Jak vytvořit kancelář účetní a úložný systém

Správně organizovat práci v kanceláři je velmi důležité mít efektivní účetní a skladovací systém. Bez ohledu na počet osob s přístupem k dokumentům musí být systém organizován takovým způsobem, že každý může najít potřebný dokument. Pokud bude účetní a úložný systém obtížně používat, pak začnete opustit všechny dokumenty po ruce ve strachu ze ztráty v souboru karet, s výsledkem, že váš stůl bude propuštěn papíry.

Kroky

jeden. Vyberte systém úložiště. Ať už byla, je především, měla by být logická, aby poznala přesné umístění každého dokumentu. Možné řešení:

Abecední. Takový systém je nejvhodnější, pokud většina vašich dokumentů obsahuje názvy zákazníků, pacienty nebo zákazníky.
Téma nebo kategorie: Většina systémů je organizována na tématech nebo kategoriích, pracují perfektně se správnou organizací, ale silně zmatená při nesprávném.
Číslo / chronological. Takový systém je nejvhodnější pro číslované nebo datované dokumenty, jako jsou objednávky nebo recepty.

Obrázek s názvem Zřídit systém podání kanceláře Krok 2

2. Použijte závěsné složky v kartových souborech. Suspendované složky jsou odnímatelné, působí jako držáky pro obálky, které dostanete z krabic.

Obrázek s názvem Zakládat systém podání kanceláře Krok 3

3. Dokumenty bolesti v hromádkách podle kategorie. Pokud výška zásobníku překročí 5 cm, rozdělte ji na podkategorii. Pokud je zásobník příliš nízký, kombinujte ji jiným zásobníkem a přejmenujte. Názvy zásobníku by měly umožnit snadno určit, který z nich musíte odeslat konkrétní dokument.

Obrázek s názvem vytvořit systém podání kanceláře Krok 4

4. Každý zásobník umístěte do papírové obálky a uveďte jasné označení. Nejlepší je používat složky s kartami ve středu, a ne v pořadí kontroly, takže vaše dokumenty mají více úhledný pohled.

Obrázek s názvem Zřídit systém podání kanceláře Krok 5

Pět. Sklopné obálky v závěsných složkách. Pro většinu dokumentů budou vhodné pravidelné suspenzní složky, ale pro tlusté nebo rozdělené do podkategorií, používejte složky s plochým dnem. Složky můžete najít v libovolném pořadí, ale obvykle použít abecední systém.

Obrázek s názvem Zřídit systém podání kanceláře Krok 6

6. Rozpoznat přívěsné složky se stejnými názvy jako obálky. Umístěte všechny plastové karty na levé straně složky, pokud nepoužíváte vertikální soubor. V posledně uvedeném případě, kdy jsou složky umístěny zleva doprava v otevřené zásuvce, a ne z přední strany k zadní stěně, umístěte záložky vpravo.

Obrázek s názvem Zřídit Systém podání kanceláře Krok 7

7. Náhradní složky a obálky by měly být složeny v blízkosti souborů, takže můžete vždy rychle přidat složku, pokud máte dokument, který neodkazuje na stávající složky. Nepoužívejte příliš tlusté nebo tenké složky. Při přeskupení dokumentů nezapomeňte změnit názvy složek.

Obrázek s názvem Vytvořit systém podání kanceláře Krok 8

osm. Na konci roku odstraňte všechny složky, označte nové papírové složky se stejnými názvy kategorií a umístěte je do skříní. Projít staré složky pro přenos části požadovaných dokumentů na aktuální složky a odeslat zbytek do archivu.

Tipy

Možná budete chtít jmenovat složky kódování barev tiskem barevných značek v počítači tak, aby soubor karty vypadal efektivněji. Ale když je třeba provést změny, například přidat jednu složku, můžete rozrušit, když zjistíte, že jste ukončili složky správné barvy a musíte složku podepsat ručně. Snadné je spolehlivější.

Varování

Nikdy nevytvářejte stack s názvem "Různé", jinak tyto dokumenty nikdy nerozeznáme podle kategorie.
Uspořádání systému pro ukládání dokumentů, postupujte podle objednávky v souboru. Každý den, exprobe čas, aby se třídit a odebrání dokumentů z tabulky. Nepodávejte v pokušení dát hluboký koš pro dokumenty shora, jinak to vyplníte a budete mít sklad neuspořádaných dokumentů.