet sestavy mohou být přímo v aplikaci Excel. Vytvořte sestavu na portálu Klouduio a poté jej vyberte v nabídce Excel. Pak aplikujte další filtry a nastavte frekvenci aktualizace sestavy (tak, že tabulka je automaticky aktualizována každý týden, den nebo dokonce hodinu).

Obrázek s názvem Automatizační zprávy v aplikaci Excel Krok 18

4. Kromě toho můžete zadat data do připojené tabulky a aktualizovat data v externím zdroji dat. Vytvořte šablonu stahování na portálu Kloudio a získejte příležitost ručně nebo automaticky stahovat změny provedené v tabulce na externí zdroj dat.

Tipy

Vložte excel pluginy pouze z aplikace Microsoft AppSource, pokud nedůvěřujete vývojářům třetích stran.
Makra lze použít k automatizaci jak jednoduchých úkolů (například pro přidání hodnot nebo vytváření diagramů) a komplexní (například pro výpočet hodnot v buňkách, vytváření grafu na základě výsledků výpočtů, označení diagramů a tisku Získané výsledky).
Pokud otevřete tabulku s makrem, budete muset kliknout na "Povolit obsah" na žlutém pásu v horní části okna, abyste mohli provést schopnost používat makro.

Varování

Makro přidá absolutně všechny akce, které provedete v režimu záznamu. Proto nezadávejte chybné hodnoty, nespouštějte nepotřebné programy a neodstraňujte soubory.
Makra mohou být škodlivé (například vytvořené pro odstranění souborů v počítači). Nespouštějte makra, které jsou získány od nespolehlivých zdrojů.