Jak dokumentovat proces -

Společnosti často dokumentují proces každého zaměstnance vědět, jak to provést správně, nebo analyzovat proces, aby se zlepšil. Pokud jste požádáni o dokumentaci procesu, nebo jste se rozhodli, že to uděláte, určitě používat ty lidi, kteří jsou docela zkušeni a kompetentní v procesu jako celku. Následují dva typy grafických reprezentací, ale pokud si myslíte, že váš proces je vhodnější pro jednoduché schéma jiného typu nebo textového dokumentu, můžete použít možnost. V tomto případě přečtěte si sekci se sdílenými tipy, abyste získali představu o cíli procesu dokumentace.

Kroky

Metoda 1 ze 4:

Rozhodněte se o dokumentaci procesu

jeden. Pokud je to možné, zaměřte se na jeden proces najednou. Nepokoušejte se popsat veškerou svou práci v jednom konstrukčním schématu. Je mnohem snazší sledovat řadu krátkých dokumentů, které jsou odděleně zastaveny na každém úkolu.

Pokud potřebujete dokumentovat rozsáhlý projekt jako vytvoření produktu společnosti z konceptu na prodej, pak použijte jednoduché názvy, s odkazem na každý úkol uvnitř procesu. V případě potřeby použijte další dokumenty pro vysvětlení každého úkolu podrobněji.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 2

2. Spice celý obrázek na menší procesy. Ty budou klíčové úkoly, které se provádějí během procesu. Pokud nejste příliš úzce obeznámeni s tématy procesů, které dokumentují, zeptejte se na ně projektové manažery nebo jiné odborníky v tomto procesu, aby získali jasnou představu o obsažených úkolech.

Obecně, pokud krok ve vašem dokumentu obsahuje více než jedno sloveso nebo slovo "a", je pravděpodobné, že bude rozdělen do dvou kroků. Například, "dát housku a briketu maso gril na grilu" Musíte se rozbít na "dát mletou briketu na grilu" a "dát housku na grilu".

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 3

3. Rozhodněte se, zda je jednoduchý proces dostačující pro textový dokument.Pokud váš proces není tak odlišný pokaždé, a obsahuje pouze několik řešení nebo variant, můžete pouze zapsat seznam kroků. Použijte elektronický textový dokument (jako soubor aplikace Microsoft Word) nebo jen list lemovaného papíru.

Obrázek s názvem Dokument o procesu kroku 4

4. Zvažte možnost vytvoření strukturálního schématu. Jednoduché konstrukční schéma - pohodlný způsob, jak vizuálně ukázat proces, jak je popsáno dále v sekci na této stránce. Můžete také vytvořit složitější strukturální schémata, ale pro většinu procesů nepotřebují. Přemýšlejte o tom, zda chcete postupovat podle pokynů v této sekci na komplexních schématech pouze v případě, že váš proces obsahuje více než deset kroků a Máte více než tři lidi, kteří provádějí různé kroky procesu.

Obrázek s názvem Dokument o procesu kroku 5

Pět. Když je to možné, zkuste vytvořit stručné schémata. Jedna stránka je perfektní, ale i pro složité procesy, zkuste se omezit na 5 stran a méně. Pouze specializované a složité úkoly vyžadují dokumenty delší, a dokonce i v případě, že jsou lidé, kteří provádějí úkoly.

Například, pokud je dokument navržen tak, aby sloužil jako vodítko pro lékaře, diagnostikování rakoviny, pravděpodobně zmínit každý diagnostický test, který lze použít. Pokud je však stejný proces zdokumentován, aby bylo možné předkládat vedoucímu, vytvořte dokument podání, který snižuje podrobné kroky, například definice, jejíž definice pro použití pro konkrétní mechanismus.

Odstraňte přídavná jména z názvů úkolů. Tituly by měly být jasné a krátké. Napište například: "Poslat účet klientovi" a ne "Poslat plný účet pro všechny služby zákazníkovi, který objednal produkty".

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 6

6. Zapněte vizuální nástroje, pokud pomáhají usnadnit čtení procesu. Někteří lidé lépe vnímají vizuální reprezentaci materiálu než čtení textu, zejména pokud se jedná o manažeři, manažeři nebo jiní lidé, kteří nemusí být praktičtí zkušenosti v procesu, který dokumentujete. To může být diagramy, fotky nebo screenshoty, ale nechte je být jednoduchý a jasný.

