Jak napsat týdenní zprávu (s ilustracemi)

Týdenní zprávy mohou být vyžadovány v různých případech: v maloobchodních podnicích, v procesu výzkumu, při průchodu postupů nebo stáže. Naučte se, jak učinit kompetentní týdenní zprávy tak, aby váš manažer jasně viděl, jak se vaše práce pohybuje.

Kroky

Část 1 z 3:

Pravidla informací o informacích

jeden. Určovat účely hlášení. Týdenní zprávy mohou být součástí pracovních nebo studijních povinností, ale nelze říci, že zpráva je pouze v zájmu těchto povinností. Určete funkce, které jsou vyzvány k provedení týdenní zprávy vědět, které informace se odráží v něm a co věnovat zvláštní pozornost.

Zpráva je zpravidla informovat manažery o současném stavu záležitosti nebo jim pomoci při rozhodování.
Například, pokud jste maloobchodní manažer, pak můžete požadovat zprávy s konečnými prodejními sazbami týdně. Podle těchto zpráv je hlava schopna posoudit účinnost zaměstnanců, upravovat ceny a analyzovat objednávky.
Zprávy o výzkumném projektu, stáže nebo vzdělávací praxi vám umožní prokázat vašemu vědeckému supervisorovi, jak vaše práce pokročila, sdílejí důležité úspěchy nebo objevy.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 2

2. Určete, kdo je adresován vaší zprávě. Není možné sestavit kompetentní zprávu, pokud nevíte, kdo bude určen pro jaký účel. Pouze toto lze pochopit, které informace jsou největší hodnotou.

Znalost cílového publika vám umožní kompetentně uspořádat strukturu zpráv a použít příslušný jazyk. Například zpráva pro základní školy studenti nebude absolutně podobná textu určeným pro vůdce velké korporace.

Je také důležité pochopit, jaké momenty jsou již známé potenciální čtenáře, a jaké otázky je nutné objasnit nebo poskytovat další zdroje. Například vytvoření zprávy o právních otázkách, která je určena pro správní radu, nemusíte absolutně nepotřebovat podrobné vysvětlení stávajících zákonů. Na druhé straně jsou tato vysvětlení potřebná, pokud je zpráva určena pro manažery bez právního vzdělávání.

Pokud je zpráva sestavena v souvislosti s stáží, výzkumem nebo jinou součástí vzdělávacího procesu, je důležité pochopit, že vaše publikum není učitel nebo supervizor, i když předložíte zprávu jim. Zaměřte se na podstatu projektu a specifickou oblast znalostí, abyste pochopili, co je váš čtenáře.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 3

3. Zlatit informace v pořadí důležitosti. Ačkoli zpráva by měla být napsána stručně a v podstatě, a to i v tomto případě to nemůže přečíst. Z tohoto důvodu by měla být nejdůležitější údaje s výsledkem a závěry umístěna na začátku textu.

Například, pokud potřebujete porovnat a porovnat tři různé značky vybavení a doporučit nejlepší možnost, začít s výsledky a poté vysvětlete svou volbu.

První zpráva je zpravidla stručný přehled výsledků, závěrů a doporučení. Podrobná vysvětlení by měla být především znění dokumentu, takže v případě potřeby mohou čtenáři pochopit příčiny těchto závěrů.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 4

4. Realizovat typickou zprávu "osudu". Ve většině případů jsou pro účetní a kancelářské práce nezbytné týdenní zprávy, takže jsou jednoduše krmeny a vstupují do archivu. Je lepší si okamžitě uvědomit, že zprávy jsou extrémně zřídka čtou od začátku do konce.

Tato skutečnost není důvodem, proč být líný nebo napsat zprávu, jak padl. Vaše zprávy odrážejí váš postoj k práci a vašich vlastnostech jako zaměstnanec nebo studenta. V nedbalostně zkompilované zprávě budete jistě zvýšit pozornost a slova "Věděl jsem, že nebudete číst," rozhodně nebude hoden odůvodnění.

Celá zpráva by měla být kvalitativní a kompetentní, ale zvláštní pozornost by měla být věnována těm dílům, které budou s největší pravděpodobností číst. Ty obvykle zahrnují shrnutí a závěry nebo doporučení. Věnovat jim zvláštní pozornost.

