Jak držet schůzku jako předseda

Údržba podniků, zejména v kancelářské atmosféře, vyžaduje spolupráci na určité úrovni. Například objektivní názor je často vyžadován k významným rozhodnutím a zkušenost mnoha lidí často vyžadují důležitou práci. Montáž je jedním ze způsobů strukturování a organizování spolupráce, ale bez jasného cíle a kontroly setkání může snadno zpozdit a stanovit se. Schopnost naplánovat, připravit a nezávisle trávit schůzku může hrát důležitou roli, pokud chcete, aby se vaše shromáždění přemýšlel a přinesl výsledky.

Kroky

Část 1 z 3:

Příprava pro shromáždění

jeden. Diskutujte o nadcházející setkání s těmi, kteří budou na něm přítomni. Když jste se dozvěděli, že musíte strávit nadcházející setkání, především byste měli strávit nějaký čas mluvit s lidmi, kteří budou na něm přítomni (zejména s vysoce postavenými a vlivnými lidmi). Zeptejte se jich, pokud nechtějí diskutovat o něčem konkrétním na schůzce. Vezměte prosím na vědomí své odpovědi a používat je jako průvodce při pořizování agendy.

Řešení otázky těm, kteří se zúčastní schůzky týkající se toho, co by chtěli diskutovat o setkání - to je chytrý pohyb, protože to nejen usnadní přípravu programu, ale také je zapojit do procesu ještě před schůzí. Lidé jsou více nakloněni navštěvovat schůzky a poslouchat, pokud vědí, že otázky budou zvýšeny, že mají důležitý pro ně.

2. Make up a distribuovat agendu. Agenda může být důležitou pomoc nejen pro předsedu shromáždění, ale také pro hosty přítomné na schůzce. Agenda obsahuje důležité informace - čas a místo schůzky a jména účastníků. A hlavní věc je také poznamenána údajnými tématy pro diskusi tak, aby se každý mohl připravit. Samostatné agendy před zahájením schůzky, čím důležitější setkání, tím dříve by mělo být provedeno.

Na svém pořadu jednání musí být uvedeno přibližné předpisy pro projednávání každého záležitosti. Přísný rozvrh, kompilovaný předem, vám pomůže mít schůzku podle plánu. Navzdory skutečnosti, že diskuse o některých bodech vaší agendy může být zpožděna (a některé - zrychlit), bude plán pro váš úkol mnohem snazší - budete moci dodržovat diskusi o každém záležitosti a provést příslušné úpravy.

3. Prozkoumejte problematované otázky a protokoly předchozích schůzek. Lidé, kteří jsou přítomni na setkání, si nemusí být vědom toho, co budete diskutovat: Někteří nebyly přítomni na předchozích setkáních, a jiní jen zapomněli. Být setkání se schůzkou, měli byste se seznámit s historií setkání. Snažte se mluvit s lidmi, kteří byli v předchozích setkáních, aby se seznámili s nevyřešené problémy, které lze dotknout na schůzi. Můžete také požádat o záznamy o předchozích sestavách od oficiálního operátora, abyste vypracovali plán.

Protokoly předchozích schůzek mohou sloužit jako důležitý zdroj, pokud jste předsedou shromáždění. Sčítání diskusy a rozhodnutí přijatých během předchozích schůzek, které vám pomohou poměrně rychle a snadno vstupovat do případu. S agendou můžete dokonce distribuovat důležité schůzky.

Obrázek s názvem Předseda Setkání Krok 4

4. Připravte si místo pro pořádání místa setkání předem. V den setkání byste měli ujistit, že místnost nebo hala, ve kterém chcete setkat, čisté, prezentovatelné a připravené k příchodu účastníků. Také se musíte ujistit, že všechny technické komponenty schůzky (prezentace, projektory, obrazovky, tak dále) fungují správně, a jsou plně připraveny pro použití - Zmatek s technologií může vést k tomu, že strávíte cenný čas a odchýlit se od určeného plánu.

Pokud používáte elektronickou prezentaci (například PowerPoint a tak), trvat minutu, chcete-li se vypořádat se zařízením dálkového ovládání nebo dálkovým ovládáním, které budete používat pro přepínání snímků. Není to za utrácet čas, zabývající se kontroly, pokud jej můžete utratit na diskusi o důležitých otázkách.