Kromě toho zapněte diagramy a obrázky pouze v případě, že jsou nezbytné pro pochopení termínu v dokumentu popisujícího proces. Například, pokud dokument vyžaduje čtečku určit rozdílu mezi dvěma typy mechanismů, poskytnout jasné snímky nebo schémata těchto mechanismů.

Nezahrnujte ilustrace nebo jiné obrázky, které se snadno pobaví.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 7

7. Volání lidí podle jejich pozice, a ne podle jména. Dokument může vydržet déle než jednotlivce. Nepište: "Odeslat protokol Cate Meeting". Napište: "Pošlete protokol schůzky."Pokud si myslíte, že je nutné zajistit, aby čtení dokument věděl, s kým kontaktovat, napište jméno i pozici.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 8

osm. Jasně určit procesy související se navzájem. Například dokument pro proces "Organizace newsletteru" může být dokončen s poznámkou: "Konec výsledku je odeslán na úpravu. Cm. Dokument s názvem "Editace Bulletin". Dokument s názvem "Editace bulletin" může začít s poznámkou: "Tento dokument předchází" Organizace informačního bulletinu "a konec", nyní jde do publikace. Cm. Dokument s názvem "Bulletin Publikace".

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 9

devět. Musíte vytvořit dostupné dokumenty, které lze upravovat. Kopírovat, že lidé budou moci číst nebo studovat. Hlavní elektronický dokument musí být ve formátu, který lze upravovat, takže v případě potřeby je možné provést změny.

Soubory PDF nejsou upraveny. Pokud používáte specializovaný software pro vytváření diagramů, podívejte se zde další jedinečný formát souboru pro uložení upravitelných dokumentů. Ostatní lidé budou pravděpodobně staženi nebo kupovat stejný software dříve, než mohou dokumentovat dokument.

Pouze pro dokumenty s textem Použijte společné formáty souborů, jako je .Doc, .docx, .Txt or .RTF. Pokud předpokládáte časté změny v dokumentu, použijte online sdílení souborů jako Google Docs tak, aby lidé vždy viděli nejdůležitější verzi.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 10

10. Opatrně označte dokumentaci procesu. Zaznamenejte vytvoření a datum posledního editace v prominentním místě v každém dokumentu, například v horní části stránky. Pokud dokument může upravit několik lidí, může také také zadat název nebo iniciály vedle poslední změny změny. Nakonec uveďte jméno a název souboru, který jasně vyjádří, jaký proces v něm je dokumentován.

Metoda 2 ze 4:

Vytvoření strukturálního schématu

jeden. Chcete-li snadno vysvětlit jednoduché úkoly, vytvořte strukturální schéma. Jsou skvělé pro obraz základních informací jen pro čtení a vizuální. Strukturální schémata mohou být použity k tomu, aby pomohly novým zaměstnancům řešit jednoduché úkoly v průběhu odborného vzdělávání, nebo pomoci zaměstnanci, který dočasně plní úkol z důvodu nedostatku svého kolegu.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 12

2. Uspořádejte strukturální schéma zleva doprava nebo shora dolů. Když učiníte takové schéma, nakreslete rámec pro každý procesní úkol a připojte je s šipkami, abyste ukázali sekvenci provádění potřebných úkolů. Začněte na levé nebo horní části stránky, jak byste to udělali, pokud napisáš. Pokud umístíte kroky v pořádku, bude okamžitě snazší pochopit, který z nich.

Pokud pracujete s jazykem, který se odlišuje směrem dopisu od ruštiny, pak použijte správný směr. Strukturální schéma, kompilované v arabštině, například vpravo doleva.

Takže směr byl jasný, použijte šipky. Nedívejte se mezi úkoly.

3. Začněte s hrnkem s označením "Start."Pokud je vaše schéma dostatečně malý a umístěn v jednom řádku nebo sloupci, nemusíte takový kruh potřebovat. A v mnoha složitých strukturálních schémat je užitečné mít takový zjevný kruh "začátek".

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 14

4. Nakreslete trojúhelník volal první úkol uvnitř. Nakreslete šipku označující "start" hrnek na rámeček s prvním úkolem uvnitř. Například "podnikání zákazníků."

