Jak napsat instrukce typu Standard: 15 kroků

Standardní typická instrukce (STI) je dokument obsahující krok za krokem informace o úkolu. Může být zapotřebí ke změně nebo aktualizaci, nebo můžete být v situaci, kdy ji budete muset napsat, počínaje škrábáním. Zní to děsivé, ale ve skutečnosti je to velmi, velmi, velmi Pečlivý seznam. Začněte krok 1.

Kroky

Část 1 z 3:

Registrace vaší kočky

jeden. Vyberte si formát. Žádný věrný nebo špatný způsob, jak psát. V každém případě může mít vaše společnost soubor koček, ke kterému můžete hledat vodítko formátování, běžící obecně, jak nejlépe vypadá. V tomto případě použijte stávající CTI jako šablonu. Pokud tomu tak není, máte několik možností:

Jednoduchý krok za krokem. Je vhodný pro rutinní krátký postup, který má některé možné výsledky a docela přesné. Kromě nezbytné dokumentace a bezpečnostních pokynů, ve skutečnosti je to jednoduše označené seznamem, který se skládá z jednoduchých vět, které označují čtenáře Co dělat.
Hierarchický krok za krokem. Obvykle se používají pro objemové postupy - více než 10 kroků, včetně několika řešení pro provádění, zdokonalení a terminologii. Obvykle je to seznam se seznamem hlavních bodů a pododstavců v určitém pořadí.
Formát FLOWCHART. Pokud je postup spíše jako karta s prakticky nekonečným počtem možných výsledků, je použití vývojového diagramu se stává tou nejlepší volbou. Tato formátová varianta musíte zvolit, kdy výsledky nemohou být vždy předpovězeny.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 2

2. Zvažte své publikum. Před vytvořením jejich vlastního je třeba vzít v úvahu tři hlavní faktory, které je třeba vzít v úvahu:

Předběžná znalost vašeho publika. Jsou obeznámeni se svou společností a jeho postupy? Znají terminologii? Styl vaší prezentace musí dodržovat znalosti a podíl účasti čtenáře.

Schopnost vašeho publika. Existuje nějaká šance, že "čtení" bude ten, kdo nemluví ve vašem jazyce? Pokud je taková pravděpodobnost, je lepší zahrnout velký počet podepsaných snímků a diagramů.

Velikost vašeho publika. Pokud mnoho lidí bude simultánně přečíst vaše STI (které jsou zaneprázdněny v různých rolích), pak byste měli formátovat dokument tak, že je spíš jako konverzace v přehrávání: User 1 dokončí akci, následuje uživatele 2 a tak dále a již brzy. Tímto způsobem bude každý čtenář schopen vidět, jak se stává důležitým detailem dobře mazaného mechanismu.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 3

3. Zvážit jejich znalost. Všechno přichází na to: Ať už jste nejlepší, abyste ji napsali? Víš, co tento proces znamená? Jak se může pokazit? Jak to udělat v bezpečí? Pokud ne, pak jste ho lépe sdělili někomu jinému. Vystřeleně napsáno a co je ještě horší, nesprávně napsané dost, může nejen snížit výkon a způsobit selhání organizace, ale může být také nebezpečné a mít negativní dopad na váš příkaz nebo životní prostředí. Stručně řečeno, nemělo byste riskovat.

Pokud jste byl k tomuto projektu přiřazen, nebo se cítíte nuceni dokončit (nebo povinen), pak se nestydat, abychom požádali o pomoc lidí, kteří tento postup splňují každý den. Rozhovor je obvyklou součástí jakéhokoli procesu tvorby.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 4

4. Vyberte si mezi krátkou nebo dlouhou formou. Pokud jej píšete nebo aktualizujete pro skupinu lidí, kteří jsou obeznámeni s protokolem, terminologií a t.Ns., To bude mít prospěch používání krátkého a rychlého, spíš jako seznam a napsaný v krátkém formuláři.

Kromě hlavních cílů a souvisejících informací (datum, autor, identifikační číslo atd.D.) Je to vlastně jen přesný seznam kroků. V tomto případě není třeba podrobnosti nebo vysvětlení.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 5

Pět. Mějte na paměti účel vaší kočky. Samozřejmě máte postup uvnitř vaší organizace, která se i nadále opakuje a znovu a znovu. Existuje však zvláštní důvod, proč tento konkrétní di? Zda je nutné zaměřit se na bezpečnost? Opatření k dodržování předpisů? Používá se pro učení nebo pro každodenní činnost? Zde je několik důvodů, proč je vaše kočka potřebná k úspěšnému fungování vašeho týmu:

Všechny respektované normy

Pro maximalizaci výrobních požadavků

Takže neexistují nepříznivé dopady na životní prostředí

Zajistit bezpečnost

Takže všechno jde v souladu s harmonogramem

Zabránit poruchám

Použít jej jako učení dokumentu

Pokud víte, co přesně by měly zdůraznit vaši kočku, pak budete snazší strukturovat všechno napsané kolem těchto momentů. Bude také snazší vidět, jak je vaše kočka důležitá.