Část 2 z 3:

chovat se jako předseda na schůzce

jeden. Objevte schůzku. Když přijde jmenovaný čas a všichni účastníci schůzky budou shromažďovat (nebo alespoň všechny důležité postavy), věnujte pozornost každému ze zasedání v hale. Představte si jako předseda shromáždění a řekněte o tom, jaký účel je dané setkání strašidelné. Nastavte naplánované časové rámečky schůzky, informujte vše o odhadovaném čase schůzky - může zpoždění nebo jít rychleji, ale je lepší instalovat plánovaný časový rámec předem. Pomůže to uspořádat schůzku podle plánu. Pokud někteří účastníci nejsou navzájem obeznámeni, získejte minutu, abyste provedli rychlou volání a předloží důležité účastníky.

Všimněte si, že některé podniky a organizace mají přísný, regulovaný postup pro otevírání a pořádání schůzek. Například americká federace státních, sestavených a komunálních služebníků (AFSCME) používá systém nazvaný "Robert předpisy", který stanoví svolení zasedání kladiva a vysoce specifických pravidel pro podání a přijetí návrhů.

2. Přesuňte výsledek důležitých položek předchozích schůzek. Spuštění schůzek, které jsou součástí dlouhodobého nedokončeného projektu, měli byste stručně seznámit všechny účastníky v případě, řekl jim o projektu, rychle shrnout všechny důležité události nebo rozhodnutí přijatá na předchozích schůzkách. Ne všichni přítomní mohou být stejně dobře informováni o otázkách diskutovaných jako vy, tak, aby se schůzka byla dokonale a efektivně, je nutné rychle představit každého.

Pokud nechcete samostatně shrnout, může učinit oficiální tajemník nebo úředník, číst protokoly předchozích setkání, aby následovaly všechny formality při shrnutí.

Můžete si také přečíst důležité dokumenty a informační materiály, které se objevily k dispozici po předchozí schůzce.

Stojí za zmínku, že pokud se účastníkům distribuujete kopie protokolů / dokumentů, pak je přečtěte na milující hlas.

3. Umožnit významným účastníkům podat zprávu o stavu. Poté uveďte podlahu lidem s příslušnými informacemi, aby řekli účastníkům setkání o nových nebo nedávných událostech, ke kterým došlo od posledního setkání. Téměř to může být cokoliv. Například nové problémy, kterým čelí vaše podnikání nebo organizace, personální změny, vývojový vývoj, stejně jako změny ve strategii - to vše lze považovat za schůzi. Účastníci schůzky budou také chtějí slyšet o výsledcích všech konkrétních opatření přijatých z důvodu rozhodnutí přijatých na poslední schůzi.

4. Věnujte pozornost posluchačům pro nevyřešené problémy. Pokud existují problémy, které zůstaly nevyřešené nebo řešení, které nemohly být přijaty na předchozí schůzi, zkuste se s nimi vypořádat před přechodem na nové úkoly. Čím déle odložíte řešení starých problémů, tím méně účastníků schůzky budou chtít převzít odpovědnost za své rozhodnutí, a proto se snažte vyzvednout na zeď a vypořádat se s vyrovnanými nevyřešenými problémy během setkání. Obvykle nevyřešené otázky jsou označeny jako "nevyřešené" nebo "čekající až do příští diskuse" v protokolech předchozích schůzek.

V závislosti na atmosféře v týmu a pravidlech, ve vašem podniku nebo v organizaci může být zvláštní postup pro rozhodování. Je možné například, že účastníci schůzky by jednoduše měli jednoduše přijdou do jediného řešení většinové hlasování nebo si vybrat skupinu vysoce postavených osob, jejichž úkoly zahrnují přijetí všech řešení.

Stojí za zmínku, že některé otázky jsou příliš rozsáhlé vyřešit na schůzkách. Není třeba se dohadovat o vývoji dlouhodobých projektů, které ještě nejsou dokončeny. Ale stále vy musí Zvyšte řešení problémů nebo projektů, které potřebují.

Pět. Promluvte si o nových podnicích. Pak zvednout Nový Problémy, případy a otázky, které je třeba diskutovat. Důvody těchto problémů by se měly konat v událostech, ke kterým došlo po předchozí schůzce, stejně jako v současné době k dispozici. Snažte se dosáhnout účastníků specifických jasných řešení - čím více otázek necháte nevyřešené, nevyřešené záležitosti, které musíte rozebrat na další schůzi.

Obrázek s názvem Předseda Setkání Krok 10

6. Načíst výsledky schůzky. Když jste se dotkli věcí, které zůstaly v minulosti a co se děje nyní, platí čas na shrnutí všech účastníků na schůzce. Demontujte výsledky všech přijatých řešení, pokud je to nutné, uveďte konkrétní úkoly účastníkům schůzky, jejímž cílem budete očekávat další schůzi.