Obrázek s názvem Dokument o procesu Krok 15

Pět. Obrázek šipka na další úkol nebo otázku. Tato šipka označuje následující rámec s druhým úkolem. Pokud před provedením druhého úkolu musíte učinit rozhodnutí nebo odpovědět na otázku, napsat tuto otázku uvnitř kosočtverce.

Pokud je to možné, použijte jinou barvu pro rhombus než pro rámce.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 16

6. Jděte z kosočtverců s řešeními úkolů, které závisí na odpovědích. Řekněme například, rámec s úkolem "přijmout objednávku zákazníka" vede k rhombusi s otázkou ", zda voda objednala?"Z Rhomba, nakreslete dvě šipky. Na jednom zápisu "ano" a připojit se s rámečkem, určeným: "Dejte klientské vodě". Na druhé šipky napište "ne" a vést ho do rámu, určený "Přenos na kuchař".

Metoda 3 ze 4:

Vypracování komplexního konstrukčního schématu

jeden. Použijte je pro komplexní procesy, které používají několik lidí nebo oddělení. Pokud dokumentujete komplexní proces, ve kterém se účastní několika lidí, týmů nebo oddělení, které pracují samostatně, zvažte provedení komplexního konstrukčního schématu. Typ konstrukčního schématu popsaného zde se nazývá "Schéma plaveckých stop" nebo "Rammler-Brasha" schéma ". Podle schématu je jasně vidět, kdo je zodpovědný za každý úkol, a je snazší zjistit sekce, kde se proces může být zlepšen.

Strukturální schéma by měl popisovat, jak se proces děje nyní, a ne, jak by se mělo stát.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 18

2. Přemýšlejte o použití softwaru. V důsledku toho je schéma pravděpodobně vypadat v omyl a čitelný, pokud se software používá k vytvoření diagramů. Přítomnost elektronického spisu také zjednodušuje změny, pokud potřebují. Vyhledávání na internetu "software pro proces mapování", ale ujistěte se, že jste si stáhli nebo si koupíte, s kterým můžete vytvářet schémata rammer-drz.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 19

3. Opatrně zapište sloupec vlevo na seznamu všech účastníků procesu. Každý řádek může být označen oddělením, týmem nebo titulem postu jednotlivce. Každý účastník bude zodpovědný za úkoly umístěné v horizontální lince, který se táhne podél stránky. Někdy se nazývá "plavecká dráha" účastníka.

Skladby mohou být označeny barvou nebo ne. Měly by být vždy odděleny hustými černými čarami, takže schémata jsou snadno čitelné i lidem trpícím barvou slepotou.

Pokuste se lokalizovat interakční skupiny vedle. Není však nutné.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 20

4. Začněte s prvním úkolem. Začněte proces s umístěním prvního úkolu v rámečku na levé straně stránky, trochu přímo od účastníka odpovědného za provedení tohoto úkolu. Například akademický a výzkumný oddělení začíná proces s vytvořením produktu myšlenky, zobrazuje rámec vpravo od slova "studie" a označit ji Vytvořit produktový nápad.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 21

Pět. Pokračujte stejně jako běžný strukturální schéma, ale umístěte úkoly ve směru doprava a vložte je do požadovaného řetězce. Pokud například odboru výzkumu vysílá produktovou myšlenku na marketingové oddělení pro testování zaostřování, nakreslete šipku Vytvořit produktový nápad K rámu v řadě marketingového oddělení, přímo z předchozího rámce. Rozpoznat tento snímek Zaměření testování.

Někdy může být úkol opakován, například produkt může později vrátit pro další testování zaostřování. Pokud se proces sám vrátí do stejné rané fázi, nakreslete šipku zpět do původního rámce označeného Zaměření testování. Pokud je proces stále odlišný od počátečního (například je to pokročilé kolo testování zaostřování, což vede k jiným úkolům), vytvořte nový rámec s jiným názvem jako Pokročilé testování zaměření.

6. Naučte se používat rhombus a hrnky. Ve většině konstrukčních posunů se používají rámy, diamanty a kruhy a šípy mezi nimi. Už jste narazili na rám, který je označen názvem úkolu. Pokud existuje několik možných výsledků, použijte kosočtverec. Pokud byl dosažen konečný výsledek, použijte hrnky. Pokračování předchozího příkladu nakreslete šipku z Zaměření testování na rhombus určený Schválený produkt? Nakreslete šipku z kosočtverce, označující to Ne, a připojit ho s kruhem určeným Dokončení procesu. Druhá šipka označila Ano vést k dalšímu procesu procesu.

