Jak vytvořit efektivní akční plán

Efektivní akční plán vždy začíná jasným cílem, nápadem nebo záměrem. Takový plán je určen k přenosu osoby z aktuálního okamžiku přímo na realizaci nárokovaného cíle. Správně zkompilovaný akční plán umožňuje vyřešit téměř jakýkoli úkol.

Kroky

Část 1 z 4:

Naplánovat

jeden. Zaznamenejte všechny podrobnosti. Práce na akčním plánu, začít nahrávat každý detail. Poznámkový blok můžete použít s oddělovači, abyste zohlední různé aspekty tohoto procesu. Zde jsou některé příklady sekcí:

Nápady / různé poznámky
Denní grafy
Měsíční grafika
Fázi
Výzkum
Pokračování
Účastníci / Kontakty

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 2

2. Dodržujte úlohu. Čím rozmazaný úkol, tím méně efektivní bude plán akce. Pokuste se určit požadovaný cíl co nejdříve (nejlépe před zahájením projektu).

Příklad: Musíte napsat diplomovou práci (hlavní studium) asi 40 000 slov. Taková práce se skládá z zavedení, literatury Review (s kritickou analýzou jiných studií a zvážením vlastní metodiky), praktickou ukázkou vašich představ o konkrétních příkladech a závěru. Doba práce - 1 rok.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 3

3. Plán musí být konkrétní a realistický. Jasným cílem je pouze začátek: Každý aspekt plánu musí být přesný a splněn. Například plán specifických a spustitelných grafů, fází a konečných výsledků.

Přesné a reálné odstavce plánu dlouhodobého projektu umožní předem snížit stres z nedostatečně plánované provádění s překročením lhůt a nudné přesčasy.

Příklad: Musíte napsat asi 5000 slov měsíčně, abyste dokončili disertační práci včas, a na konci ponechte pár měsíců na zdokonalení nápadů. Z hlediska proveditelnosti byste neměli dát za úkol psát více než 5000 slov každý měsíc.

Pokud tři měsíce od celého období budete pracovat jako asistent učitele, pak může být, že nebudete mít čas napsat 15 000 slov během této doby, v důsledku toho budete muset tento svazek distribuovat do zbytku měsíce.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 4

4. Mezilehlé stádia. Fáze jsou základní milníky na cestě k cíli. Začněte fázi plánování od konce (dosáhnout cíle) a pohybujte v opačném směru do současnosti a okolností.

Mínění kroků vám pomůže (a váš tým) udržovat motivaci, sdílení přední práce na malých svazcích a hmatatelných cílech, takže pocit úplnosti se začne objevovat před plným implementací celého akčního plánu.

Nenechte rozdělit kroky příliš dlouhé nebo příliš krátké dočasné intervaly. Takže je to velmi efektivní po dobu dvou týdnů.

Příklad: Při práci na disertační práci se snažte ne korelovat kroky s oddíly práce, protože měsíce lze konat. Naopak podnikněte kroky k malému období dvou týdnů (můžete pokračovat od počtu slov) a odměnit se za úspěšnou práci.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 5

Pět. Rozbít velké úkoly pro menší, pohodlnější svazky. Některé úkoly nebo fáze práce mohou odradit.

Pokud vám velký úkol zaměňuje, rozdělte ji na pohodlné malé podtaskásy, abyste snížili úzkost a zvýšení důvěry ve vlastní síly.

Příklad: Revize literatury se často stává nejtěžší sekcí, druh základy pro budoucí práci. Chcete-li dokončit sekci, musíte prozkoumat a analyzovat velké množství informací.

Rozdělte úkol pro podtaskásely: výzkum, analýza, prezentace. Můžete úzké pododstavce ještě silnější a zvolit konkrétní články a knihy, které potřebují číst, stejně jako nastavit načasování dokončení analýzy a písemné prezentace výsledků.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 6

6. Použijte seznam úkolů. Uveďte seznam úkolů, které musí být dokončeny v rámci každé fáze. Samotný seznam záležitostí je nepozorný, proto určuje přesné svazky a reálné podmínky.

Příklad: Rozdělte práci na recenzi literatury pro malé úkoly, abyste přesně věděli, co je třeba udělat, stejně jako hodnotit reálný časový rámec. Například každý nebo dva dny bude muset číst, analyzovat a popsat jeden zdroj.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 7

7. Určete časový rámec pro všechny případy. V nepřítomnosti jasného časového rámce se práce může protáhnout k nekonečně delší dobu, a některé úkoly zůstanou nedokončené.

Objednávka odstavců plánu nemá kritický význam, který nelze říci o dočasném rámci pro každý aspekt.