Je důležité pochopit, že zaměstnavatel nemusí přečíst zprávu vůbec, protože nemá případ nebo nepotřebuje zprávu. Nejvyšší vůdci jsou proto vždy velmi zaneprázdněni, jsou schopni identifikovat podstatné informace, které vám umožní efektivně rozhodovat. Takové tváře nebudou číst celou zprávu, pokud to není nutné, ale mohou se k němu vrátit později.

Část 2 z 3:

Struktura sestav

jeden. Zeptejte se ukázku. Mnoho společností přijalo standardní týdenní formát zprávy a manažeři se mohou využít k získání informací v určité podobě. Další formát sestav může způsobit zmatek.

Obzvláště pozorné s prodejními zprávami. Manažeři si zvykli na konkrétní strukturu sestavy a mohou najít potřebné informace z jednoho pohledu na stránku. Pokud se přesunete od přijatého formátu, bude zpráva téměř k ničemu, protože manažer bude muset znovu přečíst celý text, aby našel potřebné informace.
Obraťte se na sekretářku a požádejte, abyste vám poskytli vzorek, který nebude znovu objevit kolo. Často ve společnostech existuje šablona dokumentu se všemi parametry, včetně polí, písem, stylů tabulek a odstavců.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 6

2. Zvažte referenční metodu. Tisk dokumentu nebo elektronická aplikace je zcela jiná než zpráva, která se podává v e-mailovém textu.

Pokud je například zpráva odeslána jako příloha do e-mailu, pak by mělo být souhrn zahrnut do textu dopisu. Potom se čtenář nemusí otevřít přílohu, aby pochopil základní myšlenku.

Pro tištěnou zprávu je obvykle nutné připravit doprovodné písmeno nebo titulní stránku, aby byla zpráva správně identifikována a zadána.

Bez ohledu na zprávu zprávy je důležité určit své příjmení na každé stránce a necitlivé je ve formátu "X Z Y". Stránky lze snadno rozdělit, takže je důležité vědět, jak je zpráva napsána na kolik stránek a kdo je autorem dokumentu.

Všechny potřebné informace lze zadat v horní zápatí. Například typ IT: "Salesová zpráva, Ivanov Peter Arkadyevich, týden 32, Strana 3 z 7".

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 7

3. Přiložte shrnutí. Shrnutí zprávy obvykle vyhovuje několika odstavci a každá sekce je přenášena jedním na dvě věty. Jde o to, že manažer stačí číst pouze souhrn, a pokud vaše závěry se shodují s jeho předpoklady v této otázce, podnikněte kroky, aniž byste museli číst celou zprávu.

Je důležité, aby byl souhrn napsaný jasný, cenově dostupný a stručný jazyk. Nepoužívejte profesionální žargon a speciální podmínky, které vyžadují vysvětlení, i když je čtenář dobře zinstalován v odvětvové terminologii.

Stručný obsah je zkompilován po dokončení zbývajících položek zprávy. Je nemožné stručně shrnout odstavce, které ještě nejsou napsány, a to ani s podrobným plánem. Během práce se může hodně změnit.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 8

4. Přemýšlet o struktuře odstavců a sekcí. Rozhodněte se s formátem a ponechte plán oddílu zpráv, který splní úkoly.

Plán by měl být logický, sekce musí proudit jeden do druhého. Zvažte také, kdo bude potenciální čtenář zpráv.

Zpráva se zpravidla skládá ze souhrnu, úvodu, závěrů a doporučení, údajů a vysvětlení, stejně jako seznam zdrojů. Rozšířené zprávy mohou být doplněny přílohami s důležitými údaji a tabulkami, ale týdenní zprávy jsou obvykle tak dlouho.

Každá sekce by se měla dotýkat jedné otázky. Každý odstavec v rámci sekce popisuje jeden nápad. Pokud se tedy sekce týdenní zprávy o prodeji nazývá "Populární oděvní značky pro děti", každá značka by měla mít jeden odstavec. Pokud potřebujete samostatně specifikovat oblečení pro chlapce a dívky, použijte podsekce (s vhodnými titulky) pro každou značku, uvnitř které odejdeme jeden oděv pro chlapce a jeden - oblečení pro dívky.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 9

Pět. Vytvořte titulní stránku nebo průvodní dopis. Pro souhrnné zprávy není požadován seznam titulů, ale podrobná zpráva by měla být poskytnuta samostatným listem s údajem o autorovi zprávy a stručný popis úkolu.

Titulní stránka se liší od stručného obsahu, protože skutečně obsahuje pouze informace, které jsou potřebné ke správnému registraci a pokryty přehledu.

