Jak napsat informační dopis: 12 kroků

Informační dopis (nebo dopisová prezentace) je nejrozšířenější v obchodní komunikaci a slouží k vytvoření komunikace, vyžádání informací nebo nový produkt nebo popis služby. Zpravidla, informační dopisy napsat lidem, kteří nejsou osobně obeznámeni, takže je těžké hádat s tónem a psacím stylem. Ale můžete se naučit některé zjednodušené efektivní metody, které pomohou, aby váš dopis přesný, čitelný a efektivní provádět váš cíl.

Kroky

Část 1 z 3:

Napíšeme úvodní část

jeden. Pokud je to možné, přidejte svůj dopis konkrétní osobě. Informační dopisy by měly být řešeny osobě, která je přečetla. Pokud posíláte dopis na celkovou adresu nebo ve společnosti, kde chcete získat práci, a nejste si jisti, komu padá, bude přijatelné psát "Všichni zájemci" nebo přidat dopis ke statutárnímu konfiguraci nebo jinému odpovědnosti za tento zaměstnanec.

Začněte svůj dopis z pokynů svého příspěvku, učenec nebo role a vysvětlení důvodů, proč píšete. Obvykle v písmenu neznamenají vaše jméno, protože bude uvedeno níže, jako podpis.

Obrázek s názvem Napsat úvodní dopis krok 2

2. Jasně naznačují váš cíl. Co nejdříve v dopise, prezentace by měla být vyjádřena důvodem, proč píšete. Co chceš? Proč píšete? Pokud tyto otázky přinejmenším přijdou do vedoucího zaměstnavatele nebo společnosti, zvyšuje pravděpodobnost, že váš dopis dokončí cestu v koši, a nebude vám přinést očekávaný rozhovor.

Jděte do samotné podstaty: "Dnes vám píšu, abyste se vyrovnali s úloh finančního řadiče" nebo "Píšu, abych odhalil charakteristiky nového produktu nedávno prezentovaného naší společností" - Zde jsou ideální příklady nastavení otázky, která by měla být použita v prvních větách dopisu.

Obrázek s názvem Napište úvodní dopis Krok 3

3. Nastavte správný tón a styl psaní. Při psaní informačního dopisu bude dobré použít konzistentní a kompetentní styl, který není příliš odkloněn směrem k obeznámenosti a neříkají se na zbabělec nebo technický zvuk. Tón informačního dopisu musí být profesionální, ale ne příliš chladný nebo robotický. Je důležité zachovat prvek lidského tepla v dopise, přičemž dodržování zbytku profesionálního obsahu.

Jedním ze společných chyb, které nezkušené v tom jsou autoři - je za každou cenu, aby se zabránilo zkratky - do té míry, že dopis se podobá překladu spíše, a ne původní dopis. Použijte zkratky tak, aby dopis vypadá ve formě konverzace, ale profesionální. Nechte svůj dopis reprezentovat.

Nesnažte se ukázat svou mysl, nahrazení obvyklých slov knih a encyklopedických. To není magisterská práce, ale informační dopis. Použijte relevantní slova a jasně vyjádřete myšlenku.

Obrázek s názvem Napsat úvodní dopis Krok 4

čtyři. Nainstalujte svou osobní komunikaci. Vysvětlete, jak jste se dozvěděli o tomto volném prostoru, možnosti nebo společnostech, ke kterým píšete, a načrtnete spojení s ním. Po přečtení informačního dopisu zaměstnavatele nebo zaměstnance personálního oddělení by se měl objeví jasný pocit, proč jste proč chcete tuto práci a jste dobrý pro tuto pozici. Pokud je zavedené spojení dostatečně silné, budete nabídnuti jít na pohovor a poskytnout šanci dostat práci.

Máte-li jakékoli spojení s některým ze zaměstnanců této společnosti nebo jste doporučili požádat o práci, nebo pokud jste obeznámeni s osobou, která dříve získala grant od vaší instituce pro vaši práci, je lepší zmínit to na velmi Začátek vašeho dopisu. Může zvýšit paměť vašeho adresáta ("Oh, tady mluvil o Ivanu!"), Nebo bude šancí zapamatovat, vyčnívat mimo jiné.

Část 2 z 3:

Píšeme většinu dopisu

jeden. Svázat svou kvalifikaci s vybraným příspěvkem. Pokud se snažíte objasnit své kvalifikace, kompetence a přiznat práci s prací nebo projekty, je důležité jasně určit tuto souvislost s několika větami a vysvětlit, jak jsou vaše zkušenosti s dalšími věcmi spojeny se schopností splnit, že - být to Nový příspěvek, překlad do služby nebo zcela nové práce pro vás.

Dodržujte určité zkušenosti, které máte v poli nebo průmyslu, kde se snažíte dostat přes dopis. Pokud jste naplánovali váš informační dopis jako výše, měl by se zaměřit na určitý druh profesionální oblasti nebo průmyslu. Užitečné budou zahrnuty do seznamu specifických dovedností a dovedností, aby dopis přinesl výsledek.
Touha dostat zaměstnání není stejná jako vlastnictví potřebných vlastností pro jeho realizaci. Pokud v úvodní části zdůrazníte, že se zajímají o rozhovor s tímto pozicí, protože jste v pořádku, když přijde, nemusíte opakovat to samé. Slova, která vy "Je pravda, že pravda musí být v této práci" Neudělejte vás atraktivnějším kandidátem.

