Jak organizovat elektronický systém správy dokumentů

Papírové dokumenty jsou uloženy ve složkách a skříněch a digitální soubory, včetně fotografií a dokumentů, lze ovládat pomocí elektronického systému správy dokumentů.

Kroky

Metoda 1 z 2:

V systému Windows

jeden. Vyberte, které soubory musí být organizovány. Chcete-li vybrat více souborů v okně Průzkumníka, klepněte na první, co potřebujete, držte ⇧ Posunutí a klikněte na nejnovější soubor.

Obrázek s názvem Uspořádat elektronický systém podání kroku 2

2. Vyberte složku, ve které bude hlavní složka uložena. Existují složky vytvořené ve výchozím nastavení v systému Windows, například "Moje dokumenty", "Moje obrázky" a "Moje hudba", ale můžete si vybrat libovolnou jinou složku.

Obrázek s názvem Uspořádejte elektronický systém podání kroku 3

3. Vytvořit základní složku. Uloží podsložky s dokumenty.

V okně Dirigent klepněte pravým tlačítkem myši, kde bude vytvořena nová složka;

Klikněte na "vytvořit";

Klikněte na "Složku". Ve výchozím nastavení se vytvořená složka nazývá "Nová složka";

Zadejte název složky;

kliknutí ↵ Zadejte.

Obrázek s názvem Uspořádejte elektronický systém podání kroku 4

4. Vytvořte podsložky v hlavní složce. Poklepejte na název hlavní složky a otevřete jej. Nyní vytvářet podsložky (udělat to, jak jste vytvořili hlavní složku).

Obrázek s názvem Uspořádejte elektronický systém podání kroku 5

Pět. Zkopírujte soubory do vytvořených složek. Otevřete dvě okna vodičů, umístěte je vedle sebe a přetáhněte soubory do vytvořených složek.

Obrázek s názvem Uspořádat elektronický systém podání kroku 6

6. Vytvořit záložní soubory. Použijte funkci "Archivace a obnovení" pro pravidelné kopírování souborů na externí pevný disk nebo cloud ukládání. Pokud pevný disk počítače selže, použijte zálohu pro obnovení souborů na nový pevný disk.

Klikněte na tlačítko Start ";

Ve vyhledávacím panelu zadejte "archivaci";

Klikněte na "archivaci a obnovení";

Klikněte na "Konfigurace zálohování" a postupujte podle pokynů na obrazovce.

Metoda 2 z 2:

V systému Mac OS X

jeden. Vyberte, které soubory musí být organizovány. Chcete-li vybrat více souborů v okně Finder, klepněte na první, co potřebujete, držte ⇧ Posunutí a klikněte na nejnovější soubor.

Klepněte na tlačítko Ovládání, klepněte na jednu ze souborů a potom klepněte na tlačítko "Nová složka vybraných";
Zadejte název nové složky;
kliknutí ⏎ Návrat.

Obrázek s názvem Uspořádejte elektronický systém podání kroku 8

2. Vytvořte podsložky v hlavní složce. Chcete-li otevřít hlavní složku, stiskněte a podržte ⌘ Příkaz a pak poklepejte na hlavní složku. Nyní vytvářet podsložky (udělat to, jak jste vytvořili hlavní složku).

Obrázek s názvem Uspořádejte elektronický systém podání System 9

3. Vytvořit záložní soubory. Pomocí časového počítače, kopírování souborů na externí pevný disk, v časovém tobolovém zařízení nebo na serveru MacOS v síti. Pokud pevný disk počítače selže, použijte zálohu pro obnovení souborů na nový pevný disk.

V nabídce NIME stroje klepněte na tlačítko "Nastavení";

Klikněte na "Vybrat rezervní disk";

Vyberte, kam chcete zkopírovat záložní soubory. Může to být externí pevný disk nebo časové kapsle zařízení. Vyberte média a klepněte na tlačítko "Použít";

Chcete-li zkopírovat zálohu na několik zařízení, vyberte možnost "Přidat nebo odstranit záložní disk" a přidejte další záložní zařízení. To zvýší bezpečnost souborů.

Tipy

V názvech souborů můžete přidat data jejich vytvoření, abyste mohli jednodušší najít soubory. Při přejmenování souborů přidejte datum ve formátu CC.Mm.Yyyg, například 29.09.2018 nebo zjednodušené 290918.
Chcete-li zefektivnit soubory podle názvu v okně Průzkumník Windows, klepněte na záhlaví "Jméno".
Při připojení externího pevného disku do počítače se systém zeptá, zda chcete použít záložní disk - v tomto případě vyberte možnost Zálohovat a obnovit (v systému Windows) nebo "Time Machine" (v systému Mac OS X).