Jak napsat potvrzení dopisu: 12 kroků

Potvrzovací dopis je korespondence odeslaná k potvrzení, například ústní dohody, schůzi nebo pohovor. Dopis může také sloužit jako potvrzení rezervace, odpověď na pozvánku, přijímá různé zboží nebo služby, cestovní organizace. Využijte následujících tipů pro psaní jednoduchého a krátkého potvrzovacího dopisu.

Kroky

Část 1 z 2:

Psaní potvrzení

jeden. Použijte vytištěný prázdný. Pokud je potvrzovací dopis podnikání, napište jej do formuláře společnosti. Otočí dopis oficiálnímu dokumentu. Přes pozdravy Napište celé jméno a adresu příjemce dopisu. To by mělo zahrnovat jméno osoby, která je určena dopisu, jeho pozici, ministerstvu společnosti, ve které funguje (v případě potřeby) a adresu společnosti.

Pokud je dopis nosen osobně, nebo odpovíte společnosti jako jednotlivce, napište dopis v jiném formátu. Zapište svou reverzní adresu a datum z levého pole, nebo můžete tyto informace napsat a na pravém poli. NEXT Přeskočte řetězec, napište název příjemce vlevo.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis Krok 2

2. Napište příslušný pozdrav. Při psaní potvrzovacího dopisu použijte příslušný název pozdravu a příjemcem. Například,Vážený pane / Dear Madam, Dále název příjemce.

Potvrzovací dopis je známkou hluboké pozornosti a úctu k příjemci.

Pokud píšete neformální dopis, můžete odkazovat na příjemce podle jména, před tím, než by měl být uveden Drahý / respektován.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis Krok 3

3. Potvrďte podrobnosti o dohodě v prvním odstavci. Jděte hned do podstaty případu. Není třeba psát společná slova nebo zdvořilost. Místo toho použijte první odstavec pro stanovení zejména podrobnosti o tom, co potvrzujete. To může být datum, čas a umístění. Buď konkrétní.

Zde jsou některé standardní fráze pro první odstavec: S vděčností Potvrďte ..., Informujeme vás, co máme ... nebo Potvrdit souhlas...

Pokud odešlete dopis o přijetí objednávky, zadejte jej v prvním odstavci. Zadejte číslo objednávky, seznam přijatých položek. Začněte odstavec ze slov S vděčností potvrzuje příjem .. nebo Informujeme vás, co jsme dostali...

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis Krok 4

4. Dejte si pozor na další detaily. Buď ve stejném odstavci nebo v krátkém druhém odstavci, uveďte potřebné další podrobnosti. Může být zdokonalení platebních, vyslovovacích podmínek a předpisů a vše, co musí být potvrzeno. Tyto údaje mohou být zaručeny provádět určité úkoly nebo potvrdit úkoly, které přijímají.

Vždy používejte fráze a výrazy, které nebudou způsobit nedorozumění nebo potíže v interpretaci. Opakování podmínek dohody zajišťuje, že jste správně pochopili.

Pokud žádáte někoho, kdo by převzal odpovědnost za úkol, vyzvat ji, aby potvrdil, že chápe úkol. Určete, ve které nápad chcete přijímat potvrzení, e-mailem, telefonicky nebo písemně.

Potvrzovací dopis není pouze potvrzením záměrů, schůzek nebo obdržení objednávky, ale je také dokument, na kterém mohou obě strany odkazovat v případě problémů nebo neshod.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis krok 5

Pět. Určete, zda jsou požadovány další kroky. V posledním odstavci by měl obsahovat fráze, které příjemce vyzve k tomu, aby vás v případě potřeby kontaktovali. Zeptejte se adresáta, aby vám napsal, pokud má otázky, bude čelit problémům, nedorozuměním a tak dále.

To může být následující návrhy: Pokud potřebujete nějaké další informace, rádi Vám poskytneme její žádost.... nebo Pokud můžeme v budoucnu být užitečná pro vás, nezpomalte nám napsat nám.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis krok 6

6. Díky dopisu díky. Dokončit dopis musí být vhodné. Použijte takové fráze jako S pozdravem, S úctou, Všechno nejlepší nebo Děkuji předem. Napište své jméno a ponechte umístění podpisu. Dokončili jste psaní obchodní dopis.

Část 2 z 2:

Úprava potvrzovacího dopisu

jeden. Upravit dopis. Před odesláním jakéhokoli oficiálního dokumentu, dokonce i osobní postavu, upravte jej. To je obzvláště důležité, pokud váš dopis se týká obchodních režimů. Zkontrolujte pravopis, správnost gramatiky a interpunkce.

Odesílání dopisů bez chyb vám činí skutečným profesionálem, který pečlivě odkazuje na detaily.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis Krok 8

2. Použijte vhodný papír pro vysoce kvalitní tiskárnu. Když tisknete obchodní dopisy, použijte prázdný prostor. Pokud nemáte formuláře, tisk na vysoce kvalitní papír, pomocí dobré tiskárny, ve které se inkoust nestane a toner není nalit.

Vždy tiskněte potvrzovací dopisy, pokud je neposíláte e-mailem. Nikdy psát obchodní dopisy z ruky.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis krok 9

3. Použijte standardní písmo a označení polí. Při psaní obchodní dopis používat časy nové římské nebo arial font. Velikost písma musí být 12 pt, ne tuk, bez kurzívu, nez podtržených. Pole musí být 2,5 cm na každé straně.

Při psaní obchodních dopisů použijte příslušné formátování. Interval firmy musí být jednoduchý, neoddělte odstavce od sebe.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis krok 10

4. Být stručný a přesný. Potvrzovací dopis musí být krátký, odstranit zbytečné části, podrobnosti, informace a fráze.Obsahový dopis musí být extrémně konkrétní k tématu, který potvrdíte.

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis krok 11

Pět. Udržujte oficiální tón dopisu. Většina potvrzovacích dopisů je krátká, ale musí být oficiální a přísný tón. Pomáhá soustředit se na hlavní detaily, zvýraznění dalších podrobností a zbytečné zdvořilosti.

Pokud píšete osobní potvrzení spisovatele příteli, nebo osobu, s nimiž jste v neformálním vztahu, dopis může nosit volnější charakter. Nicméně, pokud si nejste jisti, napište více oficiální dopis.

I když chcete udělat dopis více oficiální, můžete vyjádřit vděčnost a nadšení. Například, pokud jste přiřazeni rozhovor, vaše odpověď může obsahovat tyto fráze: Děkuji za pozvání na rozhovor... nebo I tady, potvrzuji svou připravenost dorazit do rozhovoru s časem uvedeným v pozvání...

Obrázek s názvem Napsat potvrzovací dopis Krok 12

6. Víte, v jakých případech musíte poslat potvrzovací dopis. Existuje několik důvodů, proč budete muset poslat potvrzovací e-mail. Můžete potvrdit schůzku, schůzky, rozhovory, konference a další akce. Zde jsou stále případy vyžadující psaní potvrzovacího dopisu:

Nabídka práce

Přijetí zaměstnavatele

Získání objednávky

Servisní pozice

Cestovní organizace

Síla advokáta jiné osobě

Přítomnost