Umístěte kosočtverec v řadě nebo "plavání" účastníka, který je zodpovědný za toto rozhodnutí.

Kruh, určený Dokončení procesu musí být v jeho řadě, bez účastníka, který je s ním spojen.

Ve strukturální schématu je stále mnoho dalších speciálních znaků, ale zřídka používají a nemusí nutně potřebovat. Pokud si myslíte, že váš dokument vyhraje z o něco více rozmanitosti, bez váhání, prozkoumat je sami.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 23

7. Být sekvenční. Použijte rámečky o stejné velikosti a ne více než dva nebo tři snadno rozeznatelné barvy tak, aby byl schéma snadno čitelný. Například všechny rámečky (úkoly) mohou být modrým pozadím a všechny diamanty (otázky) mohou být žluté.

Pokud je to možné, proveďte, aby odpovídala řádek "Ano" vždy spuštěna na jedné straně rámečku (například vpravo) a žádná odpověď není vždy na straně druhé (například níže). Není vždy snadné nebo možné dosáhnout, takže neztrácejte příliš mnoho času.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 24

osm. Pokud je to nutné, přejděte na jinou stránku. Je lepší použít více stránek, než aby byl diagram příliš nečitelný pro čtení. Použití jasně uvedených přechodů nebo šipek, které mají být jasné, jak systém pokračuje. Například nakreslete šipku A, vedoucí přes správnou stránku. Na následující stránce nakreslete šipku z levé strany stránky a také označena jako A.

Obrázek s názvem Dokument o procesu procesu 25

devět. Upravte strukturální schéma. Vyplňte každý možný "způsob" v diagramu a zkontrolujte, zda nikde nebude ztracen význam. V ideálním případě požádejte někoho jiného obeznámeného s procesem, zobrazte schéma, abyste odstranili chyby a určete zmeškané kroky. Poté, co jste se dříve podívali na dokumenty a opravené chyby, můžete jej odeslat nebo prezentovat ostatním zapojeným lidem. Upravte však schéma, pokud je proces mírně upraven později odesláním aktualizované verze těm, kteří dokumentují dokument.

Metoda 4 ze 4:

Analýza dokumentu ke zlepšení procesu

jeden. Identifikujte oblasti, kde by bylo užitečné provádět kontrolu kvality. Pokaždé, když proces přechází z jedné osoby nebo týmu do druhého, myslím, že stojí za to kontrolovat práci během provádění a určit, zda je možné pokračovat. Ať už je kvalita často nižší než norma po určitém kroku, zejména krok, který provádí nezkušený člen týmu? Jaký proces činí nejvyšší vliv na kvalitu a může vyžadovat další pozornost?

Pokud se opravdu rozhodnete doporučit krok ověřování kvality v tomto procesu, vyvinout jasná kritéria pro přechod k dalšímu kroku. Nenechávejte lidi, aby ztratili v hádání, o kterém jsou aplikovány standardy kvality.

Obrázek s názvem Dokument Procesní krok 27

2. Podívejte se na duplicitní úkoly. Máte-li ve vašem diagramu nebo dokumentu dva identické úkoly, přemýšlejte o tom, zda je to vhodné. Někdy to není špatné opakovat úkol zlepšit kontrolu kvality (například dvě oddělení jsou kontrolovány v různých fázích). Jednoduché úkoly, jako je pěstoun, by však neměli splňovat více než jednou za proces. Nabídněte, že jeden z duplicitních kroků odstraní z postupního postupu.

Obrázek s názvem Dokument o procesu kroku 28

3. Podívejte se na zbytečné pohyby mezi odděleními. Váš dokument může ukázat, že individuální A a zejména při přenosu odpovědnosti za proces tam a zpět několikrát. Je možné snížit počet zbytečných přechodů? Pokud můžete proces znovu vytvořit, pak může provádět několik úkolů najednou a pak předat úlohu.

Tipy

Dokumentovat proces více, tvoří několik konstrukčních obvodů nebo grafů. Za prvé, vytvořit grafické znázornění obecného obrazu nebo procesu. Zahrnout menší procesy na tomto obrázku. Vytvořte jinou vizuální reprezentaci, která se zaměřuje na menší procesy. Zobrazit úkoly, které tvoří tyto menší procesy.