Část 2 z 3:

Psaní sv

jeden. Vyberte požadovaný materiál. Obecně platí, že technický podíl se bude skládat ze 4 prvků, Navíc Samotný postup:

Titulní strana. Zahrnuje 1) název postupu, 2) identifikační číslo, 3) Datum vydání nebo revize, 4) Název agentury / divize / pobočky, ke které patří a 5) podpisy těch, kteří připravili a schválili. To může být zdobeno, jak chcete, za předpokladu, že informace jsou jasně prezentovány.
Obsah. Je nutné pouze tehdy, pokud je váš dost dlouho, poskytněte snadnou navigaci. Zde najdete jednoduchý standardní schéma.
Kvalita záruka / kontrola kvality. Instrukce nelze považovat za dobré, pokud nelze zkontrolovat. Připevněte potřebné materiály a detaily tak, aby byl čtečka přesvědčen o získání požadovaných výsledků. To může obsahovat nebo neobsahovat další dokumenty, jako jsou příklady hodnocení testu.
Odkazy. Ujistěte se, že jste uvedli všechny výše uvedené a významné odkazy. Pokud odkazujete na jiné věci, ujistěte se, že aplikace má všechny potřebné informace.

Vaše organizace může mít jiný protokol, odlišný od tohoto. Pokud se můžete odkazovat na stávající věci, vzdát se této struktury a držet se toho, co je tam již.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 7

2. Ujistěte se, že je k dispozici další nezbytné pro samotné pokyny:

Účel a rozsah. Jinými slovy, popište cíl procesu, jeho limity a jak se používá. Zahrnout normy, regulační požadavky, role a povinnosti, vstup a výstup.

Metodika a postupy. Podstatou otázky je uvést všechny kroky s potřebnými detaily, včetně potřebného vybavení. Zadejte konzistentní postupy a rozhodovací faktory. Věnujte pozornost všem "co když" a možné překážky nebo bezpečnostní opatření.

Objasnění terminologie. Označují zkratky, zkratky a všechny fráze, které nejsou používány v překvapení.

Bezpečnostní a zdravotní varování. Musí být uvedena v samostatné sekci a Také kromě kroků, ke kterým se vztahují. Nenechte se ozdobit tuto sekci.

Zařízení a materiály. Kompletní seznam toho, co je potřeba, a kdy, kde lze nalézt, standardy zařízení a t.D.

Opatření a překážky. V zásadě sekce odstraňování problémů. Určete, že se může pokazit, co věnovat pozornost, a co může zabránit konečnému dokonalému produktu.

Každá z těchto témat v samostatném úseku (obvykle jsou označeny písmeny nebo čísly), takže vaše síta se nestanou podrobnou a matoucí, stejně jako snadno navigovat.

To neznamená, že seznam je komplexní - to je jen vrchol procesu ledovce. Vaše organizace může jednat další body, které vyžadují pozornost.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 8

3. Ujistěte se, že texty stručnosti napsané vás a snadno čitelné. Rozdíl je, že vaše publikum nevybírá své čtení jako zábavu. Doporučuje se, aby byl stručná a jasná - jinak bude pozornost rozptýlena nebo budou zvažovat tento dokument pomocí archhaslencí a obtížně vnímat. Obecně se pokuste o zkrácení návrhů co nejvíce zkrátit.

Tady špatný příklad: Ujistěte se, že jste před zahájením používání vyčistil všechny prach z větrání.

Tady dobrý příklad: Před použitím spánku prach z větrání.

Obecně používejte "vy". To by mělo znamenat. Promluvte v aktivním slibu a spusťte věty s slovesa týmu.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 9

4. V případě potřeby požádejte zaměstnance, kteří se v tomto procesu podílí, jak tento úkol vykonávají. Nejvíce nežádoucí věc, kterou musíte udělat, je napsat nesprávný. Jste v riziku bezpečnosti vašeho týmu, jejich účinnost, jejich čas a zmírnění zavedeného procesu, nedávejte v něm žádnou duši - to je to, co mohou vaši spoluhráči najít trochu urážlivé. Pokud potřebujete, klást otázky! Potřebuješ to být správný.

Samozřejmě, pokud nevíte, podívejte se na několik zdrojů pokrývajících všechny role a odpovědnosti. Jeden člen týmu nemusí následovat standardní STI nebo jiný účastník lze zapojit pouze do procesu.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 10

Pět. Spice velké kousky textových grafů a vývojových diagramů. Pokud máte krok nebo dva obzvláště děsivé, a pak to usnadňují vnímání čtenářem prostřednictvím nějakého diagramu nebo vývojového diagramu. To bude text snadno číst a dát mozku trochu přestávku, aby to ve všem. Takže text bude vypadat úplnější a dobře napsaný, což je pro vás lepší.

