Jak bezchybně systematizovat informace v počítači

Z tohoto článku se naučíte uspořádat soubory v počítači pomocí systému složek.

Kroky

Část 1 z 3:

Výcvik

jeden. Vzpomeňte si na terminologii. Než začnete vytvářet systém složek, nezapomeňte následující podmínky:

Soubor - samostatný prvek, jako je obrázek nebo dokument.
Složka - kontejner, ve kterém jsou uloženy soubory nebo jiné složky.
Podpaque - Složka ve složce.

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 2

2. Určete, které soubory musí být organizovány. Počítače mají vestavěné manažery souborů (Windows a Director Dirigent v systému Mac OS X), které distribuují soubory z různých složek, takže váš systém složek musí být určen pro často používané soubory pro položky pro uložení zvláštně od jiných souborů a pro dočasné zdroje jakýkoli projekt.

Pokud přenášíte všechny soubory ze systémového adresáře do systému složek, počítač nebo určité programy přestanou fungovat správně.

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 3

3. Vyberte umístění systému složek. Doporučujeme vytvářet systém složek na ploše (a ne v jiné složce), abyste zjednodušili a zrychlili přístup ke souborům.

Pokud se rozhodnete vytvořit systém složek v jiné složce (například v složce "Dokumenty"), mějte na paměti, že tuto složku budete muset otevřít, kdykoli budete potřebovat soubory.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači kroku 4

4. Nepoužívejte systém složek pro instalaci programů. V systému Windows při instalaci programů můžete vybrat cílovou složku. Pokud neinstalujete přenosný program (například program, který můžete spustit z libovolné složky počítače nebo z jednotky flash), nezměňujte cílovou složku, která se zobrazí v okně Instalační program programu.

Pokud nastavíte program do nesprávné složky, program může pracovat s poruchami (nebo nefunguje vůbec).

V počítačích Mac Při instalaci programů vyberte cílovou složku.

Část 2 z 3:

Vytvoření složkového systému

jeden. Nezapomeňte, jak vytvořit složky v počítači. Chcete-li vytvořit novou prázdnou složku a přiřaďte ji libovolný název:

Okna - Klepněte pravým tlačítkem myši na prázdné místo, zvolte "Vytvořit" > "Složka", zadejte název složky a klepněte na tlačítko ↵ Zadejte.
Mac - Přejděte do složky, ve které chcete vytvořit novou složku, klepněte na příkaz Soubor > "Nová složka", zadejte název složky a klepněte na tlačítko ↵ Zadejte.

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 6

2. Jméno složek příslušná jména. Nepoužívejte zkratku nebo slangová slova, je lepší přiřadit názvy, které charakterizují obsah složek.

Složka s dokumenty je například lepší volat "Dokumenty", a ne "doky".

Doporučujeme volání složek, jako kdyby jste vytvořili systém složky pro jinou osobu, tj. Jejich jména, která mají být chápána bez dekódování.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 7

3. Přejděte do složky, ve které chcete vytvořit systém složek. Pokud vytvoříte systém složek na ploše, přejděte k ní.

V systému Windows je nemožné vytvořit systém složek v okně "Počítač" nebo "Computer".

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 8

4. Vytvořit základní složku. Jedná se o složku, ve které budou uloženy složky systému složek, takže jej zavoláte "System System" nebo "Systém mé složky".

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 9

Pět. Otevřete základní složku. Chcete-li to udělat, dvakrát klikněte na něj.

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 10

6. Vytvořte složku "Dočasná". V této složce budou soubory, jejichž doba úložiště nepřesáhne několik dní (například soubory pro projekt, na kterém pracujete).

Dočasná složka musí být přímo v základní složce, která poskytuje snadný přístup.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 11

7. Vytvořit složku pro každou kategorii souborů, který chcete organizovat. Přemýšlejte o složkách kategorií jako skříňky. Tento krok závisí na vašich potřebách, ale doporučujeme vytvořit některé nebo všechny následující složky:

"Dokumenty"

"Hudba"

"Fotografie"

"Video"

"Práce"

Obrázek s názvem Vytvořit systém bezchybného podání v počítači kroku 12

osm. Vytvořit podsložky v kategorii složky. Otevřete složku kategorie a pak uvnitř vytvořit složku sloužit jako složka podkategorie. Takže můžete organizovat soubory více čisté.

Například, pokud se složka kategorie nazývá "Dokumenty", můžete vytvořit tři podsložky: "Word Documents", "PDF dokumenty" a "tabulky".

Tento proces lze aplikovat na podsložky: Otevřete podsložku a vytvořte do ní složku.

Přemýšlejte o podsložkách jako obálky v boxech skříně (kde složka kategorie je zásuvka).

