Jak importovat data z aplikace Excel v přístupu: 8 kroků

Přístup je relační systém správy databáze, ve kterém můžete importovat jeden nebo více tabulek aplikace Excel a koordinovat své homogenní prvky. Kromě toho pomocí přístupu můžete sbírat a analyzovat velké množství dat, protože jeden přístupový soubor obsahuje několik tabulek aplikace Excel. Nejdříve však musíte importovat data z aplikace Excel v přístupu - to lze provést provedením několika základních akcí.

Kroky

Část 1 z 3:

Příprava na import dat z aplikace Excel v přístupu

jeden. Na počítači spusťte aplikaci Excel a přístup. Musíte si koupit a stáhnout sady Microsoft Office, která obsahuje aplikaci Excel a přístup. To lze provést na oficiálních stránkách společnosti Microsoft.

Instalace balíčku Microsoft Office v systému Windows, stiskněte tlačítko "Start" - "Všechny programy".
Kliknutí "Microsoft Office" A v nabídce, která se otevře, vyberte možnost "Přístup" (nebo "Vynikat"). S největší pravděpodobností již máte tabulku aplikace Excel, kterou jste stáhli nebo přijali e-mailem. S programem Excel můžete otevřít takovou tabulku.

Obrázek s názvem Import Excel do Access Krok 2

2. Před importem dat do přístupu zvukujte tabulku Excel. Silně usnadňuje úlohu přenosu dat z aplikace Excel v přístupu. Podstata je, že v různých tabulkách by měly mít konkrétní údaje jeden formát.

Chcete-li začít, ujistěte se, že první řádek každé importované tabulky obsahuje jména (záhlaví) sloupců - názvy by měly jasně charakterizovat data zaznamenaná ve sloupcích. Pokud například sloupec obsahuje příjmení lidí, pojmenujte jej "Rodiny". Pojďme přesná jména pro usnadnění procesu odpovídajících sloupců titulků v různých tabulkách.

V přístupu můžete vyjednat homogenní prvky ve dvou a více tabulkách aplikace Excel. Například máte tabulku Excel s platovými daty, která obsahuje celé jméno (příjmení, jméno, patronymické), adresy a mzdy. Předpokládejme, že chcete porovnat tuto tabulku s jinou tabulkou, která obsahuje dary na určitém projektu (celé jméno, adresy a množství darů). V přístupu můžete koordinovat záhlaví sloupců v různých tabulkách. V našem příkladu souhlasíte s názvem sloupců se jmény, abyste zjistili, co jsou lidé přítomni v obou tabulkách.

Prohlédněte si každý tabulku Excel a ujistěte se, že data jsou provedena v jednom formátu jinak, zpracovat tabulku tak, aby byla data do jednoho formátu. Tento přístup k datovému formátu odráží slovo "relační" (ze vztahu - závislost, komunikace) v popisu přístupu. Například, pokud v mzdovém stolu ve sloupci "Celé jméno" Jména, jména a patronymic jsou zavedeny a v tabulce darů ve sloupci "Celé jméno" - pouze příjmení a jména, pak přístup nepovažuje tyto sloupce s homogenními (to znamená, že nebude schopen dohodnout na nich). Proto by totéž měly být jak názvy sloupců a formátu dat, který je obsažen v těchto sloupcích.

Obrázek s názvem Import Excel do Access Krok 3

3. Rozdělte data do sloupců tabulky Excel. Chcete-li provést prvky uniformy tabulky Excel (pro import do přístupu), rozdělte informace v odpovídajících sloupcích.

Například, můžete umístit název do jednoho sloupce, jméno - ve druhé a patronymické - ve třetím. Stejně tak, dělat s odpovídající sloupec ve druhé tabulce. Nyní v přístupu můžete souhlasit, například příjmení z jedné tabulky s příjmení z jiného a najít lidi, kteří jsou přítomni v obou tabulkách.

Chcete-li rozdělit data do sloupce Excel, vyberte požadovaný sloupec. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko "Data". Pak klikněte "Text podle sloupců". Doporučuje se zvolit možnost "Se separátory". Pak klikněte "Dále".

Obrázek s názvem Import Excel do kroku 4

4. Chcete-li rozdělit data umístěná v jednom sloupci, postupujte podle pokynů průvodce textem. Následuj tyto kroky:

Vyberte symbol separátoru mezi daty. Nezapomeňte, že informace uvedené v buňce jsou rozděleny nějakým symbolem. Jako pravidlo je takový symbol mezerou, čárkou nebo bodem čárkou. V převážné většině případů jsou informace rozděleny prostorem. Například následující informace se zadávají do buňky: Ivanov Ivan Ivanovič. Příjmení je zde odděleno jménem prázdného a název je oddělen od prostředního jména. V tomto případě v okně Průvodce textem vyberte možnost "Prostor".

