Jak strávit výroční valnou hromadu akcionářů

Výroční valná hromada (EOS) akcionářů se koná jednou ročně podle Listiny organizace. Na tomto setkání budete muset diskutovat o finanční situaci, volbě správní rady a dalších otázek, které ovlivňují práci celé organizace.

Kroky

Část 1 z 3:

Část Jeden: Plánovací setkání

jeden. Revidovat ustanovení organizace. Než se cokoliv svoláte, zkontrolujte pravidla pro EOS ve vaší organizaci. Navzdory tomu, že většina společností dodržuje stejnou obecnou strukturu, některé detaily se mohou lišit.

Podrobnosti, které budete muset věnovat zvláštní pozornost, zahrnují způsob výstrahy účastníků schůzek, postup pro výběr nových členů Rady a typ informací, které by měly být zváženy na každém EOS.
Měli byste také zkontrolovat, kolik lidí by mělo být přítomno na schůzce, aby byl považován za úředník, stejně jako to, jak jsou zvažovány nové změny Listiny organizace a jak pro ně hlasování prochází.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 2

2. Plánujte sbírku předem. Nastavte datum a čas EEO co nejdříve. Okamžitě varovat hlavní účastníky.

Účastníci Neostny by měli být informováni po konečném schválení podrobností.

Jakmile je každý informován o datu schůzky, měli byste pravidelně poslat připomenutí, aby nikdo z účastníků nezapomněl.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 3

3. Rezervujte si místo schůze. Pokud nemáte vlastní sál, budete muset vybrat místo schůzky a rezervovat ji co nejdříve.

I když máte vlastní sál, pořádání EOS na samostatném místě, bude to důležitější, a proto může přilákat více návštěvníků.

Vyberte si místo, které mohou ubytovat všechny účastníky. Ujistěte se, že hala je dostatečně velká, aby zajistila pohodlí pro každého. Máte-li účastníky nebo jiné speciální potřeby (například, jsou zapotřebí rozsáhlé dveře a kočárky), zkontrolujte, zda je místo spláceno tyto požadavky před rezervací.

Jakmile se rozhodnete na místě, rezervujte jej při instalaci data a času schůzky.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 4

4. Připravte agendu - seznam položek, které budou považovány za EOS.

Připravte agendu předem. Možná budete muset poslat přítomnost spolu s oznámením schůzky, ale i když to neuděláte, budete muset ho připravit, abyste ji distribuovali na schůzi samotné.

Umístěte témata diskusí v pořadí, ve kterém je zvážíte.

Zpravidla stačí uvést název každého tématu. Nejpravděpodobněji nebudete muset malovat podrobnosti o každém tématu.

Příklad agendy:

DENNÍ PROGRAM

1) pozdrav

2) Omlouvám se za nedostatek některých účastníků

3) Protokol předchozího EOS

4) Diskuse o otázkách na protokolu

5) Výroční zpráva předsedy EOS

6) Výroční zpráva tajemníka

7) Výroční zpráva finančního ředitele

8) Volba členů představenstva

9) Obecné otázky

10) Datum příští schůze

11) Zavření schůze

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 5

Pět. Zvýrazněte potřebný čas na přípravu dokumentů a zpráv. Čas potřebný k přípravě různých prohlášení, zpráv a dokumentů potřebných pro EOS, takže začněte předem.

Co nejdříve se postarejte o přípravu všech dokumentů a zpráv, pro které odpovídáte.

Připomeňte ostatním výboru Výboru pro přípravu informací, pro které reagují.

Mezi doklady, které budete potřebovat k přípravě, mohou být finančními zprávami a dalšími dokumenty o účetní závěrce, protokoly předchozích EOS, zprávy předsedy, tajemník a finanční ředitel.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 6

6. Mluvte se členy představenstva Rady. Pokud jsou v EEO diskutovány volby do Rady, měli byste najít možné kandidáty na příslušné příspěvky před schůzkou.

Promluvte si s kandidáty, o kterých máte na mysli, a zeptejte se, chtěl bych si vzít pozici.

Pokud žadatelé potřebují další školení, poskytněte jej.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 7

7. Všem účastníkům zaslat formální "oznámení schůzky". Postupujte podle statutu vaší organizace týkající se času a metody poštovního oznámení.

Možná budete muset pozvat sponzory, stálé účastníky, bývalé zaměstnance a další akcionáře nebo zapojit.

V oznámení, zpravidla musíte zadat datum, čas, trvání a místo konání EOS. Pokud se konají volby do Rady, bude nutné specifikovat.

Můžete zahrnout do oznámení o celé agendě schůzky nebo zmínit jedno nebo dva klíčové otázky. Zkontrolujte správný postup.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 8

osm. Připravit místo před schůzkou. V den EOS byste měli přijít do schůzky místo několika hodin dříve připravit halu.

Nezapomeňte, že někteří účastníci mohou přijít o 30 minut dříve. Snažte se připravit místa a osvěžující nápoje nebo občerstvení, než dorazí.

Část 2 z 3:

Druhá část: Promluvte si Agenda na schůzce

jeden. Řídit protokol. Zpravidla je tajemník zodpovědný za zachování protokolu, ale pokud tato organizace není tak, budete muset přidělit osobu, která zaznamená průběh EOS.

Zaznamenávat všechna rozhodnutí přijatá v EEO, zejména ty, které se týkají voleb a změn Listiny organizace.
Možná bude užitečné nahrávat jména a kontakty účastníků. To lze udělat, s žádostí o registraci při příjezdu.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 10

2. Pozdravte dárek. Otevřete formální pozdrav EEO, během něhož se ujistěte, že všichni účastníci distribuovali agendu a výroční zprávy.