Příklad: Pokud je známo, že v jedné hodině můžete přečíst asi 2000 slov a čtení článku má 10 000 slov, pak je třeba zdůraznit nejméně pět hodin času.

Je také nutné vzít v úvahu čas alespoň dva občerstvení a krátké přestávky každé 1-2 hodiny jako únava. Kromě toho by mělo být přidáno do konečného času alespoň hodinu pro možné neplánované zpoždění.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 8

osm. Vytvořit vizuální zobrazení. Po dokončení seznamů akcí a nastavení časového rámečku přejděte na vytvoření určitého vizuálního zobrazení plánu. Můžete použít blokové schéma, ganttový diagram, dynamický stůl nebo jinou pohodlnou volbu.

Udržujte vizuální plán na cenově dostupné místo - například můžete zavěsit na zeď kanceláře nebo školící místnosti.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 9

devět. Prozkoumejte provedené úkoly. Díky tomu se necítíte nejen spokojenost, ale také být schopen udržet mimo dohled.

Takový přístup je obzvláště výhodný při kolektivní práci. Při práci s jinými lidmi můžete vytvořit sdílený dokument, který bude k dispozici kdekoli na světě.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 10

10. Nepřestávej. Vypracováním plánu, prezentovat úkoly kolegům (s spolupráci) a specifikovat kroky, přejděte k dalšímu kroku: pokračujte do každodenní práce k dosažení cíle.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 11

jedenáct. Můžete změnit termíny, ale nemůžete zastavit na půli cesty. Pravidelně vznikají takové nepředvídané okolnosti, které zasahují do pozorovaného času, provádějí úkoly a dosáhnout cíle.

Nebuď smutný. Zkontrolujte plán a pak pokračujte v práci a přesuňte se do cíle.

Část 2 ze 4:

Plánování času

jeden. Vybrat si dobrý deník. Použijte aplikaci nebo Poznámkový blok, který umožní pohodlně plánování každou hodinu svého času. Plánovač je účinný pouze tehdy, pokud vám umožní pohodlně provádět a číst záznamy.

Studie ukázaly, že fyzický vstup úkolů (popisovač na papír) zvyšuje pravděpodobnost realizace zamýšleného, takže je lepší plánovat práci v tradičním notebooku.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 13

2. Nepoužívejte seznamy případů. Takže dlouhý seznam případů nahromadil, ale když je budete vykonávat? Seznam případů není tak účinný jako plán provádění úkolů. V grafu každého úkolu bude přiřazen.

Jasné dočasné bloky (stránky mnoha deníků jsou rozděleny do hodinových bloků v nejtodernějším smyslu slova) nedovolíte mi zpomalit, protože po uplynutí doby, kdy se musíte přesunout do dalšího naplánovaného úkolu.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 14

3. Naučte se definovat dočasné bloky. Takový přístup bude jasně pochopit, kolik času můžete přidělit pro každý podnik. Začněte s prioritními úkoly a přesuňte se na méně důležité věci.

Naplánovat všechny nadcházející týden. Díky podrobnému plánu na následující dny můžete maximalizovat využívání dostupného času.

Řada odborníků doporučuje mít alespoň společnou představu o plánech po celý měsíc.

Někteří lidé doporučují začít od konce dne a pohybují se v opačném směru. Pokud váš pracovní den trvá do 17:00, naplánujte si z tohoto bodu až do začátku dne (například do 7 hodin).

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 15

4. Vyberte čas na přestávky a volný čas. Výzkumníci argumentují, že včetně svých plánů volného času, osoba je schopna získat více spokojenosti ze života. Je také prokázáno, že příliš dlouhá práce (více než 50 hodin týdně) snižuje účinnost práce.

Nedostatek spánku katastroficky ovlivňuje produktivitu. Dospělý potřebuje spát alespoň 7 hodin každou noc a pro dospívající toto číslo se zvyšuje na 8,5 hodiny.

Výzkumníci jsou přesvědčeni: zvážit "strategické obnovení síly" plánů (třída tělesné výchovy, krátký spánek, meditace, zahřátí) během dne zvýšit produktivitu a zlepšit celkové zdraví.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 16

Pět. Najděte si čas, aby plán na týden. Někteří odborníci doporučují vypracovat plán na týden předem. Určete, jak nejlépe používat každý den k dosažení vašich cílů.

Nezapomeňte vzít v úvahu všechny aktuální úkoly a povinnosti. Pokud je plán byl získán příliš hustý, pak mohou být z něj vymazány některé nevýznamné body.