Nezahrnujte je pouze za účelem nafouknutí našeho objemu - to se provádí pouze v případě potřeby nebo v případě pokusů o odstranění jazykové bariéry.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 11

6. Ujistěte se, že každá stránka dokumentu má kontrolní notaci. Vaše síta možná jeden z mnoha - proto doufáme, že vaše organizace má nějaký rozsáhlý databázový adresář se specifickým systémem propojení. Vaše STI je součástí tohoto referenčního systému, a proto potřebuje určitý typ kódu, aby ho našel v pořádku. Proto jsou užitečné označení.

Každá stránka musí mít krátký název nebo identifikační číslo (ID), číslo verze dokumentu, datum a číslo stránky stránky "v pravém horním rohu (pro většinu formátů). Možná budete potřebovat nebo nemusíte poznámky pod čarou (nebo je uchovávat v poznámkách pod čarou), v závislosti na preferenci vaší organizace.

Část 3 z 3:

Záruční úspěch a přesnost

jeden. Zkušební pokyny. Pokud nechcete otestovat, je možné, že to není dobře napsáno. Najít někoho s Omezené znalosti proces (nebo osoba, která představuje obyčejný čtenář), takže využívá vašich kroků jako průvodce akcí. Jaké problémy se setkali? Pokud ano, podívejte se na ně a proveďte potřebné úpravy.

Nejlepší, když je skupina lidí pro testování vašeho. Různí lidé budou mít různé otázky, což umožňuje rozšířit číslo (naděje na užitečné) odpovědi.
Ujistěte se, že otestujte pokyny o tom, kdo to nikdy neudělal. Muž s předběžnými znalostmi se spoléhá jejich Znalosti k dosažení cíle, a ne ve vaší práci, a to bude poraženo.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 13

2. Ukázat ty, kteří skutečně provádějí postup. Na konci dne opravdu Nezáleží na tom, co si myslí o vašem průvodci. Záleží na tom, co si myslí o těch, kteří ve skutečnosti pracovní. Takže před odesláním své práce až po schválení, ukažte to těm, kteří ji vykonávají (nebo vystupují). Co myslíš ony?

Umožňující jim být zapojeni do procesu a umožňující vám cítit část tohoto procesu, způsobí, že jejich umístění vzít. A nevyhnutelně skutečnost, že budou mít vynikající nápady!

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 14

3. Ukažte své poradce a týmový test. Jakmile tým dává dobrý, pošlete jej svým poradcům. Možná mají méně přístup k aktuálnímu obsahu, ale dají vám vědět, zda splňuje požadavky na registraci, pokud něco chybí, a nakonfigurujte to vše pro úředně a zavedení do systému.

Odešlete jej ke schválení pomocí systémů správy dokumentů, které poskytují auditní trasu zarovnání. To se liší od organizace do organizace. Obecně potřebujete vše pro splnění požadavků a pokynů.

Budou zapotřebí podpisů a většina organizací dnes nemá žádné problémy s využitím elektronických podpisů.

Obrázek s názvem Napsat standardní provozní postup Krok 15

4. Jakmile bude schváleno, začněte jej implementovat. To může zahrnovat realizaci formálního vzdělávání zaměstnanců (včetně školení v publiku, počítačové učení a t.D.) nebo může znamenat, že váš papír může viset v koupelně. Tak, že to funguje! Zkoušeli jste se za to. Čas na rozpoznávání!

Ujistěte se, že vaše síta zůstávají relevantní. Pokud se někdy stane zastaralým, aktualizujte jej, schválit a dokládat svou aktualizaci a přerozdělit, jak je nutné. Bezpečnost, výkon a úspěch vašeho týmu závisí na tom.

Tipy

Zkontrolujte vysvětlení. Ujistěte se, že neexistují žádné interpretace. Zobrazit pokyny někomu, kdo není obeznámen s procesem a požádá ho, aby vám o tom řekl váš názor - můžete být překvapeni.
Nezapomeňte připojit zúčastněné strany, pokud je to možné, takže dokumentovaný proces je skutečný proces.
Použijte blokové diagramy a vizuální obrazy, aby se čtečka proces sám.
Postarejte o dokument pro zobrazení lidí před schválením.
Pro vysvětlení kroků použijte jednoduchý jazyk.
Ujistěte se, že historie dokumentu je registrována v každé upravené verzi.

Před psaním zkontrolujte dostupnost připravené verze. Možná jen potřebujete udělat pár rychlých úprav. Nicméně, ujistěte se, že stále dokládáte!