Obrázek s názvem Napište úvodní dopis krok 6

2. Být co nejpodivnější. Nastavte čas, kdy se můžete setkat osobně, nebo vysvětlit, co přesně, na vašich očekáváních, by se mělo stát jako odpověď na váš dopis. Pokud chcete diskutovat o své kvalifikaci na rozhovor, pak napište. Pokud se chcete dostat do práce právě teď, neváhejte říct. Naučte se vše, co můžete, o procesu zaměstnání jděte do procesu aplikace, a pak se zeptat na další krok v tomto procesu.

Zaměřit informační dopis na konkrétní úrovni práce. Nemusíte přímo zmínit typ úkolu nebo pozice, ale nezapomeňte, jaký výsledek jste aspire, takže dopis odpovídá cíli.

Obrázek s názvem Napsat úvodní dopis Krok 7

3. Nezahrnujte do dopisu, které jste již uvedli ve svém životopisu. Výčet jejich vědců, ocenění, ocenění a chlubováním spojení - není to nejlepší nápad pro informační dopis. Opakujte informace, které lze rychle zobrazit ve svém životopisu - to je další výdaje prostoru a dopisů. Snažíte se napsat o tom, co můžete zjistit rychleji a jednodušší jinde. Píšete na více "prodat" a vezměte první krok ve vývoji obchodních vztahů.

Obrázek s názvem Napsat úvodní dopis Krok 8

čtyři. Zápis být pozván do rozhovoru. Je nepravděpodobné, že budete někdy dostat práci nebo odměnu, kterou chcete jen díky síle dopisu. Psaní dopisu vám pomůže vzít první krok v obchodních vztazích, dává šanci dokázat vaši schopnost být osobou, která hledá zaměstnavatele nebo jeden, kdo čte váš dopis. Z tohoto důvodu je nejlepší projít do samotné podstaty, zdůraznit své kvalifikace a kontakt s mým příspěvkem a snažit se přestěhovat do další fáze procesu, ať už je to rozhovor nebo jiný krok přijetím.

Opakujte nejdůležitější informace znovu v závěru. Právě před dokončením dopisu příslušnému rozloučení, dobrý nápad - stručně opakujte to, co chcete, přímý text.

Část 3 z 3:

Zkontrolujte a předejte dopis

jeden. Zkontrolujte a odečte svůj dopis. Po psaní návrhu je naprosto nezbytné projít textem dopisu znovu a dát jej do pořádku na úrovni návrhů a kromě nich. Všichni autoři vědí, že práce není považována za dokončení, dokud nebude ověřena. Jakmile napsáte dopis, nejtěžší část za sebou, ale stále potřebujete ponechat dost času na to, abych to přinesl v pořádku.

Kontrola je více než eliminující chyby typu a pravopisu. Podívejte se na svůj dopis čerstvý vzhled a zkontrolujte, zda všechna podstatná jména a slovesa jsou pro vás konzistentní, abyste přinesli správný nápad, a že váš dopis dosáhl cíle, který jste dali.
Jakmile jste spokojeni s kvalitou a úspěchem vašeho dopisu, můžete začít prázdný a vyhledat "Opožděné alarmy" - Kdo bys mohl na poslední chvíli zkazit, mezi něhož korekce překlepů, chyb v pravopisu a formátování dopisu.

Obrázek s názvem Napište úvodní dopis krok 10

2. Nechte dopis jednoduchý a komprimovaný. Informační dopisy obecně by neměla být delší než jedna strana listu papíru nebo přesáhnout 300-400 slov. Bez ohledu na důvody je pravděpodobné, že píšete někomu, kdo musí pracovat s horu papíru v tento den, a sotva chce pečlivě zkontrolovat své obzvláště dlouhé a zdůrazněné nafouknuté dopisy. Je to škoda, pokud je vaše tvrdá práce v odpadcích, takže je důležité, aby nesmí překročit objem. Ve svém dopise zaměřte pouze na nejdůležitější informace.

Obrázek s názvem Napsat úvodní dopis krok 11

3. Dejte dopis správnému formátu. Dopisy musí být umístěny správně na stránce tak, že existuje samostatná úvodní část, odstavce hlavní části a stručný závěr. Pokud váš dopis vypadá jako jeden nerovný odstavec bez kontaktních informací a pozdravů, nebudete mít žádnou práci, pozvánky na rozhovor.

Připravte si přehled, pokud je to vhodné, podle informačního dopisu. Informační dopis musí být první v přidružení s prohlášením.

Zahrnout aktuální kontaktní informace. Poslední úpravy dopisu nezapomeňte zadat všechny důležité kontaktní informace, obvykle je uvedeno v pravém horním rohu "Šťastný". Určete adresu e-mailu, telefonního čísla a dalších základních kontaktních informací.

Obrázek s názvem Napište úvodní dopis Krok 12

4. Přemýšlejte o přidání postscriptum. Někteří učitelé a odborníci na obchodní komunikaci se doporučují přidat nejdůležitější a naléhavější informace v PostScript (P.S.) dopisu. Důvodem, že často funguje, lze považovat za skutečnost, že mnoho lidí zvládne informace ve formě psaní. Co umístit důležité informace v závěru, post explanum p.S. Může být efektivnější. I když se některé mohou zdát ustupovat z formuláře, ale postscript se obvykle stává účinným způsobem, jak přidělit důležité informace a učinit váš dopis odlišný od ostatních.