Není třeba obětovat sociální interakce. Najít čas na blízkých a příbuzných. Vždy vám poskytnou nezbytnou podporu.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 17

6. Dělat rutinu dne. V příkladu diplomové práce může vypadat pravidelný den:

7:00: Zvedání

7:15: Proveďte nabíjení

8:30: Sprchujte a šaty

9:15: Připravte si snídani a jíst

10:00: Na disertační práci - písemné úkoly (plus 15 minut na přestávky)

12:15: Oběd

13:15: Práce s e-mailem

14:00: Výzkum a analýza (včetně 20-30 minut za přestávky / občerstvení)

17:00: Dokončení práce, kontrola dopisů, obchodní plán pro zítřek

17:45: Vyjměte na stůl, přejděte do obchodu

19:00: vařit večeři a jíst

21:00: odpočinek (hraje na kytaru)

22:00: Distribuovat postel, číst v posteli (30 minut), jděte do postele

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 18

7. Nemusí nutně naplánovat všechny dny stejně. Můžete zaplatit za práci 1-2 dny v týdnu. Někdy je dokonce užitečné přijmout přestávky, aby se vrátil do práce s čerstvými myšlenkami.

Příklad: Můžete napsat disertační a analyzovat zdroje v pondělí, středu a pátek, a ve čtvrtek se naučit hrát na hudebním nástroji.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 19

osm. Nepředvídané problémy. V případě méně produktivního pracovního dne nebo nepředvídatelných problémů vyberte další čas. Na samém počátku se doporučuje přidělit každý úkol dvakrát čas, než je to nutné.

V procesu začnete pracovat efektivněji nebo můžete přesněji určit požadovaný čas, který bude opravovat počáteční plán, ale vždy nechte alespoň malou mezeru.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 20

devět. Ukázat flexibilitu a porozumění. Na začátku práce se připravte na úpravu svého plánu na cestách. To je součástí procesu učení, takže je lepší naplánovat dočasné bloky s tužkou, a ne rukojeť.

Můžete také strávit pár týdnů, aby všechny věci, které jste v den, kdy jste se zabývali deníku. Díky tomu se dozvíte, jak správně vyhodnotit časový rámec každého úkolu a racionálně používat čas.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán krok 21

10. Vypnout internet. Určete čas při zkontrolování pošty a sociálních sítí. Zacházet s tím přísně, protože je snadné ztratit celé časové hodiny, jen rozrušené novinky.

Telefon můžete také zakázat (alespoň v době, kdy je nutné zaostřit).

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 22

jedenáct. Udělej méně. To je způsobeno omezením času na internetu. Určete nejdůležitější úkoly v den, který pomáhá dosáhnout cíle a zaměřit se na ně. To nestojí za utrácení síly o méně důležitých věcech, které vyžadují pouze čas: korespondence, bezduchou práce s dokumenty.

Jeden specialista doporučuje kontrolovat e-maily alespoň na prvních pár hodinách. Takže se zaměřujete na důležité záležitosti a nebudete rozptýleni pro cizí momenty z dopisů.

Pokud čekáte na spoustu malých případů (například e-maily, papírové práce, čištění), pak je lepší seskupit je v jednom časovém bloku, a ne distribuovat po celý den, čímž se snižuje koncentraci při provádění důležitých úkolů.

Část 3 ze 4:

Udržovat motivaci

jeden. Pozitivní nastavení. Pozitivní vnímání je nesmírně důležité pro dosažení cílů. Je třeba věřit v sebe a okolní lidi. Pojďme hanba s negativními myšlenkami pomocí pozitivních prohlášení.

Kromě své vlastní nálady byste se měli obklopit pozitivními lidmi. Studie ukázaly, že v průběhu času přijmeme návyky těch, se kterými trávíme nejvíce času, takže se přiblížíte k volbě našeho životního prostředí s myslí.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán krok 24

2. Odměna. Cena je obzvláště důležitá po dokončení každé fáze. Přijít s hmatatelnou odměnou. Můžete si dovolit večeři ve vaší oblíbené restauraci jako odměnu za dvoutýdenní etapu nebo masážní zasedání pro dva měsíce práce.

Jeden expert navrhuje převést do přítele určitou částku peněz a požádat, aby vám to vrátil pouze v případě, že práce je provedena ve stanoveném čase. Pokud se vám nevyrovnáváte, pak přítel nechává peníze.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 25

3. Užijte si podporu. Je vždy důležité mít podporu přátel a příbuzných, stejně jako seznámení s lidmi, kteří dali do příslušných cílů. Díky tomu můžete být roven ostatním.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 26

4. Sledujte svůj úspěch. Studie ukázaly, že úspěšný pohyb vpřed je nejlepší motivací. Chcete-li sledovat úspěch, stačí jednoduše překračovat úkoly provedené ve vašem grafu.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán krok 27

Pět. Lehnout si a vstávat brzy. Studie rutiny úspěšných a produktivních lidí nebude dávat sítě - většina z nich začíná svůj den brzy. Také mají obvykle ranní rutinu, což je často motivuje pro další úspěch.

