Jak napsat obchodní dopis svým zákazníkům: 10 kroků

Máte-li svůj vlastní podnik, pak budete pravděpodobně muset psát obchodní dopisy našim zákazníkům. Cíle mohou být různé: upozornění na nové události nebo podmínky, odpovědi na stížnosti zákazníků společnosti. Bez ohledu na příčinu dopisu je důležité vždy udržet profesionální tón a obchodní styl.

Kroky

Část 1 z 2:

Formát obchodního dopisu

jeden. Použijte profesionální klobouk. Obchodní dopis představuje vaši společnost. V tomto ohledu musí mít dopis odpovídající zobrazení. Nezapomeňte také použít logo společnosti nebo značku.

Můžete vytvořit čepici písmene pomocí hotových barevných šablon Microsoft Word. Použijte skutečnou firemní logo nebo značku.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 2

2. Otevřete textový editor. Všechny obchodní dopisy společnosti by měly být vždy vytištěny na počítači.

Vytvořte nový dokument a nastavte pole 2,54 centimetrů.

Použijte písmo s SERIFS, jako je Times New Roman, Gruzie nebo Arial. Velikost písma musí být ne více než 12, ale ne menší než 10. Velikost typu nebo písma by neměla být špatná pro ovlivnění čitelnosti.

Použijte jednotný interval firmy.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 3

3. Upravte tvar bloku. Bloková forma - nejběžnější formát obchodních dopisů. Také je také snazší konfigurovat a následovat. Každá položka je zarovnána na levý okraj a je oddělena jedním intervalem. V pořadí z horní části stránky by měly zahrnovat následující položky:

Dnešní datum nebo datum odeslání dopisů. Nezapomeňte zadat datum, protože se používá k zohlednění odesílatele a příjemce, jakož i na právní účely. Určete přesné datum.

Adresa odesílatele. Toto je vaše adresa ve standardním formátu. Pokud je adresa již zadána v záhlaví dopisu, může být tento krok přeskočen.

Odchozí adresa. Určete název a adresu příjemce dopisu. Můžete použít odvolání "pan" nebo "Madam". Takže, pokud je Nina Serov příjemcem, pak můžete psát jako "paní Nina Serov" a "Nina Serov".

Pozdravy. Můžete psát "drahá paní Serov" nebo "Dear Nina Serov". Pokud si nejste jisti, kdo číst dopis, psát "milý Pane". Existuje další možnost "pro pozornost všech zúčastněných stran", ale mělo by být ponecháno na extrémní případ, kdyby adresát není znám.

Základní část dopisu. Tato část bude podrobněji přezkoumána v další části.

Závěrečná část a podpis. Psát: "S pozdravem", - nebo: "Nejlepší přání".

Část 2 z 2:

Jak napsat obchodní dopis

jeden. Určete cílovou publikum. Tón dopisu musí vždy zůstat profesionální, bez ohledu na publikum, ale volba slov a jazykových prostředků závisí na adresátovi dopisu. Pokud je dopis určen pro personální oddělení jiné společnosti, měl by být použit více oficiální jazyk. Při kontaktu se specifickým klientem se můžete uchýlit k neformálnímu a jednoduchému jazyku.

To vám také umožní vyhnout se nedorozuměním. Nepoužívejte podmínky, které jsou nepochopitelné pro čtenáře. Například zákazníci nemusí znát zkratky, které se používají pro prostorový program ve vaší společnosti, takže je nepoužívejte v dopise.
Nejdůležitějším pravidlem obchodního dopisu - text by měl být jasný, stručný a zdvořilý.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 5

2. Zadejte účel dopisu v prvním řádku. Myslet na účel dopisu. Chcete říct nové adresové kancelářské adrese? Připomeňte zákazníkovi o dluhu? Odpověz na stížnost?Pamatujte si to, když potřebujete udělat první nabídku dopisu. Nepoužívejte rozmazané znění a okamžitě přejděte na dno.

Napište první osobu, pokud vyjadřujete svůj názor jako vlastník společnosti. Napište z druhé osoby, pokud se obrátíte na jméno společnosti nebo organizace.

Použijte jednoznačné prohlášení jako: "Tímto informováním", - nebo: "Tímto způsobem chtějí znát následující". Napište z první osoby Pokud kontaktujete jako vlastníka společnosti, jako je: "Chci vás kontaktovat," - nebo: "Nedávno jsem se mi stal známý ..., Proto bych rád ... ".

Například vy (vlastník společnosti) chcete informovat Nina Serrovoy o dluhu za jeden měsíc. Začněte ten dopis takto: "Chci vás informovat, že od března 2015 je ve vašem účtu zadluženost".

