Jak udržet schůzku

Kroky

2. Pro každý člen představenstva připravte speciální balíček, který obsahuje: Oznámení o schůzi, protokolu předchozí schůzky, seznam kontaktních informací, tak, který bude předložen na schůzi (například analýzy a rozpočtové zprávy). Pokud jsou informace důvěrné, pak ji vyjadřují pouze v případě, že se na něm vyskytuje konverzace (v některých případech) a hosté opustí místnost.

3. Zajistěte, aby vaše ruka měla příslušenství pro psaní materiálu, se kterými můžete pracovat nejvíce pohodlně, například: Poznámkový blok, složka, notebook nebo hlasový záznamník.

4. V den zasedání se ujistěte, že všichni účastníci mají psané příslušenství, odznaky (v případě potřeby) a nealkoholické nápoje.

2. Napište si důvod pro schůzku, například: Čtvrtletní zasedání členů představenstva nebo výroční volby úředníků.

3. Musí být uvedeno:

4. Určete počet účastníků potřebných pro kvorum a zda to bylo numerické.

Pět. Zapište si výsledky přijetí, revize nebo odmítnutí protokolu posledního zasedání.

6. V případě potřeby proveďte změny v předchozích protokolech.

7. Zvuková aktuální otázky z předchozího protokolu a zaregistrujte průběh diskuse, výsledky hlasování nebo obecný výsledek.

osm. Zahrnout jakékoli jiné hlasování v protokolu, volbě úředníků například, jakož i počet hlasů "pro", "proti" nebo "zdržené". S výjimkou těch, kteří se zdrželi, nemusí nutně nahrávat jména lidí a jak hlasovali. Uveďte důvodem pro jakékoli odmítnutí účastnit se hlasování a někdo opustil halu během tohoto hlasu.

devět. Udělejte si seznam položek agendy a ponechte volný prostor pro psaní poznámek.

10. Udělejte si poznámky o diskusi o problematice programu Agenda a co a kterým byl řekl během něj.

jedenáct. Seznam všech aktuálních otázek, které byly diskutovány během setkání, stejně jako lidé, kteří budou muset mluvit na příští schůzi.

12. Všimněte si některých diskusí o otázkách, které nestály na pořadu jednání, a kdo se jich zeptali, stejně jako výsledky těchto diskusí.

13. Určete výsledky těchto řešení, která byla navržena pro přehodnocení, aktualizaci nebo hlasování. Oficiální rozhodnutí bude prezentováno ve formě samostatného dokumentu.

čtrnáct. Zadejte datum a čas příští schůzky.

patnáct. Všimněte si, že zasedání bylo oznámeno většinovým rozhodnutím nebo jednomyslným rozhodnutím. Určete čas ukončení schůzky.

2. Zvýrazněte všechny výsledky hlasování, položky a rozhodnutí agendy.

3. Mluvte kopiemi protokolu co nejdříve všem účastníkům na schůzce, aby získali zpětnou vazbu od nich o jeho obsahu. Pokud nebyly navrženy žádné změny, vytvořte protokol oficiálně, a pak jej umístěte do speciální složky pro firemní setkání.Distribuují kopie konečné verze protokolu všem účastníkům schůzky a těch, kteří na něm chybí.

• Pokud je něco nepochopitelné, okamžitě zeptejte se příslušných otázek tak, aby byl průběh diskuse zaznamenán správně. Abyste mohli požádat jakékoli vysvětlení, nemusíte čekat, až nakreslete návrh protokolu.
• Rozhodnutí a výsledky hlasování musí být uvedeny v protokolu, ale jejich kopie by měly být také uchovávány v samostatné složce v místě chráněném před vodou a dalšími faktory. S touto složkou by měly být také uloženy elektronické kopie.
• Nesnažte se zaznamenat každé slovo během setkání: Napište Obecně o tom, co bylo řečeno. Po dokončení protokolu můžete plně odhalit průběh diskuse.
• Pravidla vaší společnosti mohou zakázat používání elektronických komunikací. Nyní se nachází docela vzácné - to vše závisí v době, kdy byla pravidla napsána, a zda byly v posledních letech revidovány. Proto před tímto způsobem komunikovat se účastníky schůzky, ujistěte se, že nic neporušete. Můžete také navrhnout pozměnit toto pravidlo, pokud jsou beznadějně zastaralé.

• Buďte opatrní, když poskytnete návrh protokolu k účastníkům schůzky, aby ho zvážili a zkontrolovali, protože jim dává možnost změnit vše, co řekli. Když je protokol úplně dokončen, ujistěte se, že každý je známý o jakékoli změně uvedené v něm: informace budou interpretovány správně a nikdo nebude zavádějící.

• Skládačky
• Příslušenství pro nahrávání materiálu (notebooky, tužka nebo pero, notebook nebo hlasový záznamník)
• Badi, pokud potřebují
• Balíčky obsahující všechny informace potřebné k setkání
• Poznámkové bloky a rukojeti / tužky pro účastníky
• Studené nápoje