Jak třídění dokumentů v abecedním pořadí

Řez na tištěné dokumenty - jak v práci, tak v osobní útesu - může být bez velkých problémů, pokud je zefektivňujete abecedně. Taková organizace dokumentů vám umožní a jakoukoli jinou osobu rychle najít potřebné informace a bude také chránit dokumenty. Nicméně, ne všechno je tak jednoduché, a v třídění dokumentů na abecedě existuje několik jemností, které vám teď řekneme a.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Seřadit podle abecední

jeden. Šíření dokumentů na abecedu na základě jejich jména. Použijte pro tento tzv. Abecední ukazatel.

2. Dejte dokumenty do jedné nebo jiné složky dopisu založené na tom, jak dopis začínají. Uspořádejte dokumenty, které začínají stejným písmenem, potřebujete druhé písmeno jména. Pokud se druhý dopis shoduje - pak na třetí. Nebo čtvrté. Nebo v pátém. Z tohoto algoritmu zde nejsou žádné odchylky a nemohou být, ale to bude reprezentováno stotfoldem - tento druh bude vymazat všechny bílé skvrny v dokumentaci.

3. Popište, jak jste seřazeni dokumenty. Potřebujete každý, aby měli přístup k dokumentům nařídil vás, věděli, jakou principu jsou rozloženy.

4. Dejte dokumenty do krabice nebo tam, kde musí být uloženy bez porušení. Přidání něčeho nového do dokumentů, nezapomeňte na abecedu!

Metoda 2 z 2:

Dokumenty indexování

jeden. Použijte štítky písmeny abecedy. Indexování (jednoduše podepisování) Dokumenty jsou základem základů při objednávkových dokumentech. Je v této fázi, že dokumenty budou odloženy na příslušné sekce a oddíly vašeho katalogu. Vlastně, názvy oddílů slouží k popisu jejich obsahu a pak se název sekce stane název dokumentu. Uspořádejte oddíly abecedy pomocí níže uvedených rad.

2. Vlastní jména lze indexovat v následujícím pořadí: Příjmení pak jméno, pak patronymické nebo druhé jméno. Interpunkce může být ignorována.

Pokud se použijí předpony, připojte předponu s částí názvu, který dokončí, a položte jej na první místo. Interpunkční znaménka nejsou potřeba.

Defisa lze ignorovat a části jména před a po místě Place po prvním místě.

Zkratky a jednorázová slova jsou indexovány, jak je. Iniciály jsou rozdrceny do samostatných dílů.

Pozice a registrované přípony jsou naposledy lhat, zároveň je poloha indikována jako první, pak přípona.

3. Dokumenty týkající se organizací lze zefektivněnit jménem těchto podniků. V tomto případě je každé slovo názvu organizace považováno za samostatný prvek. Účetnictví je ve stejném pořadí, ve kterém jsou slova prezentována v názvu.

Zkratky a jednorázová slova jsou indexovány, jak je. Dopisy současně by měly být odděleny mezerami a přečtěte si jednotlivé prvky oddělené od sebe.

Interpunkční znaménka v k ní se děje, slova před a po interpunkčních značkách jsou uvedeny v prvním prvku.

Čísla a čísla jsou zaznamenána ve formátu abecedy a indexovány, protože by bylo indexováno, ať už zpočátku se slovy. Interpunkční signály opět pádu. Dokumenty, jejichž název začíná římskými čísly, jsou umístěny dříve než podobné, jehož jméno začíná arabskými čísly, zatímco čísla jsou označena méně než větší. Teprve poté, co můžete umístit dokumenty začínající.

Všechny znaky jsou napsány slovy, všechna čísla přímo související s symbolem by měla být specifikována v prvním prvku.

4. Názvy vládních organizací jsou indexovány na prvním místě země a regionu jurisdikce určité organizace. Název organizace je uvedeno v následujícím prvku a slova "Management", "Předsednictvo", "reprezentativní" a podobně označené na samém konci.

Pět. V případě, že názvy jsou stejné, použijte adresu pro katalog dokumentů. Použití následující objednávky: Jméno> Region> Město> Název ulice> Dům.

Tipy

Vždy vložte dokumenty, ale kde jste je vzali.
Při indexování je důležité primárně sledovat standardní pravidla, teprve poté - firemní.
Rozvíjet systém, který označuje, kdy a kterým byl dokument přijat.

Varování

Čím více lidí má přístup k katalogu dokumentu, tím větší bude nepořádek.