Pokud jste zaměstnanec společnosti a odpovězte na stížnost klienta o kosmický program vaší společnosti, a pak začít takto: "Dostali jsme vaše komentáře ohledně našeho kolonizačního programu Marsu".

Někdy musíte informovat čtenáře, že vyhrál v soutěži nebo obdržel místo ve vzdělávací instituci. Začněte tak: "Jsem rád, že budu informovat ...", - nebo: "Rád bych hlásil ...".

Pokud potřebujete informovat nepříjemné zprávy, začněte s takovou frází: "Informujeme vás ..." - nebo: "Po pečlivém zvážení bylo rozhodnuto ...".

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 6

3. Použijte platný slib. V oficiálním řeči se často používá přetrvávající vklad, ale může znění dopisu dopisem monotónním nebo nepochopitelným. Skutečný vklad vám umožní předložit informace rozhodujícímu tónu.

Příkladem utrpení: "Jaké kroky mohou být přijaty?"V tomto případě nejsou kroky performerem akce, ale zažívá.

Příklad platného slibu: "Jaké kroky můžeme udělat?"V tomto provedení je použit platný vklad, který vám umožní jasně a jasně vyjádřit myšlenku.

V době, utrpení vklad vám umožní sdělit si myšlenku a ne přitahovat příliš mnoho pozornosti na chybu nebo nevzhlednou skutečnost. Použijte jej pouze v tomto případě. Skutečný vklad je obvykle výhodnější.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 7

4. Zkontrolujte předchozí události nebo komunikaci s čtenářem. Možná jste již dříve hlášli Nina Serovy o dluhu. Čtenář by mohla vyjádřit svou nespokojenost s vaším prostorovým programem na poslední konferenci. Pokud jste již mluvili, tuto skutečnost připomněli. Čtenář bude schopen obnovit důležité detaily v paměti a váš dopis bude mnohem důležitější a naléhavější.

Použijte fráze jako: "Podle předchozího dopisu od ...", "Děkuji za včasnou platbu minulý měsíc," - nebo: "Byli jsme rádi, že jsme slyšeli vaše konstruktivní komentáře na konferenci v květnu".

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 8

Pět. Kontakt nebo navrhnout pomoc. Určete pozitivní tón dopisu pomocí zdvořilé požadavky nebo nabídnout pomoc ve formě spolupráce.

Řekněme, že jste vlastníkem společnosti a chcete přesvědčit zákazníka, aby zaplatil dluh. Použijte frázi: "Budu vděčný za vaši pomoc a okamžitou platbu"

Pokud píšete jménem společnosti, pak použijte frázi: "Rádi bychom uspořádali osobní setkání s naší hlavou personálu pro vás.".

Také nabídnout odpovědět na všechny možné otázky a rozptýlit Doubts Reader. Příklad: "Budeme rádi odpovědět na některý z vašich dotazů nebo dávkování pochybností o platbě," - nebo: "Chcete zjistit další podrobnosti o našem programu?"

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 9

6. Dokončete dopis. Použijte volání na akci z vaší strany nebo na straně klienta. Může to být požadavek na splácení dluhu o stanovenou dobu nebo nabídku uspořádat schůzi s klientem.

Napište návrh s nadějí pro komunikaci v budoucnu: "Budeme rádi, že se s vámi setkáme na rozpočtové schůzce příští týden," nebo: "Rádi s vámi projednáme všechny tyto aspekty podrobněji při setkání v naší kanceláři".

Určete, zda jsou dokumenty připojeny k dopisu. Přidat frázi jako: "Posíláme vám účet za poslední měsíc," - nebo: "Kopie prostoru je připojena k dopisu".

Na konci použijte konečnou frázi. Zákazníci jsou nejlepší psát: "S pozdravem" - nebo: "Nejlepší přání".

Použijte formulaci "s úctou" na oficiálních dopisech k neznámým lidem.

Napište: "Všechny zboží", pokud jste obeznámeni nebo spolupracujete s osobou.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis zákazníkům Krok 10

7. Opravte chyby. Správný návrh a znění nebude hrát žádnou roli, pokud se v dopise setkávají gramatické chyby!

Pokuste se najít všechny případy utrpení a provést odpovídající změny.

Věnujte pozornost dlouhým a nepochopitelným nabídkám. V obchodním dopisu je norma "lepší méně, ano lepší", proto by z dlouhých vět měly být odmítnuty.

Tipy

Vytiskněte písmeno na neoznámený formát papíru A4. Při odesílání poštou, složit dopis třikrát a vložte do standardní obálky.