Jak organizovat kancelářské soubory: 7 kroků

Organizace kancelářských souborů může být obtížný úkol, zejména pokud máte velký počet souborů a dokumentů. Ale nemělo by to být bolestivý proces. Perspektivní plánování a rozhodování v systému souborů vám může pomoci uspořádat vaše soubory tak, aby splňovaly obchodní požadavky a zajistili efektivněji hledáte důležité dokumenty. Zde jsou některé kroky, které vám pomohou začít organizovat vaše kancelářské soubory.

Kroky

Část 1 z 3:

Zvýrazněte čas pro třídění

jeden. Zvýrazněte dostatek času na uspořádání souborů tak, abyste se museli několikrát začít a zastavit. Ujistěte se, že máte dostatek složek a zkratek pro vytváření nových souborů, než začnete.

Část 2 z 3:

Seřadit dokumenty a soubory

jeden. Rozdělte hmotnost dokumentů a souborů, které chcete organizovat, menší, spravovatelnější balíčky.

Přijďte na každý balíček individuálně a vyhoďte nebo procházet všechny dokumenty a soubory, od kterých se mohou zbavit zkrácení prostoru souboru a minimalizovat nepořádek.
Rozdělte dokumenty a soubory, které chcete uložit, 2 různé zásobníky: 1 - Pro soubory, jak se vypořádat s příštími měsíci a 1 - pro soubory, které lze archivovat a nepotřebují přístup v blízké budoucnosti.

Obrázek s názvem Organizovat soubory sady Office Krok 3

2. Uložte složky v abecedním pořadí, pokud máte klientské soubory. Například, pokud je každá složka osoba nebo název společnosti, můžete zvážit možnost systematizace v abecedním pořadí podle názvů lidí. Pokud ano, zkontrolujte, zda je každá karta souboru označena jasně příjmením osoby, pak jméno. Složky uložte abecedně a pak označte krabice souboru karty, abyste věděli, které pole obsahuje příjmení, na kterém dopis.

Obrázek s názvem Organizovat soubory sady Office Krok 4

3. Uchovávejte informace podle kategorie, pokud máte soubory pro různé části vašeho podnikání. Můžete mít nějaké soubory pro účty, údržbu nebo smlouvy, v tomto případě je musíte organizovat v různých kategoriích pro systematizaci. Vymazat každý soubor se svou správnou kategorií a umístit všechny příslušné dokumenty uvnitř. Možná budete muset vytvořit podkategorii, takže použijte složku False Storage pro označení složek kategorie a souborů pro podkategorie.

Vytvořit soubor pro dokumenty, s nimiž musíte řešit naléhavost, takže víte, kde rychle najít důležité dokumenty.

Umístěte soubory do skříně, takže dočasné soubory jsou před archivovanými soubory - zadní. Soubory, s nimiž máte delegal, často budou v přímém dosahu.

Část 3 z 3:

Vytváření měsíčních souborů

jeden. Kromě použití výše uvedených metod přidejte sadu složek označených měsíců (a roky ----). Když nemáte čas to udělat okamžitě, alespoň vložte dokumenty do měsíčního souboru, abyste mohli pracovat s informacemi podané v chronologickém pořadí. To také zaručuje, že budete mít tipy, odkud začít vypadat, když něco potřebujete.

Měsíční soubory jsou také dobrým místem pro ukládání dokumentů, které ve skutečnosti nedodržují další kategorie.

2. Na konci roku naleznete v tom, co zůstává v měsíčních složkách, a můžete najít pravidelnost - a novou skupinu souborů (název kategorie), který je vhodný ve vašem systému. Vytvořte soubor pro něj v novém roce.

3. Zbytek informací za měsíc. Obchod v jednom souboru Smíšený (Rok ----).

Tipy

Po uspořádání jejich kancelářských souborů zůstat organizován. Být konzistentní při práci se systémem správy souborů a umístit vše, co musí být.
Vyhoďte, přepracujte nebo procházejte na Krochdocuments, které nemusíte vyhnout zmatku v novém systému správy souborů.

Co potřebuješ

Kabinet pro soubory
Pozastavené soubory
Skládačky
Štítky (štítky)
markery