Jak strávit událost

Kroky

2. Dejte si před sebe. Co přesně Chcete dosáhnout? Ne že počet lidí, které očekáváte, ne skutečnost, že událost se ještě stane - co chcete získat jako výsledek? Vyjít 5 lidí v nové části vaší organizace? Vydělat 1 000 dolarů? Změnit světviev? Integrovat lidi?

3. Sbírejte dobrovolníky. Je nutné sbírat dobrý tým, s různými dovednostmi. Mohou pomoci ve všem, od tréninkových plánů a rozpočtu, před vytvořením pozvánky a plakátů, hosty hostů a vykonávat špinavou práci na čištění na konci akce. Jinými slovy, vám pomohou realizovat všechno. A pokud můžete, přijměte důvěryhodné dobrovolníky!

4. Připravit rozpočet. Všechny možné výdaje, příjmy, sponzory a nepředpokládané náklady by měly být zohledněny. Pokud nemáte kompilovat rozpočet, pak se nakonec ocitnete s balíčkem příjmů, prázdnou peněženku, a ne mít myšlenku, že se to stalo. Být realistický od prvního dne, takže ne čelit překvapení v den!

Pět. Rozhodnout s časem a místem. Tohle je hlavní Aspekt, pokud jde o vaši akci. Jaký čas a místo bude lidem říkat: "Ano, půjdu tam!"? Musíte si vybrat čas, kdy je vše zdarma a místo s výhodnou polohou. A něco, co si můžete dovolit objednat!

6. Přemýšlejte o logistice. Logistika pro všechno. Že parkování bude přítomno? A co přístup pro osoby se zdravotním postižením? Co můžete udělat s velikostí vašeho prostoru? Jaké vybavení potřebujete? Jaké další věci (minerální voda pro lektory, štítky, brožury) budete potřebovat, že přidat další výdaje? Kolik lidí potřebuje použít tak, aby bylo vše skutečně projelo hladce?

7. Přemýšlet o marketingu a reklamě. I když jste v dobrém období, připravte projekt plakátu. Musí to zahrnovat přede-datum, čas, místo, hlavní host, jméno akce, a téma nebo slogan událostí. Protože je příliš brzy, nemůžete s ním spěchat - ale je nejlepší nakreslit předběžnou verzi, abyste viděli, jak to všechno vypadá!

osm. Organizovat sami sebe. Je možné, že se cítíte teď jako fretka, která právě odřízla hlavu. Povzdechněte a otevřete znaménko Excel. Připravte si předběžný rozvrh událostí v průběhu akce. Udělejte několik tabulek organizovat své myšlenky. Nyní se může zdát zbytečné papírové práce, ale za dva měsíce budete velkoryse děkuji v minulosti pro obezřetnost.

2. Seznamte se s vaším týmu. Schválit svůj rozpočet, plán a všechno ostatní s členy týmu, stejně jako s orgány dohledu. Právě teď - správný čas zjistit všechny otázky. Zná každý zná své povinnosti? Jak se týkají různých problémů a problémů?

3. Distribuovat práci v různých lidech a umožnit zkušené osobě koordinovat všechny činnosti. Pokud je událost mega-událost, nechte různé lidi koordinovat různé události pod vedením jedné osoby. Členové týmu musí věřit vůdce.

4. Ujistěte se, že všechny webové stránky spojené s událostí jsou aktualizovány. Pravděpodobně ho rozsvítí na Facebooku a Twitteru, ale je zde také obrovský počet dalších webových stránek, které můžete použít, a pomohou vám říct všem o akci. Eventbrite, evite a setkání - tři nejvíce autoritativní, což přichází na mysl. Pokud jste o nich ještě neslyšeli, procházejte na internetu právě teď!

Pět. Sbírejte sponzorství a další zdroje finančních prostředků z delegátů. Během nadcházejících týdnů bude mnoho výdajů a nepotřebujete všechny, aby byly pokryty kapsou! Sbírejte alespoň některé finanční prostředky na pokrytí počátečních výdajů - je možné pronajmout místo konání, vybavení, dodavatele? Některé z těchto lidí / firem / produktů mohou muset zaplatit ještě před zahájením akce.

6. Podporovat událost. Připravte brožury, vydejte reklamy, informujte o médiích, odeslat e-mailovou poštou, telefonní hovory, odesílat zprávy do skupin v sítích a navštívit potenciální účastníky a sponzory. Jak jinak lidé zjistí, že přijdou? Ujistěte se, že informace, které poskytují, jsou naprosto kompletní, zanechávají uzavřené pouze několik otázek - lidé musí na konci trochu intrikovat!

7. Sbírejte vše, co potřebujete pro tuto událost. Tyto subjekty mohou zahrnovat medaile, hry, suvenýry, ceny nebo certifikáty. Existuje mnoho z nejrůznějších malých věcí a ozdob, které mohou jít bez nepozorovaného oka, ale znáte každou trysku, odlehlé místo a vše, co je vyplní. A nezapomeňte na stoly, židle, zvukové vybavení, talíře, ubrusy a všechny důležité hlavní věci!

osm. Zařídit souhlasit Všechno. Souhlasíte na fotografii a fotografování videa. Souhlasíte s dopravou pro hosty. Souhlasíte s potravinami pro čištění brigády. Seznam může pokračovat v pokračování, ale jinak si nikdy neorganizujete svou akci!

devět. Připravit kontaktní plech. Budete potřebovat všechna potřebná čísla, adresy a e-mailové adresy členů týmu. Také, dělat podobný seznam VIP a všech dodavatelů zboží a služeb. Pokud někdo nepřijde nebo pozdě, bude to seznam, ke kterému budete kontaktovat.

