Jak udržet záznamy o pohledávkách: 4 kroky

V podnikání existují dva hlavní směry, které musí účetní proveden - to je pohledávky a účty. To jsou dva směry, jejichž jména mluví pro sebe. Pokud je první zodpovědný za vydělávání peněz z prodeje zboží a služeb, pak druhý odpovídá za placení zboží a služeb potřebných pro podnikání. Tento článek vás naučí, jak udržet účetní pohledávky, za předpokladu, že klient již obdržel zboží nebo služby a účet je také zaslán na platbu.

Kroky

jeden. Vytvořte samostatný účet pro každého klienta ve vašem účtu. Můžete použít Excel (Microsoft Excel) pro udržení malého účtu. Pokud však máte velké množství operací, je lepší použít speciální účetní programy, jako jsou 1C, QuickBooks.

Měli byste mít informace o společnosti: jméno, kontaktní osoba, adresa, telefonní číslo a fax.
Zadejte informace do elektronického systému, přiřazení čísla účtu nebo identifikační kód.
Při implementaci zboží nebo služeb tohoto klienta, udělejte informace ve svém účtu.
Provádět účetnictví v elektronické podobě, stejně jako ukládat kopie v dokumentu, pokud to vyžaduje účetní politika.

Obrázek s názvem Procesní účty Receivable Krok 2

2. Vytvořit zprávu o osobách s dluhy po splatnosti po dobu 30 dnů na měsíční účetnictví v účetním programu. Ujistěte se, že vaše účty jsou zpracovány profesionálně, musí mít logo a název vaší společnosti, stejně jako adresu a telefonní číslo a fax.

Použijte účet pohledávek pouze pro ty zákazníky, kteří mají dluh. Odeslat tyto zákazníky seznam transakcí. Tento dokument by měl také obsahovat datum nákupu, výši dluhu, náklady spojené s dodávkou a doplňkovou službou.

V každém účtu musí být zadána pokuta, která se používá v případě pozdní platby. Tyto podmínky by měly být sjednány s klientem.

Účty zaplacené po dohodnuté platební lhůtě by měly být také zahrnuty do zprávy.Proveďte seznam, ve kterém určete datum nákupu a dobu splatnosti (například 30, 60, 90 a 120 dní nebo více).

Obrázek s názvem Procesní účty Receivable Krok 3

3. Získejte informace o platbě jako hotovostní potvrzení od klienta, zavření dluhu své společnosti.

Obrázek s názvem Procesní účty Receivable Krok 4

4. Obraťte se na agenturu pro sběr plateb, pokud máte dlouhodobý dluh. Takže snížíte beznadějné dluhy a zvýšit aktiva v oběhu.

Tipy

Mnoho účetních programů má formuláře pro vytvoření nezbytných zpráv. Můžete také najít formuláře na internetu. Webová stránka Samplewords.Com v angličtině má mnoho forem, které lze stáhnout zdarma.

Varování

Ve vašich zájmech uchovávejte příkazy Skenování, přepravní dokumenty, stejně jako další dokumenty v samostatných elektronických složkách, pokud nepovažujete za nezbytné uložit s papírem. Je lepší mít spoustu dokumentů, než nestačí, pokud dluh zákazníka musí prokázat.