Jak udělat sloučení dopisy -

Sloučení dopisů - společný rys softwaru pro kanceláře, který umožňuje přizpůsobit jeden dokument mnoha příjemcům. Můžete konfigurovat a provádět sloučení dokumentů libovolného typu: obálky, samolepky, mezery, e-maily, faxy atd. Přečtěte si článek, abyste zjistili, jak provést fúzi v počítači.

Kroky

Metoda 1 z 3:

Výcvik

jeden. Vytvořte datový soubor. Může to být tabulka, databázový soubor nebo textový dokument s příslušným formátováním. Nejčastěji pro tyto účely, tabulka používá tuto příručku předpokládá, že používáte tabulku.

Váš datový soubor musí obsahovat všechny informace, které se budou lišit od kopírování do kopie. Pokud například vytvoříte prázdný, musí váš datový soubor obsahovat názvy a adresy všech možných příjemců.

Zadejte informace o příjemci do každé buňky v rámci jednoho řádku tak, aby každý typ informací (jméno, příjmení, pohlaví a t.P.) byly ve sloupci určeném pro tento typ.

Nastavte název každého sloupce. Sloučení čte data ze sloupců. To znamená, že první sloupec musí obsahovat hlavní název tohoto typu informací. Použijte jména, která mají hodnotu pro vás.

Například název sloupce obsahující názvy, "Jméno" a Umístěte všechna jména. Když vás požádáte, abyste si vybrali, které pole je vloženo do dopisu, zobrazí se jako volitelná pole "název" a nezapomeňte, které informace jsou obsaženy v tomto sloupci.

Uživatelé sady Microsoft Office, kteří také používají aplikaci Outlook jako e-mailový klient, mohou používat adresář Outlook jako soubor s daty.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 2

2. Uložit datový soubor. Uložte to, kde jej můžete snadno najít, a požádat jméno, které si pamatujete.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 3

3. Napište primární dokument. Tento dokument, ve kterém vložíte informace. Například, pokud napíšete dopis, pak bude primární dokument dopis. Jakýkoliv prvek, který sloučit, musí automaticky vyplnit (například názvy příjemců), nechat prázdný.

Metoda 2 z 3:

Sloučit v MS Office

jeden. Otevřete panel nástrojů sloučení. Pokud to nevidíte, otevřete nabídku panelu nástrojů a vyberte možnost Sloučit ze seznamu.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 5

2. Odpověď MS Office Otázky. Sloučit nástroj k kancelářské nabídce projít několika kroky, aby vás naučilo používat nástroj správně a s myslí.

Začněte zvolením, který dokument vytvoříte. Vyberte nejlepší zobrazení a klepněte na tlačítko Další.

Vyberte, který počáteční dokument, který používáte. Pokud jste byli vedeni těmito tipy, budete mít možnost "použít aktuální dokument". Klepněte na tlačítko NEXT.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 6

3. Vyberte soubor fúze. Toto je datový soubor, který jste vytvořili. Vyberte příslušný přepínač a klepněte na tlačítko Další vyhledávání souboru a připojit se k počátečnímu dokumentu.

Pokud dáváte přednost použití adresáře aplikace Outlook, vyberte tuto možnost.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 7

4. Vyberte, jaká data. Office umožňuje vybrat řádky informací na vašem požadavku. Tato funkce vám umožní vybrat, které prvky informací budete používat v primárním dokumentu, což vám pomůže učinit váš datový soubor užitečnější a pohodlnější s časem v závislosti na účelu použití. Pokud jste s výsledkem spokojeni, klepněte na tlačítko Další.

Data mohou být tříděna kliknutím na název každého sloupce. Tato funkce je velmi užitečná, pokud potřebujete rychle vyhledávat v obrovské řadě informací.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 8

Pět. Vložte pole s informacemi. Na další stránce hlavního panelu budete vyzváni k vytvoření dokumentu, pokud jste to neučinili předem, a několik možností pro přidání informací o příjemcích k dokumentu.

Přidání informací se provádí umístěním kurzoru na místo, kde musíte přidat informace, a stisknutím odpovídajícího tlačítka na hlavním panelu.

Opakující se datová pole můžete odstranit stisknutím klávesy Delete, jako jsou pravidelná písmena nebo čísla.

Sada parametrů se liší mírně v závislosti na tom, jaký typ dokumentu vytvoříte. Kancelář poskytuje všechny možné možnosti použití informací poskytnutých vámi. Pokud například vytvoříte obchodní dopis, zobrazí se možnosti pro přidání blokového bloku, včetně názvu, názvu příjemce a úplné adresy, úhledně organizované v několika řádcích.

