Jak se naučit psát srozumitelné pokyny

Pokud jste učitelem nebo autorem technické dokumentace, pak budete pravděpodobně muset pravidelně psát pokyny. Pro ostatní lidi může být takový úkol poměrně komplikovaný. Stává se to, že autor instrukce zmešká důležitý krok, protože se zdá zřejmé, nebo zaměňuje své čtenáře velkým počtem akcí v jednom bodě. Pokud se chcete naučit psát přesné pokyny, musíte nejprve jasně pochopit, jak provést úkol. Vyzkoušejte doslova následovat své pokyny a ujistěte se, že rozhodně vysvětlují, jak se s případem vyrovnat.

Kroky

Část 1 z 3:

Jak se vypořádat s úkolem

jeden. Sbírejte potřebné materiály. Nejprve se musíte seznámit s úkolem napsat dostupnou instrukci. Sbírejte všechny potřebné nástroje a věci, po kterém je šířit přibližně v pořadí, ve kterém je budete používat k řešení problému.

Zapište si vše, co potřebujete. K pokynům můžete připojit seznam potřebných nástrojů nebo materiálů.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 2

2. Proveďte si úkol sami. I když jste opakovaně úspěšně vyřešili takový úkol, doporučuje se znovu opakovat všechny akce, abyste nezapomenu na žádný důležitý krok v pokynech.

Pokud je vám úkol obeznámen, určitě udělám touhu jít na nejkratší cestu. Pokuste se provést všechny potřebné akce a zadat důležité informace, které mohou být čtenáři neznámé.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 3

3. Provádět podrobný plán. Po každém kroku napište své akce. Takže bude pro vás snadnější udržet logický postup v pokynech. Alternativně sledujte úkol a označte akce, aby nedošlo k zmatenému.

Obrázek s názvem Zápis čirý pokyn krok 4

4. Určete cílovou publikum. Pokyny pro stejný úkol lze napsat v různých jazycích v závislosti na cílovém publiku. Vaše pokyny pro dospělé budou pravděpodobně jako pokyny pro dospívající.

Vzít v úvahu motivaci. Pokyny pro děti, které potřebují provést projekt se liší od návodu k rodičům, kteří pomáhají dětem vyrovnat se s projektem.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 5

Pět. Napište hrubou verzi krátkého úvodu. V úvodu řekněte čtenáře, jaký druh úkolu mohou provádět pomocí pokynů a který výsledek lze získat, pokud chcete postupovat podle pokynů. Je třeba vědět, že většina čtenářů bude chybět úvod nebo prostě nebude věnovat řádnou pozornost, takže neuvádějte klíčové informace a důležité varování v úvodu.

Pokud zavedení obsahuje důležité varování, musí být také duplikováno v krok za krokem akcí v případě, že čtenář bude chybět úvod.

Například, pokud vysvětlíte, jak vařit sendvič s vlašskými vložkou a džemem, pak v úvodu můžete zmínit, že takový sendvič je jednoduché a užitečné jídlo na snídani nebo oběd pro každé dítě.

Část 2 z 3:

Jak psát pokyny

jeden. Rozdělte úkol pro jednoduché kroky. Každý krok by se měl skládat pouze jednu akci, ne dva nebo více. Pokud položka obsahuje více než dvě věty, lze jej rozdělit do dvou jednoduchých položek.

Například, namísto "opravit límec kolem krku petu a upevněte vodítko", měli byste psát "upevnit límec kolem krku pet" a "upevněte vodítko k límci".
"Zamknutí límce kolem krku pet" bude prvním krokem, a "upevnit vodítko k límci" - druhý.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 7

2. Začněte každou položku z aktivního slovesa. Každý krok by měl učinit akci. Je nutné použít slovesa, která zobrazuje čtenáře, která akce musíte provést tento krok.

Napište o tom, co musíte udělat, a nevíte nebo si myslím.

Například, pokud vysvětlíte, jak chodit PSA, pak "Ujistěte se, že límec je pevně sedí na krku psa" je účinnější fráze než "Zjistěte odpovídající velikost límce".

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 8

3. Dodržujte logickou posloupnost akcí. Představte si, že váš čtenář začne provádět akce, jakmile si přečtěte první položku. Zpravidla nikdo neočekává pokyny okamžitě od začátku do konce. Pokud čtenář potřebuje vědět něco k provedení akce z této položky, zadejte informace v odstavci.

Pokud akce z této položky mohou být nebezpečné, pak zadejte varování v tomto odstavci a ne v úvodu nebo na konci instrukce, když je příliš pozdě.

Použijte tipy, které čtenáři pomohou určit, co správně dokončil tento krok. Napište například: "Límec je správně nastaven, pokud jsou umístěny dva prsty mezi krkem a límcem".