Organizace může existovat standardní titulní stránku šablony pro týdenní zprávy. V tomto případě dodržujte pravidla stanovená.

Na titulní stránce byste měli zadat název nebo popis zprávy (například týdenní prodejní zprávu), jméno kompilátoru a všechny spoluautory, jméno společnosti, datum vypracování nebo odeslání zpráva.

Část 3 z 3:

Combuth Slova a formulace

jeden. Vymyslete kompetentní titulky a titulky. Tyto prvky zprávy umožňují čtenáři rychle najít potřebné sekce a další informace, které pomohou pochopit závěry a doporučení.

Tyto titulky a titulky sekcí musí přesně a rozumět obsahu.
Například v týdenní prodejní zprávě můžete použít sekci "Trendy v dámském oděvu", "trendy v pánském oblečení" a "populární značky dětského oblečení". Pak v rámci každé sekce můžete vybrat podsekce, jejichž názvy budou odrážet jasné trendy nebo názvy populárních značek.
Použijte stejné gramatické návrhy pro všechny záhlaví vypadat logické a konzistentní. Pokud je například první záhlaví formulován jako "nejlepší produkty z mužské sbírky", další titul by měl být "vedoucí pozice v dámském oděvu", a ne "dostávat prodej zboží pro ženy".

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 11

2. Použijte jednoduché a srozumitelné nabídky. Vaše zpráva by se měla skládat z návrhů s jednoduchou strukturou "Subjekt, LED, doplněk", aby bylo možné jasně vyjádřit své myšlenky a prokázat svou důvěru v závěry a doporučení.

Přečtěte si návrhu verze a přejděte přes všechna slova. V každé větě najděte umělec akce a vložte ji před slovesem. Schematicky návrhy musí být "kdo dělá co".

Zbavte se přebytečných slov a frází jako "dnes", "s cílem" nebo "pro dostupnost".

Tento styl se může zdát nudný, ale nestojí za úkol zábavné čtenáře. Pro zprávu je mnohem důležitější účinně sdělit klíčové aspekty a závěry.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 12

3. Vytvořit objektivní a nestranné závěry. Ve zprávě je často nezbytné poskytovat doporučení, ale měly by být založeny na skutečnostech, a nikoli osobních názorů a pocitech. Je důležité přesvědčit čtenáře nevyvratitelné důkazy a jasnost myšlení.

Nepoužívejte adjektiva, stejně jako jiná slova a fráze s výraznou pozitivou nebo negativní emocionální barvou. Zaměřit se na fakta a zdravý rozum.

Například ve zprávě doporučujete zvýšit jeden z obchodních manažerů. Posílit své doporučení faktům, které ukazují, že osoba si opravdu zaslouží rostoucí, ale nedává subjektivní stanovisko a nevztahují se na emoce. "Alina pravidelně ukazuje nejlepší výsledky, i když to funguje pouze 15 hodin týdně" přesvědčivější než "Alina je velmi milý člověk a vždy se snaží pracovat neúplný týden, protože se stará o starší matka.".

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 13

4. Použijte přesvědčivé slovesy. Pokud je text napsán v platném slibu, akce v návrhu je vyjádřena v jednom slovu - sloveso. Použijte činná a přesvědčivá slovesa, která jasně popisují akci.

Doporučuje se přednost jednoduchým slovesům. Například "sell" je vždy lepší než "implementace".

Někdy jsou potřeba slovesa, vyjadřující mentální procesy - myslet, vědět, rozumět, věřil - ale obecně jsou nižší než slovesa akce. Pokuste se nasadit své prohlášení a zapnout ji do akce. Například, napsal jste: "Věřím, že v následujících měsících se prodeje zvýšit". Schválení a nastínit příčiny pro takový předpoklad. Přeformulovat nabídku: "Jak praxe ukazuje, v sezóně svátků, prodeje. Předpokládám, že v listopadu a prosincových sazebních sazeb se zvýší. ".

Text musí být zaměřen na akci. Přečtěte si přehled, zkuste se zbavit zbytečných předloh a nahradit přebytečná slova přesvědčivými slovesy. Například "Assist" může být nahrazen "Nápověda" a "poskytovat ochranu" - na "chránit".

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 14

Pět. Nepoužívejte trpět. Pasivní forma vyrazí z návrhu předmětu akce a objekt přijde do předního. V některých situacích je nutný pasivní vklad z politických nebo diplomatických úvah, ale nejčastěji to dělá text zmatený a mlhavý.