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 13

devět. Přesuňte soubory do systému složek. Nyní, když jste vytvořili systém složek, přesunout dokumenty, obrázky, hudbu, video a tak na příslušných složek. Chcete-li to provést, jednoduše přetáhněte soubory do požadovaných složek.

V počítači se systémem Windows vyberte požadované soubory, klepněte na tlačítko Ctrl+X, Kopírování a odstranění z aktuální složky a přejděte do příslušné složky a klepněte na tlačítko Ctrl+PROTI, Vložení souborů.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 14

Vytvořte skrytou složku (pokud je to nutné). Pokud máte důvěrné soubory, přejděte je do skryté složky a odpojte prohlížení skrytých složek v počítači. V tomto případě nebudou mít outsidery přístup k vašim důvěrným informacím.

Mějte na paměti, že některé indexovací programy zobrazují skryté složky.

Část 3 z 3:

Údržba složkového systému

jeden. Vytvořit záložní kopie systému složek. V tomto případě lze obnovit ztracené nebo odstraněné soubory. Chcete-li vytvořit záložní kopii systému složek, vyberte jej, klepněte na tlačítko Ctrl+C (Windows) nebo ⌘ příkaz+C (Mac) Chcete-li kopírovat, otevřete externí pevný disk nebo flash disk a klepněte na tlačítko Ctrl+PROTI (Windows) nebo ⌘ příkaz+PROTI (MAC) Vložení systému složek. Nyní ve jménu základní složky systému přidejte datum zálohy.

Systém složek lze také stáhnout do úložiště Cloud, jako je disk Google, Icloud Drive, OnedRive nebo Dropbox.
Udržujte zálohy systému složek po dobu nejméně jednoho roku. V tomto případě můžete obnovit nezbytné soubory, pokud je omylem odstraníte nebo počítače počítače.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podání v počítači Krok 16

2. Dodržovat určitá pravidla. Systém složek pomůže organizovat soubory, ale získat co nejvíce ze svého systému, postupujte podle pravidel, když se vám to líbí. Zde jsou některé dobré pravidla:

Nikdy neukládejte jednotlivé soubory do složky, která obsahuje podsložky.

Vyčistěte složku "Dočasné" alespoň jednou týdně.

Neodstraňujte dokumenty, příjmy ani jiné nezbytné soubory, i když si myslíte, že již nepotřebují.

Neuchovávejte zbytečné soubory.

Vytvořte zálohu systému složek jednou týdně.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 17

3. Vymažte nepotřebné soubory ze systému složek. Postupem času jsou některé soubory vydrženy nebo zbytečné. Takové soubory lépe odstranit než uložit "jen v případě".

Doporučujeme odstranit zbytečné soubory po vytvoření zálohování systému složek.

Pokud odstraníte soubory ze systému složek odstranit soubory, které jsou ve záložní části systému složek, smazané soubory lze v případě potřeby obnovit (za předpokladu, že samotný systém složek zůstává stejný).

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači Krok 18

4. Kopírovat, stáhnout nebo vytvářet nové soubory přímo ve složce System. Když vytvoříte dokument nebo stáhnete soubor, máte možnost vybrat požadovanou složku. Pokud to neučiníte, bude tato složka použita v počítači. Proto doporučujeme kliknout na "Uložit" nebo "Review" a potom přejděte do požadované složky v systému složek.

Chcete-li ponechat otevřený dokument v konkrétní složce v programu (například v aplikaci Word), klepněte na tlačítko "Uložit jako" a stáhnout soubor do určité složky v okně prohlížeče klepněte na tlačítko "Přehled".

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podávání v počítači kroku 19

Pět. Přejmenovat soubory ke snížení vizuálního nepořádku. Ve výchozím nastavení nejvíce stažených souborů nemá nic významných názvů. Proto je lepší přejmenovat tyto soubory pomocí vlastního systému přiřazení názvu - takže snížíte vizuální nepořádek ve složce System:

Okna - Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor v nabídce vyberte "Přejmenovat", zadejte nový název a klepněte na tlačítko ↵ Zadejte.

Mac - Klikněte na soubor stiskněte tlačítko ⏎ Návrat, zadejte nový název a klepněte na tlačítko ⏎ Návrat.

Obrázek s názvem Vytvořit bezchybný systém podání v počítači kroku 20

6. Naučte se používat a udržovat práci systému složek. To vyžaduje postupy a posloupnost akcí. Pokud každý den použijete systém složek, naučte se vyhledávat a pracovat se soubory, které jsou uloženy v systému, a budete také pravidelně vyčistit, rychle organizujete soubory v počítači.