Jak převést dokument aplikace Word do tabulky Excel

Pokud potřebujete přenášet seznam nebo tabulku s daty z dokumentu aplikace Word do tabulky aplikace Excel, nemusíte kopírovat a vložit každý jednotlivý informační fragment do příslušné tabulkové buňky. Můžete snadno importovat celý dokument do formátu aplikace Excel v několika kliknutí, pokud nejprve formátujte dokument aplikace Word správně.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Seznam transformace

jeden. Chcete-li začít, musíte pochopit, jak aplikace konvertuje dokument. Když importujete dokument v aplikaci Excel, program určuje, který informační fragment bude umístěn v samostatné tabulce tabulky, pomocí určitých znaků v textu. Formátováním dat v dokumentu Před importem můžete řídit vzhled finálního stolu a minimalizovat potřebu formátovat dokument ručně. Tato metoda je vhodná, pokud potřebujete importovat velký seznam z aplikace Word Document do tabulky Excel.

Tato metoda je zvláště účinná, pokud importujete seznam několika prvků stejného formátu (seznam adres, telefonních čísel, e-mailových adres a tak dále).

Obrázek s názvem Převést slovo pro Excel Krok 2

2. Zkontrolujte dokument pro formátování chyb. Před zahájením procesu konverze se ujistěte, že všechny položky seznamu mají stejné formátování. Pokud je to nutné, správné možná interpunkční chyby nebo stopky, které neodpovídají zbytku. To zajistí správný přenos dat.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 3

3. Povolit zobrazení znaků formátování v aplikaci Word Document. Zobrazení skrytých formátovacích značek pomůže vybrat optimální způsob rozdělení položek seznamu. Chcete-li zobrazit znaky formátování, klepněte na tlačítko "Zobrazit všechny značky" na kartě Domů nebo klepněte na kombinaci klíče Ctrl+⇧ Posun+*

Většina seznamů bude stát nebo jeden odstavec znamení na konci každého řádku, nebo jeden na konci řádku a jeden v prázdném řádku mezi prvky. Tyto značky použijete k vložení znaků, které aplikace Excel používá k distribuci dat na tabulkové buňky.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 4

4. Odebrat značky odstavce mezi položkami, jak se zbavit prázdných řádků. Aplikace aplikace Excel používá prázdné řetězce mezi prvky seznamu pro identifikaci jednotlivých řádků s daty, ale nyní musí být odstraněny tak, aby byl proces formátování správný. Nebojte se, o něco později je přidáte znovu. Tato metoda je vhodná v případech, kdy jeden odstavec znaménko znamená na konci bodu seznamu a jeden - v prázdném řetězci mezi položkami (dva v řetězci).

Kliknutí Ctrl+H Chcete-li otevřít okno Najít a vyměnit.

Zadejte vyhledávací pole^ p ^ p. Tento kód určení dvou znaků odstavců v řetězci. Pokud každá položka seznamu se skládá z jednoho pevného řetězce a mezi prvky nejsou žádné prázdné řetězce, použijte příkaz ^ P.

V poli Nahradit zadejte Split Sign. Toto znamení by nemělo být opakováno kdekoli v tomto dokumentu. Například můžete použít znamení ~.

Klepněte na tlačítko Nahradit všechny. Všimněte si, že všechny prvky seznamu se spojily mezi sebou, ale nebojte se, protože děliče (po každém prvku) jsou umístěny na příslušných místech).

Obrázek s názvem Převést slovo k Excel Krok 5

Pět. Zvýrazněte každou položku v samostatném poli. Nyní, že položky seznamu jsou rozděleny tak, že jsou zobrazeny v sériových linkách, musíme určit, která data budou zobrazena v každém poli. Pokud například první řádek každého prvku zobrazuje název, na druhé adrese a ve třetím - regionu a PSČ, můžete

lis Ctrl+H Chcete-li otevřít okno Najít a vyměnit.

Odstranit jeden z znaků ^ P V poli nalezeném.

Změňte znaménko v poli, abyste vyměnili čárku ,.

Stiskněte tlačítko Nahradit všechny. Zbývající znaky odstavců bude nahrazeno čárkami, které přidělí každý řádek v samostatném oboru.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 6

6. Vyměňte děliče pro dokončení procesu formátování. Když budete postupovat podle dvou výše popsaných kroků vyhledávání a výměny, váš seznam již nebude vypadat jako seznam. Všechny informace budou reprezentovány jedním nepřetržitým řetězcem a jeho fragmenty budou rozděleny čárkami. Poslední operace vyhledávání a nahrazení se vrátí váš typ seznamu, zatímco jednotlivé fragmenty budou rozděleny čárkami.

Kliknutí Ctrl+H Chcete-li otevřít okno Najít a vyměnit.