Tento klíčový bod je vaše poslední šance, abyste se ujistili, že všichni opustili úmyslnou halu, kteří obdrželi přesnou představu o vašich projektech a co se od něj očekává.

Obrázek s názvem Předseda Setkání Krok 11

7. A konečně položit základ pro příští schůzi. Nakonec řekněte všem, co by se měly očekávat od následujícího setkání, a pokud jste ji již začali plánovat, hlasem odhadovaného místa pro něj. Účastníci schůzky pak pochopí, že existuje neustálé spojení mezi projekty a rozhodnutími a mají čas se pohybovat vpřed nebo provádět úkoly před nimi.

Všimněte si, že Dostupnost Plán příští schůzky není nutně, pokud na svém zasedání vymyslel všechny minulé a současné otázky. Ale jestliže existuje ještě dostatek nevyřešených záležitostí, a chcete si být jisti, že budou diskutovány v budoucnu nebo chcete sledovat vývoj některých projektů, pak může být lepší připravit půdu předem.

Část 3 z 3:

Výkon

jeden. Vedl diskusi, ale nezabírá dominantní postavení. Jednou z povinností předsedy shromáždění, kterou jste - podpořit diskusi a následovat, že to jde podle plánu. Vy ne musí uložit svůj názor na každou otázku nebo diskutovat o diskusi o přesné grafice. Být flexibilní. Dovolte mi účastníky schůzky svobodně vyjádřit a zvýšit nové otázky k diskusi, i když nebyly na trhu na trhu. Můžete jemně změnit průběh diskuse nebo změnit předmět k diskusi o diskusi o plánu, ale neměl by zasahovat do maličkost. Koneckonců, vykonáváte společné cíle.

Během schůzky pečlivě následujte, aby se odchýlil od agendy. Pokud jste pozadu, možná budete muset chybět nějaké dotazy nebo odložit je později ušetřit čas. Nebojte se to udělat, pokud Diskutovaný Otázky jsou opravdu důležité.

2. Přilákat všechny účastníky, aby diskutovali. Být předsedou shromáždění, musíte poskytnout otevřenou a plodnou diskusi. Pokud jste si všimli, že někteří účastníci s informacemi, který je důležitý pro diskusi o otázkách, skóroval vodu v ústech - mluvit je. Nemusíte je kontaktovat přímo, jen řekněte něco jako "Myslím, že expertní hodnocení pana Smitha je zapotřebí - je to skvělý způsob, jak zapojit pasivní účastníky schůzky v diskusi.

3. Ujistěte se, že každý chápe, o čem to je. Může být pro vás obtížné, abyste si pamatovali, že ne všichni lidé přítomni na schůzce mají stejné zkušenosti a znalosti týkající se diskutovaných otázek. Aby se ujistil, že všichni účastníci setkání produktivně strávili svůj čas, měli byste stručně stanovit komplexní otázky nebo témata v jednoduché podobě, kdy mluvíme. Méně informovaných účastníků schůzek bude nepochybně ocenit takový krok.

4. Nedodržujte komplexní ani delikátní otázky. Pokud příslušný předseda nebere svou kontrolu, budou schůzky vysoce neproduktivní. Snažte se ujistit, že každá důležitá otázka byla zvýšena. Neumožňují účastníkům posunout odpovědnost za ostatní nebo vymyslet směšné výmluvy týkající se problémů, které nebyly pokryty. Snažte se je vyzvednout na zeď a dosáhnout odpovědí na tyto otázky, které nikdo nechce zvýšit. Navzdory skutečnosti, že to může pochutnat na všem účastníkům, podobné jemné otázky vyžadují přesnou odpověď tak, aby schůzka prošla co nejúčinněji.

Ujistěte se, že jsou konfigurována důležitá řešení (pokud máte oficiální dělníky nebo protokolisty, sběrují je plnění tohoto úkolu). Pokud chcete provést práci odpovědět na komplexní otázky, je nutné se ujistit, že přijaté odpovědi budou správně nakonfigurovány.

Pět. Sledovat čas. Schůzky nejsou marné, mají špatnou pověst - mnoho lidí zvažuje jejich ztráta času. Že vaše sbírka není zpožděna, být předsedou, musíte zajistit, aby se diskuse nestála na místě. Nebojte se odložit nějaké drobné otázky nebo diskuse o později, pokud vidíte, že schůzka pokračuje déle, než jste očekávali. Buďte připraveni na letu, abyste změnili svůj harmonogram, abyste se ujistili, že jste neudělali vzácný čas, nikomu jeho účastníků.