Některé možnosti vám poskytnou další okno pro zadávání relevantních informací.

Pokud použijete parametr, který nemůže najít příslušné informace, klikněte na tlačítko "Dodržování polí" Chcete-li poskytnout informace o tom, které z vašich polí splňuje standardní pole programu. Můžete například zobrazit program, který by měl používat kategorii "Příjmení rodiny" v datovém souboru pro vyplnění názvu "příjmení" v bloku adresy.

Chcete-li použít vlastní pole, klikněte na tlačítko "Další možnosti". Zobrazí se název každého sloupce, který jste vytvořili a můžete jej použít namísto standardního názvu.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 9

6. Podívejte se na vytvořený dopis. Funkce sloučení neindikuje informace v primárních polích dokumentu, dokud nebudete vytisknout dokument, ale kancelář má funkci náhledu, která umožňuje zkontrolovat, zda jsou informace zobrazeny správně v souladu s poli v dokumentu. Použijte tuto funkci, dokud se nezapomenete, že vše je v pořádku s dokumentem.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 10

7. Dokončit fúzi. Poslední stránka hlavního panelu vás informuje, že všechny bloky jsou zavedeny a program je připraven k tisku dokumentu. Každý samostatný tištěný dokument bude obsahovat samostatnou sadu informací. Program vytiskne tolik instancí dokumentu, kolik informací jste poskytli.

Chcete-li upravit jednotlivá písmena, můžete to provést kliknutím na odkaz "Změnit díly díly" na hlavním panelu.

Metoda 3 z 3:

Sloučit do OpenOffice.Org

jeden. Vytvořit databázi. V OpenOffice.Org vždy vyžaduje fúzní databázi - ale stále můžete vytvořit databázi ve formě tabulky.

Otevřete nabídku Soubor a vyberte možnost Nový databázový soubor.
V okně, které se zobrazí, vyberte možnost "Připojit k existující databázi". Z rozevírací nabídky vyberte možnost "Síťová tabulka" a klepněte na tlačítko Další.
Na následující obrazovce vyberte soubor tabulky, který chcete použít. Můžete vybrat možnost ochrany databáze hesel, označení příslušné volby. Klepněte na tlačítko NEXT.
Na této obrazovce si můžete vybrat, zda chcete zaregistrovat databázi pro snadný přístup do budoucna nebo otevřít databázi pro úpravy. (Možná budete chtít upravit nově vytvořenou tabulku). Klepněte na tlačítko Dokončit.

Ujistěte se, že jste dali název databáze, kterou si můžete snadno pamatovat.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 12

2. Přidejte své pole. Jakmile budete mít svázané informace s databází, pochopitelnou pro OpenOffice.Org, další použití databáze bude jednoduché.

V nabídce Vložit vyberte položku Pole a poté další. Nebo stiskněte Control-F2.

V okně, které se zobrazí, přejděte na kartu Databáze.

Klikněte na tlačítko "Přehled" a vyhledejte databázi, kterou jste vytvořili.

Po zvolení databáze se zobrazí v seznamu s názvem "Database Select" na pravé straně okna.

Ze seznamu "Typ" na levé straně okna vyberte položku "Pole sloučení".

Klikněte na ikonu + vedle databáze a zobrazí se soubor tabulky. Klikněte na ikonu + vedle ní a zobrazí se název pole, která jste zvolili při vytváření tabulky.

Vyberte pole, která chcete vložit, a klepnutím na tlačítko Vložit umístíte pole v primárním dokumentu.

Nezapomeňte najít kurzor na místě, kde chcete umístit příslušné pole před stisknutím tlačítka INSERT. V opačném případě budete muset snížit a vložit pole na správném místě.

Stejně jako v kanceláři jsou textová pole jako písmena a čísla. Pomocí klávesy DELETE je můžete přesunout s prostorem a smazáním.

Obrázek s názvem Do mailové korespondence krok 13

3. Dokončit fúzi. Zkontrolujte pole na místě. Jakmile je vše připraveno, vytiskněte primární dokument. Funkce fúzí vytiskne jednu kopii dokumentu pro každou sadu dat z vybrané databáze.

Tipy

Programy založené na slovo mají často šablony pro vytváření primárních dokumentů.
Ujistěte se, že jste rozdělili pole do samostatných termínů. Například pro jméno můžete použít název zdvořilostí (pana, paní, pane, paní), křestního jména a příjmení. Vzhledem k tomu, že se jedná o tři pole, použijte tři různé sloupce.