V poli Najít zadejte symbol ~ (nebo jiný znak, který jste si vybrali dříve).

V poli Nahradit zadejte ^ P.

Klikněte na tlačítko Nahradit všechny. Všechny položky vašeho seznamu budou rozděleny do samostatných skupin oddělených čárkami.

Obrázek s názvem Převést slovo k Excel Krok 7

7. Uložte dokument jako jednoduchý textový soubor. Nyní je dokončeno formátování, dokument můžete uložit jako textový soubor. To umožní aplikaci Excel číst a analyzovat data a umístit každý fragment do příslušného pole.

Přejděte na kartu Soubor a vyberte možnost "Uložit jako".

Otevřete rozevírací nabídku "Typ souboru" a vyberte možnost "Normální text".

Zadejte název souboru a klepněte na tlačítko Uložit.

Pokud se zobrazí okno konverze souborů, jednoduše klepněte na tlačítko OK.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 8

osm. Otevřete soubor pomocí aplikace Excel. Nyní, když jste soubor uložil jako pravidelný text, můžete jej otevřít pomocí aplikace Excel.

Přejděte na kartu Soubor a vyberte možnost Otevřít.

Otevřete rozevírací nabídku "Všechny soubory Excelu" a vyberte "Textové soubory".

V okně Průvodce textem (Import) klepněte na tlačítko Další>.

V seznamu oddělovačů vyberte "čárku". V okně náhledu uvidíte, jak budou položky vašeho seznamu rozděleny do tabulky. Klepněte na tlačítko Další >.

Vyberte formát dat pro každý sloupec a klepněte na tlačítko Dokončit.

Metoda 2 z 2:

Konverze tabulky

jeden. Vytvořte tabulku s daty v dokumentu aplikace Word. Pokud máte v dokumentu seznam dat, můžete jej převést na tabulku v aplikaci Word a pak rychle zkopírovat tuto tabulku v aplikaci Excel. Pokud jsou vaše data již zdobena ve formě tabulky, přejděte na další krok.

Zvýrazněte celý text, který chcete vydat ve formě tabulky.
Přejděte na kartu Vložit a stiskněte tlačítko tabulky.
Vyberte "Převést na tabulku".
V poli "Číslo sloupce" zadejte počet řádků v záznamu. Pokud jsou záznamy rozděleny prázdnými řetězci, přidejte jeden řádek na celkový počet.
Klepněte na tlačítko OK.

Obrázek s názvem Převést slovo k Excel Krok 10

2. Zkontrolujte formátování tabulky. Aplikace aplikace Word vytvoří tabulku na základě nastavení. Opatrně zkontrolujte všechna data, která mají být na svých místech.

Obrázek s názvem Převést slovo k Excel Krok 11

3. Stiskněte malé tlačítko "+", které se zobrazí v levém horním rohu tabulky. Zdá se, že když řídíte myš na stole. Kliknutím na toto tlačítko zvýrazněte všechna data v tabulce.

Obrázek s názvem Převést slovo pro Excel Krok 12

4. Kliknutí .Ctrl+C Zkopírujte vybraná data. Lze jej také provést klepnutím na tlačítko "Kopírovat" na kartě Domů.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 13

Pět. Otevřít aplikaci Excel Appendix. Kopírování vyhrazených dat můžete otevřít aplikaci Excel. Pokud chcete vložit data do již hotového tabulky Excel, otevřete jej. Myš nad buňkou, ve které chcete vložit levou horní buňku zkopírované tabulky.

Obrázek s názvem Převést slovo pro Excel Krok 14

6. Kliknutí .Ctrl+PROTI Vložení zkopírovaných dat. Samostatné tabulky tabulek z dokumentu aplikace Word budou vonice v příslušných buňkách tabulky Excel.

Obrázek s názvem Převést slovo do aplikace Excel Krok 15

7. Rozdělte zbývající sloupce. V závislosti na typu importovaných dat, možná budete muset dodatečně správné formátování. Například pokud importovat adresy, pak název města, oblast a PSČ se může dostat do jedné buňky. Lze to udělat tak, aby aplikace aplikace Excel automaticky sdílela.

Zvýrazněte celý sloupec, který chcete rozdělit kliknutím na jeho název

Přejděte na kartu Data a klepněte na tlačítko "Text podle sloupců".

Klepněte na tlačítko Další> a v nabídce Select-Divider Symbols vyberte možnost "čárkou". V případě našeho příkladu bude název města oddělen od zkratky regionu a poštovního indexu.

Uložení změn klepněte na tlačítko Dokončit.

Vyberte sloupec, který je třeba také rozdělit a opakovat stejné akce zadáním "prostoru" namísto čárky jako oddělovače. Takže oddělíte zkratku oblasti z poštovního indexu.