Jak vytvořit slučovací zásilky v aplikaci Microsoft Word

Fúze je výkonným nástrojem pro psaní a odesílání osobních dopisů více příjemců. Můžete také použít k vytvoření obálek nebo samolepek s informacemi o každém příjemci. Fúze může importovat data z jiného zdroje, například Excel, a pak je použít k vložení do zprávy podle některých příjemců.

Kroky

Část 1 z 3:

Přidání příjemců

jeden. Fúze je funkce určená pro vytváření masových zásilek, stejně jako obálky a samolepky s různými informacemi. Databáze příjemců můžete importovat nebo zadat ručně a potom pomocí tzv. "Pole" automaticky vyplní informace o každém příjemci. To vám umožní vytvořit jeden dokument, který můžete poslat stovky nebo dokonce tisíce lidí.

Obrázek s názvem Myšlenka hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 2

2. Vytvořte tabulku s informacemi o příjemcích (v případě potřeby). Můžete zadat informace o příjemcích ručně, ale pokud máte stovky příjemců, je snazší vytvořit příslušnou tabulku nebo databázi.

Jak vytvořit tabulku v aplikaci Excel.

V síti vyhledejte informace o vytváření databáze v přístupu.

Obrázek s názvem Myšlenka Myšlenka v aplikaci Microsoft Word Krok 3

3. Klikněte na kartu Mailingup. Pokud pracujete v aplikaci Word 2003 nebo starší, klepněte na tlačítko "Servis" - "Písmena a pošta" - "Zobrazit slučovací panel nástrojů".

Obrázek s názvem Myšlenka Myšlenka v aplikaci Microsoft Word Krok 4

4. Klikněte na tlačítko "Start Merge" a vyberte typ dokumentu (e-mailové zprávy, písmena, obálky, samolepky a adresáře). Pokud si nejste jisti, vyberte "Normální dokument aplikace Word".

Volba "Envelopes" se otevře okno Nastavení obálky, ve kterém můžete vybrat velikost a pořadí formátování obálek.

Volba "samolepek" se otevře okno "Sticker", ve kterém můžete vybrat typ a velikost samolepek.

Obrázek s názvem Myšlenka Mail v aplikaci Microsoft Word Krok 5

Pět. Klikněte na "Vybrat příjemce" a vyberte způsob přidávání příjemců. Příjemci jsou nejdůležitější součástí funkce sloučení, protože umožňuje vyplnit "pole" s informacemi o každém příjemci. Příjemci můžete ručně zadávat, nahrát tabulku nebo databázi nebo stahování kontaktů z aplikace Outlook.

Výběr "Zadejte nový seznam", nové okno se otevře, ve kterém můžete zadat informace o každém příjemci. Bude užitečné, pokud nemáte přístup k tabulce s informacemi o příjemcích, ale to je velmi pomalá metoda zadávání dat. Klepnutím na tlačítko "Nastavení sloupce" můžete vytvořit sloupce s příslušnými informacemi.

Volba "Použít existující seznam", Průzkumník Windows se otevře, ve kterém můžete najít soubor s tabulkou nebo databází. Můžete také kliknout na tlačítko "Nový zdroj" pro připojení k SQL Serveru na Internetu.

Volba "Vybrat kontakty aplikace Outlook", vaše kontakty jsou staženy z aplikace Outlook (můžete si všimnout, které kontakty musí být staženy).

Část 2 z 3:

Vytvoření dokumentu

jeden. Vytvořit dokument, jaký obvykle děláte (od nuly nebo s šablonou). Předtím, než je důležité zadat údaje o příjemci, abyste mohli při vytváření dokumentu použít odpovídající "pole".

V síti vyhledejte informace o psaní oficiálního dopisu.
Jak udělat dobrý newsletter.

Obrázek s názvem Myšlenka Mail v aplikaci Microsoft Word Krok 7

2. Stisknutím tlačítka "Úvodní řetězec" vytvořte pozdrav. Můžete použít funkci náhledu, abyste zjistili, jak se bude pohled na každou instanci sloučení.

Obrázek s názvem Myšlenka Mail v aplikaci Microsoft Word Krok 8

3. Klepněte na tlačítko "Vložit korespondenci" a vyberte pole, které chcete vložit do dokumentu. Při vytváření dokumentů bude toto pole nahrazeno daty z tabulky příjemce.

Pokud chcete například dokument zobrazit název a příjmení příjemce, vyberte možnost "První", stiskněte GAP, klikněte znovu klepněte na tlačítko "Vložit pole Pole" a potom klepněte na tlačítko "Poslední".

Můžete také použít tlačítko "Adresy" pro vytváření obálek s adresou každého příjemce. Zadejte svou adresu do řádku adresy odesílatele a stiskněte "Adresy" v řádku Adresáře příjemce.

Můžete si vybrat libovolné pole obsahující údaje o příjemci. Ujistěte se, že to platí pro všechny příjemce ze seznamu, protože prázdná pole spěchají do očí.

Obrázek s názvem Myšlenka Mail v aplikaci Microsoft Word Krok 9

4. Klikněte na tlačítko "Zvýraznit pole" pro zvýraznění vložených polí a usnadnit jejich úpravy.

Obrázek s názvem Myšlenka hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word Krok 10

Pět. Klikněte na tlačítko "Zobrazit výsledky", abyste zjistili, jak bude dokument vypadat. Na obrazovce se zobrazí dokument fúze s informacemi prvního příjemce.

Část 3 z 3:

Dokončení fúze

jeden. Zkontrolujte dokument pro chyby v něm. Klepněte na tlačítko Automatické chyby, takže slovo skenování každého dokumentu ve sloučení a ujistil se, že všechna pole jsou vyplněna odpovídajícími údaje příjemců. Program vás oznámí jakékoli nekonzistence, které můžete opravit.

Obrázek s názvem Myšlenko s názvem v aplikaci Microsoft Word Krok 12

2. Dokončete proces fúzí. Kliknutím na tlačítko "Najít a kombinovat" se zobrazí tři možnosti:

"Editace jednotlivých dokumentů". Můžete definovat upravitelné záznamy. Poté bude nový dokument vytvořen s každou položkou na samostatné stránce. Můžete je upravit ručně.

"Tisk dokumentů". Můžete definovat tištěné záznamy. Poté budou dokumenty odeslány do tiskárny a vytištěny.

"Odesílání dokumentů e-mailem". Můžete zadat předmět dopisu a vybrat pole obsahující e-mailové adresy příjemce. Pak můžete odeslat distribuci v celém městě. Upozorňujeme, že newsletter bude uložen, takže se ujistěte, že je vše v pořádku.