Snažte se začít ráno z cvičení (světelné cvičení a jóga nebo cvičení v tělocvičně), zdravou snídani a půlhodinový záznam myšlenek v deníku.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 28

6. Rozbití. Přestávky jsou potřebné pro udržení motivace. Pokud vždy pracujete, pak se akumulujete únavu. Přestávky pomáhají vyhnout se přepracování a optimalizaci pracovní doby.

Příklad: Stojan z počítače, odložte telefon a klidně sedněte v tichu. Pokud se myšlenky přicházejí na mysl, napište je do deníku. Jinak si můžete vychutnat rekreační moment.

Příklad: Zabývejte se meditací. Přesuňte telefon do tichého režimu, zakažte všechna oznámení a nastavte časovač po dobu 30 minut nebo další přípustný čas. Pak zkuste jednoduše klidně sedět a vyčistit vědomí. Všechny myšlenky, které přicházejí na mysl, mohou být přiřazeny určité kategorii a pustit. Například, pokud jste přemýšleli o práci, řekněte mi "práci" a vydejte myšlenku.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 29

7. Vizualizovat. Plaťte pár minut přemýšlet o svém cíli a představte si, že se budete cítit poté, co je dosaženo. Snadnější se vyrovnat s obtížemi, které mohou nastat.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 30

osm. Pochopit, že to nebude snadné. Vše, co drahý člověk je zřídka dán bez obtíží. Cílová cesta obvykle neudělá bez problémů a obtížná řešení. S touto skutečností smířit.

Mnoho zkušených specialistů, kteří doporučují žít, doporučují, aby jejich selhání jako vědomá volba. Není třeba se rozzlobit nebo rozrušit. Vezměte je, odstraňte lekci a vraťte se do práce, s ohledem na změněné okolnosti.

Část 4 z 4:

Určete cíle

jeden. Zaznamenejte si své přání. Za tímto účelem se vhodný pro deník nebo textový dokument. Pokud ještě nejste jisti, co chcete dělat, tato praxe by měla pomoci.

Pravidelné záznamy v deníku - skvělý způsob, jak se studovat ze strany a opravit své pocity. Mnoho lidí tvrdí, že záznamy o jejich vlastních myšlenkách pomáhají pochopit pocity a touhy.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 32

2. Prozkoumejte otázku. Pokud máte nápad, zkuste toto téma prozkoumat. Prozkoumejte své cíle, abyste našli nejkratší způsob, jak implementovat koncipované.

Na fórech jako Reddit je zvýrazněna a diskutována různá témata. Zde můžete hovořit s lidmi, kteří jsou zaneprázdněni v průmyslu, o které vás zajímají a jsou připraveni sdílet informace.

Příklad: V procesu práce na disertační práci si myslíte o tom, co to může vést. Přečtěte si o tom, co lidé dělají s titulem, který chcete získat. Může vás tlačit na publikace nebo jiné příležitosti pro rozvoj budoucí kariéry.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 33

3. Prozkoumejte dostupné možnosti a vyberte nejvhodnější. Po studiu problému bude jasné, kde může každá vybraná cesta vést. To vám umožní vybrat si nejlepší způsob, jak implementovat svůj vlastní cíl.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 34

4. Zvažte vnější faktory spojené s prací. Mezi ně patří vše, co zabraňuje cíli. V případě disertační práce můžete zavolat mentální únavu, nedostatek zdrojů nebo nepředvídatelných pracovních úkolů.

Obrázek s názvem Vytvořit efektivní akční plán Krok 35

Pět. Zobrazit flexibilitu. Cíle se mohou měnit již v procesu implementace. Zkuste předem poskytnout příležitosti pro manévrování. Jinými slovy, nevzdávej se, když se stane obtížným. Ztratit zájem a ztratit naději - to jsou zcela jiné věci!

Tipy

Všechny popsané metody, které pomáhají plánovat a definovat cíle, jsou také použitelné na globální a dlouhodobé úmysly (například volba kariéry).
Pokud myšlenky o potřebě plánovat čas přinesl nudu, pak přemýšlejte o tom jinak: Dalekozozrodněné plány na dny, týdny a dokonce měsíce jsou vyloučeny z potřeby učinit rozhodnutí týkající se dalšího kroku každý den. Díky tomu je čas osvobozen od kreativity a koncentrace na důležité otázky.

Varování

Význam přestávek je nemožné přehánět. Nepřekonujte, že nebudu snížit vlastní produktivitu a tvůrčí potenciál.