Jak analyzovat obchodní procesy: 6 kroků

Obchodní proces je systém, který společnost používá k dosažení cíle. Tento termín lze také definovat jako posloupnost akcí, které vám umožní vytvořit produkt nebo zákaznický servis. Důstojníci analyzují obchodní procesy k určení přínosu a efektivnosti procesu. Především hlava provádí analýzu současného procesu. Pak se manuál může rozhodnout, že se změní na zlepšení stávajícího procesu. Zlepšený proces tak pomůže společnosti ušetřit čas, snížit náklady nebo vytvořit atraktivnější produkt.

Kroky

Část 1 z 2:

Určete postup pro vytvoření obchodního procesu

jeden. Obrys Obchodní proces. Obchodní proces je každodenní činnost zaměstnanců zaměřených na dosažení cíle vaší organizace. Proces ztělesňuje kroky, které vás dovedou na konkrétní účel. Obchodní proces by měl zahrnovat všechny změny nebo výjimky z tohoto procesu. Chcete-li správně přijít do analýzy, musíte nejprve zvážit postup pro vytvoření obchodního procesu.

Vzít v úvahu objem úkolu. Předpokládejme, že chcete aktualizovat proces odesílání účtů svým zákazníkům. Objem úkolu je množství práce, která je třeba provést. V tomto příkladu předpokládejme, že hlasitost je jeden účet na klienta. Řekněme, v průměru, společnost posílá 200 účtů měsíčně.
Určete požadovaný výsledek. Co chcete dosáhnout s tímto procesem? V tomto příkladu se usilujete o odeslání účtu každému klientovi po poskytování výrobku. Pošlete tištěnou kopii účtu při zasílání objednávky, a také odeslat účet e-mailem každému klientovi.
V každém procesu jsou podprocesy. Čím konkrétněji je to jednodušší, je to analyzovat a zlepšit.
Obchodní proces dokumentu. Proces může být zdokumentován jako posloupnost kroků, jakož i vytvořit blokové schéma. Ve velkých organizacích proces často pokrývá různé oddělení. Proces vysílání účtů může použít výpis z účtu a účetní oddělení.
Určete oddělení nebo funkce strukturálních jednotek organizace v tomto procesu, jakož i veškeré investice a výsledky. Chcete-li například kompilovat platové výkazy, je nutné znát investici výrobního oddělení a stráveného času, popoproti sazby a množství odpočtů, které personální oddělení poskytuje.
Zapište si všechny výjimky z procesu. Každý typ podnikatelské činnosti má své výjimky nebo variace. Někteří z vašich zákazníků například získají významné slevy. Objednali si velký objem produktů. Oddělení výpisu z účtu musí tyto slevy odrážet tyto slevy v výpočtech účtů. Velké slevy by měly být zadány ručně za účelem vytvoření přesného účtu.

Obrázek s názvem analyzovat obchodní proces krok 2

2. Obchodní proces dokumentu a určení typu vytvořeného procesu. Oddělení typových procesů pomůže analyzovat a vylepšit. Pro dva procesy stejného typu se často používají stejné metody zlepšení. Proces může být výrobou, pomocný nebo manažerský.

Výroba je denně prováděné úkoly, které vám umožní poskytnout klientovi produkt nebo službu. Účetnictví lze nazvat výrobním procesem. Je velmi důležité poslat zákazníkům přesné účty, aby okamžitě obdrželi platby.

Pomocný proces, jak je patrný z názvu, je navržen tak, aby pomohl výrobě. Personální oddělení - vizuální příklad pomocného oddělení. Personnoviki pomáhá vedoucím oddělení výpisu z účtu v tom, že existují rozhovory a najmout nové zaměstnance. Personální oddělení nepracuje se zákazníky přímo, ale pomáhá výrobní oddělení.

Každá organizace vyžaduje průvodce, který může vykonávat obecné řízení podniku. Proces řízení rozpočtování a provádění procesu řízení. Každá společnost vyžaduje proces kompilace rozpočtu. Za tímto účelem by vedení mělo diskutovat o rozpočtu oddělení s finančním ředitelem společnosti.

