Jak organizovat systém ukládání dokumentů: 5 kroků

Existuje několik způsobů, jak vytvořit soubor karty. Volba závisí na vašich potřebách a preferované metodě vyhledávání.

Kroky

jeden. Zvažte výhody abecedního úložného systému. Abecední systém funguje dobře, pokud třídíte jména lidí, autorů, titulů filmových titulů a knih a t.D. Pokud používáte jednoduché vyhledávání dokumentů, abecední systém bude pro vás snad nejvhodnější a snadno použitelný.

Obrázek s názvem Uspořádat systém podávání papíru Krok 2

2. Použijte oddělení podle tématu. Pokud se naučíte nebo pracovat se specifickou sadou položek, divize tématu může být docela vhodná pro vyhledávání informací. Pokud se například dozvíte právo, vaše dokumenty lze rozdělit podle názvy předmětů: Ústavní právo, správní právo, mezinárodní právo a t.D.

Obrázek s názvem Uspořádat systém podávání papíru Krok 3

3. Odpojte položky podle frekvence použití. Funguje dobře s papíry, které používáte neustále. Tento systém funguje dobře v kombinaci s jinou, například abecedně. Umístěte nejčastěji používané informace kompaktně v místě, odkud bude jednoduše a rychle se dostat například v přední části papíru.

Obrázek s názvem Uspořádat systém podání papíru Krok 4

4. Vyzkoušejte numerický systém. Takový systém je vhodný pro práci s čísly nebo daty. Například, pokud pracujete s účty, kontroly, události, numerický systém pomůže velmi rychle extrahovat informace. V rámci IT, můžete učinit samostatnou divizi do měsíců a let. Pro osoby používající čísla jako metoda pro identifikaci dokumentu, například práce s lékařskými papíry, právními dokumenty, soudními protokoly a t.D. Číselný systém bude velmi praktický způsob hledání informací v souboru karty.

Obrázek s názvem Uspořádat systém podání papíru Krok 5

Pět. Použijte barvy. Takový kreativní přístup bude užitečný pro lidi s dobrou vizuální pamětí. Použití barevného kódu může pomoci při vytváření křížových odkazů na různé projekty.

Tipy

Tyto principy jsou užitečné, a to i pro počítačové skladovací systémy.
Použijte ukazatele pro data, která nejsou abecedně. Ukazatele musí být organizovány v abecedním pořadí, takže data mohou být rychle nalezena. Ukazatel by měl být umístěn v přední části úložiště dokumentu.
Začněte s poruchou a třídí vaše papíry, v procesu toho, co by mělo být poznamenáno pro následnou kategorizaci.
Měli byste mít také samostatné místo pro dokumenty, které nezadávají žádné z dostupných kategorií.

Co potřebuješ

Kartovní soubory
Složky pro dokumenty
Skladová schránka