Jak přivést objednávku ve skříni pro ukládání dokumentů (kartový soubor)

Pozorování několika jednoduchých pravidel, můžete vytvořit a zefektivnit celou skříň pro ukládání dokumentů nebo celé místnosti těchto skříní.

Kroky

jeden. Připravit dokumenty. Ujistěte se, že všechny jsou označeny podle jednotně formy, například na základě názvů firem nebo na základě lidí.

Obrázek s názvem Uspořádání podání skříně Krok 2

2. Uspořádat dokumenty (složky s dokumenty) v abecedním pořadí, počínaje sousedem a končící s dlouhými distančními dokumenty v krabici, počínaje nahoru a pohybující se na dno skříně, stejně jako zleva doprava v skladě systém jako celek (pokud se skládá z několika skříní).

Obrázek s názvem Uspořádat iniciační skříňku Krok 3

3. Nechte místo pro budoucí dokumenty (nebo složky dokumentů). Máte-li dostatečný počet dokumentů, abyste vyplnili 50% kabinetu, který se skládá ze 4 zatahovacích boxů, pak se nevyplní do prvních 2 krabic, je lepší vyplnit všech 4 krabic. Nové dokumenty nebo složky nejsou vždy přidány do konce, budou přidány abecedně.

Obrázek s názvem Uspořádat Skříňkovou skříňku Krok 4

4. Včas vrátit dokumenty. Čas od času musíte získat dokumenty, ale ujistěte se, že když s nimi dokončíte práci, pak je vrátíte na místo v krátkém čase. Pokud jim dovolíte nahromadit z objednaného systému, pak později nebudete moci rychle najít.

Tipy

Při označování dokumentů nebo složek s dokumenty, položte zkratky nebo značky v různých částech různých dokumentů, aby se nepřekrývaly a nezavřely se.
Je také užitečné udržovat řádnost uvnitř jakékoli konkrétní složky s dokumenty (tradičně se používá chronologická objednávka), takže když najdete složku, můžete také rychle najít něco v něm.
Udržet správné pořadí v souboru, umístěte názvy sestávající z velkých písmen před názvy, které se skládají z celých slov, takže "ACC INC."Předchází" abagawa."
Při spuštění jednotlivé složky pro osobu, postupujte podle následujícího formuláře "První příjmení, pak název", abyste zajistili správný abecední pořadí.

Varování

Otevřete pouze jednu skříňku zároveň tak, aby zůstal v ustálené poloze. Otevření více než jednoho pole najednou, můžete naklonit šatní skříň (a otočit).
Protože skříňky jsou plné papíru (což je snadno hořlavý), pak si můžete přemýšlet o potřebě instalovat v blízkosti požární bezpečnosti.
Snažte se papír snížit.