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 9

4. Pečlivě vyzvednout slova. Použijte jednoduchá slova, která budou chápat všem. Ve většině případů je lepší dělat bez žargonu a zvláštních podmínek. Pokud je termín nezbytný, zadejte krátkou a jednoduchou definici.

Například, pokud vysvětlíte, jak podat nárok, poté bez právních podmínek není. V tomto případě nejprve uveďte jednoduchou definici a pak specifikujte termín, který se používá u soudu.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 10

Pět. Popište pozitivní akce. Zpravidla je lepší informovat čtenáře, že by měl dělat, a ne to, co nemusíte dělat. Pokud osoba přečte pokyny, nakonfigurován tak, aby provedl úkol. Neříkejte, co nemusíte dělat, jinak to může být zmatené a stále plnit tuto akci.

V případě límce je lepší specifikovat "Ujistěte se, že límec je pevně sedí" místo fráze "Nepoužívejte příliš malý límec".

Obrázek s názvem Zápis čirý pokyn krok 11

6. Psát ve druhé osobě. Zaměžení "You" vám umožňuje kontaktovat čtenáře přímo a vyhnout se zmatku. Čtenář určitě pochopí, co je třeba udělat, aby se vyrovnat s úkolem, a nezačne pochybovat.

Například, pokud píšete "páka musí být v dolní poloze," Čtečka začne odhadnout, kdo musí snížit páku. "Musíte snížit páku" nebo dokonce "snížit páku" prostě neopustí místo pro pochybnosti, které musí učinit tuto akci.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 12

7. Určete další možnosti. Některé akce lze provádět několika způsoby. V tomto případě určete alternativní metody tak, aby čtečka může vybrat preferovanou možnost.

Například, pokud vysvětlíte, jak připravit sendvič s ořechovým olejem a džemem, můžete přidat: "Použít olej z mandlových matic v případě alergií na arašídy".

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 13

osm. Použijte vizuální obrázky. Jistě jste obeznámeni s frází "Je lepší vidět přesně než stokrát slyšet". Takže v případě pokynů, obraz nebo schéma může být přístupnější vysvětlit podstatu akce než podrobný popis.

V případě technických pokynů se ujistěte, že čtenář bude schopen zvážit akce v obraze. Nástroje nebo ruce by neměly vinit hlavní proces.

Část 3 z 3:

Jak zkontrolovat pokyny

jeden. Organizovat pokyny ve formě akcí. Některé komplexní úkoly mohou sestávat z několika bloků. Pokud prostorový úkol obsahuje několik bloků, rozšířete je do několika sekcí.

Pokud máte číslované kroky, mělo by se číslování spustit nejprve v každé sekci. Takže čtenář zažije radost vyplněného úkolu po každé sekci.
Rozdělte úkol blokuje, i když se neskládá z částečně nezávislých akcí. Příliš mnoho kroků může odrazovat od čtenáře.

Obrázek s názvem Zápis Jasné pokyny Krok 15

2. Proveďte úkol na pokynech. Pokud se vám nepodaří vyrovnat s úkolem pokyny, které jste napsali, pak pro ostatní budou také k ničemu. Také zeptejte se přátel, aby následovali své pokyny a zjistili, jaké obtíže se setkávají.

Někdy musíte několikrát zkontrolovat pokyny, zejména s velkým počtem kroků nebo složitých akcí.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 16

3. Učinit nezbytné změny. Typos a gramatické chyby mohou zničit dostupné pokyny, v důsledku čtečky nebude moci používat pokyny. Přečtěte si text zpět předem a v obvyklém pořadí detekovat všechny chyby.

Pokud pochybujete o svém redakčním dovednostním dovednostem, požádejte přítele, který chcete přečíst pokyny.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 17

4. Určete seznam potřebných nástrojů a materiálů. Takový seznam bude velmi užitečný, pokud úkol není proveden bez konkrétních nástrojů. Umístěte seznam blíže k začátku textu tak, aby čtečka okamžitě připravila materiály a pak začal pracovat.

Představte si, co potřebujete napsat recept na kuchařku. Na začátku receptu bude vždy indikován seznam produktů a kuchyňských nádobí, bez kterého není možné připravit jídlo.

Obrázek s názvem Napište jasné pokyny Krok 18

Pět. Určete nezbytná varování. Po kontrole pokynů se může ukázat, že úkol je sama o sobě skrytá nebezpečí, která se neodráží v textu. Dejte čtenáře vědět, že dělá bezpečnostní opatření.

Například v návodu k varování vody by mělo být uvedeno, že konvice bude horká předtím, než se voda začne vařit.