Jak archivovat dokumenty: 6 kroků (s obrázky)

Archivace je jedním ze způsobů, jak ukládat informace elektronicky. Mnoho organizací každý den převádí text na papíře do digitálního formátu, aby prodloužila životnost svých dokumentů. To v kombinaci s naprostým objemem počítačově generovaných dat dnes znamená, že význam archivace dokumentů bude jen růst. Pokud víte, jak archivovat dokumenty, můžete uvolnit místo, aby váš počítač mohl produktivnější zpracovávat aktuální dokumenty.

Kroky

jeden. Archivace dokumentů do souboru ZIP. Velmi pohodlný způsob pro důležité, ale zřídka používané soubory, protože soubory zip zmenšují místo obsazené dokumenty na pevném disku.

Stačí zvýraznit soubory, které chcete převést do formátu zip.
Klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Odeslat.
Odesíláte soubory na" Komprimovaná složka ZIP".
Dvojitým kliknutím na složku zip zkontrolujte, zda tam opravdu jsou všechny soubory. Pokud ano, můžete původní soubory odstranit.

Obrázek s názvem Archivovat dokumenty Krok 2

2. Zaznamenávejte dokumenty na samostatná média. Populární možnost digitální archivace - externí páskové jednotky, externí pevné disky nebo flash disky.

Obrázek s názvem Archivovat dokumenty Krok 3

3. Zálohujte své dokumenty na CD nebo DVD, pokud máte vypalovačku CD nebo DVD rekordér. Další možností archivace jsou zálohy, i když tuto metodu pravděpodobně znáte pod jiným názvem - vypalování disků. Například Windows používá ke kopírování souborů na CD nebo DVD formáty „Live file system“ a „Mastered“ (lepší kompatibilita s jinými zařízeními).

Vložte zapisovatelný disk CD nebo DVD do mechaniky počítače nebo DVD rekordéru pro Live File System.

Když se zobrazí dialogové okno, klikněte na "Vypalujte soubory na datový disk".

Zadejte název jednotky a klikněte na Další.

Počkejte, až se zobrazí prázdná složka na disku. To znamená, že disk je naformátován a připraven ke kopírování souborů.

Otevřete složku s dokumenty, které chcete archivovat, a přetáhněte soubory do prázdné složky na disku.

U formátu Mastered vložte zapisovatelný disk CD nebo DVD do jednotky nebo DVD rekordéru počítače.

Když se zobrazí dialogové okno, klikněte na „Vypálit soubory na datový disk“.

Zadejte název jednotky a klikněte na Zobrazit možnosti formátování.

Vyberte „Zvládnuto“ a klikněte na „Další“.

Počkejte, až se zobrazí prázdná složka na disku. To znamená, že disk je naformátován a připraven ke kopírování souborů.

Otevřete složku s dokumenty, které chcete archivovat, a přetáhněte soubory do prázdné složky na disku.

Obrázek s názvem Archivovat dokumenty Krok 4

čtyři. Odesílejte dokumenty do externího úložiště.

Kromě toho, že funguje jako místo pro archivní soubory, bezpečné úložiště mimo web chrání informace před nehodami, jako je požár a porucha pevného disku.

S tímto počtem společností nabízet tuto službu, musíte kontaktovat společnost přímo, objasnit, jak fungují, a jaké záruky jsou zahrnuty do vzdáleného archivace dokumentů.

Obrázek s názvem Archiv Dokumenty Krok 5

Pět. Použijte software pro digitální archivaci.

Jeden z nejslavnějších metod pro uložení vzhledu dokumentu je vytvořit soubor PDF. Nabízeno Adobe, známý jako Adobe Acrobat, usnadňuje převést dokumenty do formátu PDF z různých programů. Existuje také několik bezplatných programů, které mohou vytvářet tyto soubory.

Budoucí verze softwaru Adobe budou kompatibilní s dokumenty dřívějších verzí.

Kromě toho, čtečka dokumentů PDF lze stáhnout zdarma z webových stránek Adobe.

Obrázek s názvem Archiv Dokumenty Krok 6

6. Zůstaňte v obraze s nejnovější technologií archivace dokumentů. Protože to, co je relevantní dnes, může být zítra zastaralé. Při přenosu archivních souborů do nového systému proto mohou nastat problémy.

Rada

Adresář archivuje soubory, abyste vy nebo ostatní mohli rychle najít potřebné dokumenty. Nejjednodušší způsob je zahrnout do souboru nebo složky název, titul a datum. Například pokud archivujete obchodní zprávy, můžete pojmenovat složku Obchodní soubory Q1 1997. Větší systémy používají ke klasifikaci archivů metadata.
Dalším důvodem pro archivaci souborů jsou právní požadavky, které vyžadují, abyste ukládali informace.

Varování

Existujícím nebezpečím je riziko poškození souboru. K zálohování informací používejte osvědčený systém.
Mediální data jsou často spojována s určitým hardwarem nebo softwarem, v důsledku čehož nemusí být k dispozici mimo konkrétní systémy.
Pokud systém nemá místo pro archivaci dokumentů, může to vést k neúmyslné ztrátě souborů, zejména pokud byly omylem odstraněny.

Co potřebuješ

Pokud chcete archivovat dokumenty na jiná média, oddělte úložný systém.