10. Navštivte místo konání členy týmu. Zkontrolujte, zda objekty a rychlé parkování, toalety, šatny, uspořádání, různé vstupy a výstupy. Podívejte se na blízká místa, kde můžete vytvořit fotokopie, zavolat a koupit vše, co potřebujete v případě nouze. Obecně se podívejte na celé území a musíte ji znát jako pět prstů.

2. Proveďte nejnovější šek pro každou položku se svým týmem. Ujistěte se, že jste přenesli informace všem o tom, jak se dostat na místo a čas. Poslední věc, kterou potřebujete, je celý váš tým zavolal současně v den akce a měl zájem, kde, zatraceně, zadní dveře.

3. Zkontrolujte všechny pozvánky a odpovědi. Vytvořte tabulku se seznamem pozvaných a vypočítat jejich číslo. Pro většinu událostí potvrdil počet lidí ne představuje počet lidí, kteří skutečně přišli. Můžete se setkat s tím, že 50 lidí potvrdilo, že přijdou, ale nakonec bude 5 nebo 500. Proto, i když potřebujete vědět toto číslo, ale také se připravit k vyrovnat se s libovolným rozsahem!

4. Jděte do objektu a zkontrolujte, zda je vše připraveno. Hala je čistá a dostupná? Je instalována všechna elektronická zařízení a zdá se, že to, co funguje? Můžete přednastavit nějaký druh zařízení v případě potřeby? Zda personál vypadá dostatečně připravit?

Pět. Udělejte sady pro účastníky. Tato sada může obsahovat láhev vody, bar, papír pro záznamy, rukojeť, brožuru a všechny informace, které mohou být zapotřebí. Dobrý nápad se také zapne malé suvenýry. To je pěkný dotek, který opravdu přesvědčí lidi, že se jedná o promyšlenou, organizovanou akci. A to bude mít pocit, že jsou oceňovány!

6. Udělat jezdec. Tento výpis všech potřebných informací seřazených podle času a / nebo pokoje. Připravte si pamětní plán pro důležité události. Formát závisí na vás. Snažte se snížit informace v tom minimálně k čtení.

7. Proveďte kontrolní seznam věcí, které potřebujete vzít s sebou. Jak by bylo hrozné, pokud jste už tam, všechno je na místě, Všechno Tam a pochopíte, že jediná věc, která není - je 12 000 šálků, které jste zapomněli doma? Nepříjemná situace. Jen jsi zkažený. Proto se proveďte kontrolní seznam, dvakrát zkontrolujte a přineste vše, co potřebujete!

2. Nainstalujte vše. Uvnitř a mimo. Potřebujete balóny na poštovní schránce? Plakát v rohu? A na dveře a chodbou? Pokud hosté budou muset putovat na skutečně labyrint, tím více známek, tím lépe.

3. Ujistěte se, že lidé, kteří mají význam vědět, co se děje. Pokud je reproduktor zpožděn, musíte zatáhnout čas. Pokud jídlo trvá více času, než bylo vypočteno, měli by být varováni o změnách v harmonogramu. Velmi vzácně aktivity procházejí přesně tak, jak bylo plánováno - takže pokud se odehráváte z kurzu, ujistěte se, že jsou metody připojení otevřené.

4. Dělat fotky! Chcete si pamatovat něco pro sebe. A lidé budou ohromeni, vidět někoho, kdo chodí s fotoaparátem. Věnujte pozornost sponzorem protahování, vaše strie, vchod, recepční tabulka tak dále. Můžete je použít příští rok!

Pět. Dát distribuce materiálu. Pravděpodobně jste vysadali něco v hosty hostů a chtěli, aby odejdou, přemýšlet o tom, přemýšlel o něčem nebo čekat na nějakou akci. Tak vařit brožury nebo cokoliv jiného, ​​co by s nimi mohli vzít pro osobní použití po Události.

6. Odstraňte místnost! Zkontrolujte elektrické čítače, odstraňte úseky, tabulky a tak dále. Musíte opustit místo ve stejné podobě, jak to bylo původně - zejména pokud jste za to zaplatili a chcete se vrátit. Mohou nabíjet desku, která se bude vyhnout v jiných případech. Sdílejte práci tak, aby to jde tak rychle, jak je to možné co nejrychleji.

7. Postarejte se o všechny povinnosti po události. V závislosti na vaší akci se mohou lišit od absolutně nic na dlouhý seznam díků a příjmů. Zde je několik nápadů, proč začínáte:

osm. Uspořádat následný zvážení ve formě schůzky, aby se všechno vykonalo. Po výše uvedeném a udělal to, co byste udělali jinak? Co fungovalo a co bylo neúspěšné? Rozhodli jste se někdy zorganizovat podobnou akci znovu? To, co jste se naučili?

• Různé organizační práce jsou podobné různým profesním povinnostem. Práce s účty a rozpočtem je podobná finančním prostředkům, poselství delegátům a pozvání k účasti je podobná práci na marketingu, manažerský tým je podobný správu personálu společnosti, práce s dopravou připomíná práci logiky, Akce je podobná výrobním činnostem, založení dobrých mediálních vztahů je podobné PR.
• Seznam dokumentů (a tak dále) vařit

• Rozpočet
• Harmonogram událostí (graf každého programu v akci)
• Pozvání
• Seznam pozvaných
• Akční plán
• Dočasný rámec (plán dokončení práce)
• Materiály pro tiskovou konferenci
• Mluvený projev
• Seznam účastníků
• Srovnávací záznamy (spolu s řeči řeči)
• Denní program
• Plán za minutu
• Seznam komunikace (mobilní čísla pořadatelů)
• Seznam věcí, které musíte přinést
• Kontrolní seznam práce, která je třeba udělat
• Zpráva o události (pro média a další)