Otevřete schůzku. Jako obvykle zavolejte celé jméno organizace a počet současných EOS (dvacátá druhá ročník valné hromady akcionářů, třicet deváté výroční valná hromada akcionářů a t.Ns.).

Pozdravit všechny účastníky a pokud existují, pojmenujte speciální hosty.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 11

3. Vyjádřete potřebné omluvy a lítost. Pokud někdo z členů představenstva nebo důležitých hostů chybí, můžete stručně uvést jejich jména po pozdravech.

Můžete také pozvat další účastníci setkání, aby se vyjádřili omluvu z tváře chybějícího.

Proveďte návrh postupu přijmout omluvu.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 12

4. Zkontrolujte protokol předchozí schůzky. Zkontrolujte, zda obdrží kopii protokolu loni EOS. Zkontrolujte, zda jsou všechny problémy vyřešeny, schválit protokol.

Pokud potřebujete provést změny nebo opravy, musí být provedeno před schválením protokolu.

Po hlasování o schválení protokolu musí předseda konečně schválit.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 13

Pět. Oznámit nové otázky. Témata související s protokolem předchozích EOS by měly být oznámeny ihned po jeho schválení.

Diskutujte o předmětech správně. V této době je zpravidla prezentovat problematické otázky a pozorování, takže procedurální návrhy mohou být nepovinné.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 14

6. Zprávy o přezkumu. Budete muset diskutovat o zprávách prezidenta nebo předsedy společnosti, tajemníka a finančního ředitele.

Přečtěte si a diskutujte o každé zprávě. Po pečlivém zvážení každé zprávy budete muset učinit návrh na procesní otázce schválit zprávu.

Během prezentace zprávy o finančním řediteli budete muset poskytnout účastníkům s finančními informacemi v loňském roce. To obvykle může činit finanční ředitel, ale některé organizace mohou potřebovat samostatnou stranu.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 15

7. Trávit volby, pokud plánujete. Pokud potřebujete vybrat nové členy Rady o EOS letošního roku, měli byste mít tyto volby, po zvážení zprávy, ale před projednány obecné otázky.

Připravte si potřebné materiály předem.

Zvažte průběh hlasování před schůzkou. Před hlasováním jasně a jasně vysvětlují postup.

Počítání hlasů by měly samostatnou stranu.

Protokol by měl uvádět, kdo nominoval kandidáty, kteří navrhli kandidáty a kdo je podporoval. Měli byste také určit počet hlasů, které každý kandidát skóroval, a kdo si vybral každou pozici.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 16

osm. Diskutovat o společných otázkách. Jedná se o nejnovější otázky, které jsou diskutovány na EOS. V této době účastníci zvyšují problémy, které vyžadují samostatnou pozornost.

Jako tato část sbírky druhu neformální, pravděpodobně nemusíte provést návrhy týkající se procesních otázek nebo hlasování.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 17

I. I. Nastavte datum příští schůzky. Pokud znáte datum a místo dalšího EOS, oznámte je na konci schůzky.

Pokud jste formálně, jste ještě neplánovali nic, přeskočte tento krok.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 18

10. Zblízka sbírka. Po diskusi o všech otázkách, deklarovat EOS uzavřené.

Část 3 z 3:

Část tři: Jak se setkat pohodlně

jeden. Podívejte se na lidi, kteří účastníci uvítali. Přiřaďte jeden nebo dva účastníky, kteří budou stát u vchodu a přivítají hosty, kteří přijdou.

Takže můžete udělat atmosféru přátelskou a teplou.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 20

2. Dát osvěžující nápoje. Alespoň se snaží poskytnout vodu všem přítomným, zejména pokud je schůzka dlouhá.

Lepší poskytnout účastníkům různými nápoji. Můžete vařit obě studené nápoje (voda, studený čaj a limonádu) a horké (čaj a káva).

V závislosti na denní době může být vhodné nabídnout lehké občerstvení, jako je sýr a sušenky.

Obrázek s názvem RUN AGM (výroční valná hromada) Krok 21

3. Pozvat hosta. Bude muset učinit neoficiální problém pro členy vaší organizace.

Host bude zpravidla vystupovat po diskusi o společných otázkách, ale před uzavřením schůzky. Pokud chcete, můžete ho požádat, aby vystoupil po oficiálním uzavření schůzky.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 22

4. Nabídka ceny. Volná loterie může stimulovat docházku. Placená loterie může stimulovat jak docházku, tak finanční podporu.

Můžete zařídit loterii 50:50, ve které polovina fondů se dostane do vítěze a poloviny organizací.

Další možností je loterie, kde můžete vyhrát košík s cenami.

Můžete stanovit podmínku, že pouze ty, kteří jsou na schůzce požádat o ceny.

Obrázek s názvem Spustit AGM (výroční valná hromada) Krok 23

Pět. Po schůzce uspořádat neformální setkání. Stimulovat lidi, aby se zúčastnili setkání, což formální část EEO co nejkratší. Po něm uspořádat neformální část, kdy budou účastníci schopni chatovat a mají dobrý čas.

Pokud vám rozpočet umožňuje organizovat oběd na konci schůzky. Můžete snížit náklady na oběd, na kterém každý něco přináší.

Pro organizace s menším rozpočtem by bylo realističtější zajistit bufet. Namísto poskytování nápojů a občerstvení během setkání čekejte na konec a pak slouží různé nealkoholické nápoje a víno s lehkým občerstvením.