Skutečný vklad umožňuje zdůraznit akční výkony a zobrazuje čtenáře odpovědných osob. Chcete-li zhodnotit význam tohoto aspektu, představte si, že tato nabídka byla chycena v novinovém článku: "Naštěstí se všechny děti podařilo zachránit". Je nutné pochopit, kdo tyto děti zachrání. Pokud byl návrh druhu "tělesné výchovy učitele Ivan Sergeeev několikrát vrátil k hořícímu radu na palubě a zachránil všechny děti," pak skutečný hrdina jde do popředí.

Skutečný vklad také umožňuje najít odpovědnost za negativní důsledky. Fráze "Některé chyby byly povoleny", bude vynutit zaměstnavatele k perplexu, který udělal chyby a kdo by měl být potrestán. Pokud uděláte chyby, přiznávejte odpovědnost a užívejte následky.

Věnujte pozornost formám slovesa "na" najít návrhy s pasivním slibem. Pokud se vám podařilo najít, pak určit působící akci a osobu, která ji činí po druhém slova objednávku.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 15

6. Použijte metody exprese vizuálních dat. Schémata a grafy jsou vnímány mnohem jednodušší a zajišťují ihned po odstavci s těmito informacemi (zejména pokud taková data obsahují velký počet čísel).

Zvolte vhodné vizuální nástroje, které zjednodušují čtečku úkolů a pracují na účelu zprávy.

Například použijte lineární graf pro zobrazení prodeje vlněného kabátu. Taková prezentace údajů je mnohem efektivnější pro tabulku s počtem jednotek zboží prodaných za každý měsíc, protože čtenář tabulky je nucen udržet všechna čísla v mysli a porovnat je mezi sebou k objevování trendů. Jeden pohled na plán bude stačit k pochopení podstaty.

Za prvé, člověk vždy upozorňuje na vizuální prvky. Všechny grafy a schémata musí být jasné a upravené, umístěné na stránce. Používejte pouze ty prvky, které skutečně potvrzují vaše závěry a doporučení.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 16

7. Nepoužívejte žargon. Každá odvětví znalostí nebo činnosti má svou nevyhnutelnou terminologii, stejně jako módní slova, která se často používají v knihách a článcích. Někdy jsou užitečné, ale ve většině případů se žargon jasně a kompetentně zasahuje hlavní myšlenku.

Snažte se vytvořit seznam profesionálního žargonu, aby se taková slova nezneužila ve zprávě. Vyplňte práci na textu a hledejte podle klíčových slov pro nahrazení nežádoucích lexikálních jednotek.

Mělo by být zřejmé, že velký počet módních slov nebude zobrazovat čtenáře, jako byste byli "v tématu", ale bude reverzní efekt. Ředitel a manažeři jsou často starší než obyčejní zaměstnanci a ve svém století viděli spoustu takových slov. Pokud zneužíváte jargonismy, považují se, že jste příliš líní, nerozumíte tématu nebo jen chcete zapůsobit.

Je také lepší nepoužívat příliš komplikované termíny. Například zpráva o právním sporu by neměla obsahovat nadměrné množství nekonzistentních právních formulací.

Obrázek s názvem Napsat týdenní zprávu Krok 17

osm. Opravte všechny chyby. Velký počet překlepů a gramatických chyb jen odvrátí čtenáře a vytvořit negativní myšlenku autora. Napište návrh zprávy předem, abyste měli čas pracovat na chybách.

Zkontrolujte pravopis a gramatiku v textovém programu v počítači, ale nemusíte se spoléhat pouze na automatické opravy. Tyto programy mohou chybět mnoho chyb, zejména v podobných slovech ("velikost" místo "rukavic").

Přečtěte si zadní stranu zpět předem a najděte všechny chyby. Pokud je téma zprávy zavřeno, pak si nevšimnout, že chyba je velmi jednoduchá, protože mozek může automaticky "myslet" chybějící slova nebo písmena v textu. Přečtěte si zadek, abyste vnímali individuální slova.

Přečtěte si přehled nahlas, abyste si všimli chyby a stylistické nedostatky. Pokud nemůžete přečíst nabídku nebo odstavec bez knockout, je pravděpodobné, že váš text je přetížený, a čtenář bude také plížit. Přepsat neúspěšné věty.