Kliknutí "Dále". Pak klikněte "Připravený". Sloupec s celou buňkou "Ivanov Ivan Ivanovič" rozdělit do tří sloupců. Nyní můžete přidělit jméno každému ze tří nových sloupců, tj. Collove je jako "Příjmení", "název", "prostřední jméno". Před rozdělením informací vpravo od sdílené sloupce vložte několik prázdných sloupců tak, aby aplikace Excel přináší oddělená data (a ne v již vyplněných sloupcích s jinými daty).

Část 2 z 3:

Import dat z aplikace Excel v přístupu

jeden. Spustit přístup. K tomuto kliknutí "Start" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Import dat z aplikace Excel, vytvořte novou databázi Access.

Chcete-li vytvořit databázi v okně Access Program, klepněte na tlačítko "Nová databáze".
Pokud chcete, nastavte název vytvořené databází. Pak klikněte "Vytvořit".

Obrázek s názvem Import Excel do kroku 6

2. Importovat tabulku aplikace Excel v přístupu. Nyní můžete importovat data z jednoho nebo více tabulek aplikace Excel v přístupu.

Na panelu nástrojů (v okně Access Program) "Externí data". V některých přístupových verzích na panelu nástrojů klepněte na tlačítko "Soubor" - "Externí data".

V kapitole "Název souboru" kliknutí "Přehled", Najít požadovanou tabulku Excel.

Zkontrolujte možnost "Import zdrojových dat do nové tabulky v aktuální databázi" (Tato volba je aktivována ve výchozím nastavení).

Nalezení požadované tabulky, klikněte na něj. Pak klikněte "OK". Otevře se Průvodce importem aplikace Excel Import.

Část 3 z 3:

Pomocí Průvodce importem dat

jeden. Postupujte podle pokynů Průvodce importem dat. To musí být provedeno k dokončení procesu importu aplikace Excel v přístupu.

Vyberte seznam v tabulce Excel, z nichž data chcete importovat. Někdy je to velmi snadné, protože tabulka obsahuje pouze jeden list. Někdy však jeden tabulka aplikace Excel obsahuje mnoho listů, jejichž záložky jsou zobrazeny v dolní části okna aplikace Excel. V tomto případě musíte určit konkrétní list. Pak klikněte "Dále".
Zobrazí se okno s otázkou, zda první řetězec zobrazení tabulky obsahuje. Zde je třeba mít na paměti názvy, které charakterizují data v každém sloupci (například příjmení, adresa, mzda, a tak dále). Dokonale, pokud před zpracováním tabulky Excel tak, aby první řádek obsahuje přísně definované názvy sloupců, v tomto případě zkontrolujte možnost, že první řádek obsahuje záhlaví sloupců. Pak klikněte "Dále".
Pokud v prvním řádku nejsou žádné tituly sloupců, okno, které se otevře zobrazí otázku, zda chcete vyřešit jména "Picks" (v přístupu pod "Pole" Rozumět titulků sloupců). Pokud jste před tím, než jste nezadali jména sloupců, udělejte to teď.

Obrázek s názvem Import Excel do kroku 8

2. Kompletní import dat. Zůstali jste vykonávat jen několik akcí. V okně, které se otevře, určete primární klíč (pokud chcete).

Můžete, ale ne povinen to udělat. Primární klíč je jedinečné číslo přiřazené každému řádku s daty - může být užitečné při třídění dat. Pak klikněte "Dále".

Výchozí název se zobrazí v posledním okně. Tabulka aplikace Excel můžete přejmenovat (Po dokončení importu se zobrazí jako přístupová tabulka na levé straně obrazovky).

Kliknutí "Import", A poté klikněte "Zavřít". Tabulka se zobrazí na levé straně obrazovky, to znamená, že je zcela importován do přístupu.

Pokud chcete odpovídat několika databázím, proveďte výše popsané akce k importu jednoho nebo více dalších tabulek aplikace Excel. Nyní můžete začít vyjednávat data v přístupu.

Varování

Mějte na paměti, že pokud verze aplikace Excel, ve které byl vytvořen tabulka, se liší od verze Access, můžete se vyskytnout problémy při importu dat.
Opakujte znovu: před importem dat procesu aplikace Excel. To je, věnujte pozornost formátu dat, se kterými budete pracovat.
Proveďte kopii zdrojové tabulky tak, aby v extrémních případech mohli data importovat znovu.
V přístupu můžete importovat více než 255 sloupců.