Obrázek s názvem analyzovat obchodní proces krok 3

3. Analyzovat obchodní procesy pro neefektivnost. Každý podnikový proces se skládá z investic a výsledků. Práce, energie, materiály, výrobní prostředky jsou investice. Přílohy jsou aktivum, které činí zisk a příjmy, zatímco výsledky jsou materiálovým produktem nebo službou. Přílohy spadají do procesu a vytvoří výsledek. Proveďte analýzu identifikovat aspekty s nízkou účinností.

Proces by měl účinně používat přílohy pro dosažení výsledků. Například vlastníte síť Auto Opravna. Vaše investice jsou práce, vybavení a náhradní díly a výsledek - opravená vozidla zákazníků.

Dlouhé opravy nebo velké množství nadcházející práce naznačují, že s procesem není hladký. Jedním z problémů může být nereálný pracovní plán.

Pokud náklady na náhradní díly převyšují částku stanovenou v rozpočtu, je to další znamení neefektivity. Problém může být v práci zadávání zakázek nebo dodavatelů.

V závislosti na povaze identifikovaného problému je nutné rozhodnout, které procesy musí být zlepšeny. Pokud potřebujete vytvořit priority v přítomnosti více procesů, vyberte si proces, který má největší dopad na vaši činnost. Například musíte nejprve snížit délku čekání, jinak riskujete Ztráta zákazníků. Zlepšení tohoto procesu by mělo být vaše první priorita.

Část 2 z 2:

Strávit analýzu obchodních procesů

jeden. Diskutujte o procesu s předními zaměstnanci. Určete proces, který potřebuje zlepšení, a pak o tom diskutovat s lidmi, kteří jsou zodpovědní za realizaci takového procesu. Připisovat všechny klíčové účastníky, aby zjistili, že jejich návrhy týkající se možných zlepšování tohoto procesu.

Zeptejte se, jaké akce provádějí pracovníky a proč to dělají.
Určete příslušenství nezbytné pro provádění každého úkolu, stejně jako zdroje těchto investic. Pokud uděláte Denim oblečení, musíte vědět, kdo vám dodává materiál a jak často váš dodavatel produkuje zásilku.
Určete výsledky každého úkolu a příjemce výsledků. Pokud vlastnit nákupní stroj opravy, musí vaše mechanika dokumentovat práci provedenou a odeslat tyto informace na oddělení výpisu z účtu. Dále toto oddělení nastavuje skóre klientovi.
Poslechněte si zaměstnance o tom, jak eliminovat identifikované nedostatky aktuálního procesu.

Obrázek s názvem analyzovat obchodní proces krok 6

2. Vytvořit blokové schéma každého obchodního procesu. Systém pomůže vizuálně prezentovat každý proces. Vytvořit blokové schéma na základě procesu diskutového protokolu. Schéma bloků musí obsahovat všechny akce, které musí být prováděny v rámci obchodního procesu.

Je důležité objasnit, že diagram podnikového procesu musí obsahovat pouze určité akce, které musí zaměstnanci následovat.

Blokový diagram lze provést ručně nebo pomocí speciálního softwaru. Použijte textové editory a programy zpracování pro vytvoření nezbytného schématu. K dispozici je také specializovaný software.

Schéma bloků umožňuje vizuálně vidět celý proces. Takový vizuální nástroj zjednodušuje proces vyhledávání a eliminace neefektivních aspektů.

Proveďte změny procesu, naučte se výsledky a nainstalujte, zda chcete získat požadované vylepšení. V opačném případě opakujte analýzu procesu a přesněji nastavit aspekty, které je třeba zlepšit. Procesní analýza by měla nastat nepřetržitě.

Obrázek s názvem analyzovat obchodní proces krok 5

3. Přemýšlejte o nápadech na zlepšení procesu. Často procesy vyžadují účast několika oddělení společnosti. Skupinová diskuse eliminují nedostatky, které ovlivňují práci několika oblastí, jakož i potvrzení informací poskytnutých v soukromých rozhovorech se jednotlivými účastníky procesu.

Shrňte informace a rozšířeny o všechny účastníky procesu, včetně těch, kteří se diskutovali o diskusi. Úroky názoru každého účastníka. Recenze pomohou provádět komplexní analýzu.

Získané informace vám pomohou vypracovat jasnou představu o tom, jak tento proces funguje a jaké nevýhody jsou přítomny.

Diskuse se zaměstnanci budou základem budoucího zlepšení. Tyto změny mohou snížit náklady, snížit dobu trvání cyklu, zjednodušit proces nebo zlepšit zákaznický servis.