Jak napsat obchodní dopis -

Potřebujete psát obchodní dopis profesionálně a efektivně? Většina obchodních dopisů odpovídá zavedenému a snadno se naučte formát, který lze snadno přizpůsobit jakémukoli typu obsahu. Obchodní dopis by měl vždy obsahovat datum, informace o odesílateli a příjemci a několik textových odstavců. Využijte následující příručky pro psaní dopisu (upravte jej v případě potřeby, aby dopis odpovídal normám přijatým ve vaší společnosti).

Kroky

Metoda 1 ze 4:

Začátek psaní

jeden. Proveďte jisté znalosti správného formátu dopisu. Bez ohledu na obsah vašeho dopisu musíte dodržovat několik obchodních norem definujících vzhled dopisu. Obchodní dopisy musí být hodnoceny pomocí společných fontů, jako je Arial nebo Times New Roman. Využijte blokové členění textu (podle odstavců) - to znamená, že spusťte nový odstavec z dvojitého stisknutí tlačítka "vstup" (Enter), to je bez použití odstavce.

Pokud tiskárnu vytisknete v tiskárně, zvažte tiskové příležitosti na značkové podobě. Logo a kontaktní informace vaší společnosti poskytnou váš dopis více solidním zobrazení.
Musí být také napsány e-obchodní dopisy pomocí společných písem. Při psaní obchodního dopisu byste neměli používat taková písma, která napodobují ručně psaný rukopis, stejně jako jiné barvy, kromě černé a bílé.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis krok 2

2. Zahrnout informace o vaší společnosti. Zadejte název vaší společnosti a její adresu a každá část adresy by měla začít s novým řádkem. Pokud pracujete sami nebo máte nezávislý dodavatel, pak namísto názvu společnosti (nebo nad ním) zadejte své vlastní jméno.

Pokud vaše společnost sklizená značkové mezery, můžete je používat místo svého jména a adresy společnosti.

Pokud vy vytočíte adresu, pak ji umístěte v horní části stránky a zarovnejte se na pravé nebo levé okraj (v závislosti na předvolbách ve vaší společnosti).

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 3

3. Zadejte datum. Profesionálové naznačují datum úplně. Například napište "1. dubna 2012", nebo "1. dubna 2012". Datum by mělo být vyrovnáno na levém okraji a umístěno více řádků pod adresou odesílatele.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 4

čtyři. Zadejte kontaktní informace příjemce. Napište celé jméno příjemce, název (je-li přijatelný), jméno společnosti a adresa je tato informace by měla být umístěna v tomto pořadí a každá část by měla začít s novým řádkem. V případě potřeby zadejte identifikační číslo. Kontaktní informace o příjemci by měly být umístěny několik řádků pod datem (zarovnání na levý okraj).

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 5

Pět. Rozhodněte se s výběrem pozdravů. Pozdrav je důležitým ukazatelem respektu a jaký druh pozdravu používáte, ať už znáte osobu, která píšete (a jak dobře to víte), stejně jako formální úroveň vašeho vztahu. Věnujte pozornost následujícím možnostem:

Napište "Zúčastněné strany", pouze V případě, že nevíte, kdo přesně píšete.

Pokud neznáte příjemce dost dobře, pak možnosti "Drahý / respektován" - jsou bezpečná volba.

Můžete také zobrazit například název / pozici příjemce a příjmení "Drahý Dr. Ivanov".

Pokud znáte příjemce dost dobře, a oba užíváte neformální komunikaci, můžete například zadat pouze (první) název adresáta "Drahá Anno".

Pokud neznáte polovinu příjemce, zadejte například název a iniciály, například "Guk K.S."

Nezapomeňte dát čárku po pozdravech nebo dvojtečku po slovech "ti, kteří se mohou týkat".

Metoda 2 ze 4:

Obsah písmen

jeden. Vyzvednout správný tón. Jak říkají, čas je peníze, takže většina podnikatelů nechce ztrácet čas. V důsledku toho by tón vašeho dopisu měl být stručný a profesionální. Váš dopis musí být přečten rychle, takže okamžitě pokračujte v podstatě věci, ponechat stručné připomínky v prvním odstavci. Například můžete vždy začínat slovy "Píšu tě ...", a pak pokračovat v rozvoji tématu.

Nevkládejte dopis do barevných přechodů, hlasitých slov nebo dlouhých, navíjení nabídky - Vaším úkolem je přenášet zprávu tak rychle a jasně, jak je to možné.
Abyste zmenšili text, musíte se vyhnout pasivním slibům, také zkusit neuvádět podstatu příliš tendenční.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis krok 7

2. Pište jasně a stručné. Příjemce musí pochopit přesně to, co se snažíte sdělit mu. Příjemce bude rychle reagovat na obsah dopisu pouze v případě, že význam dopisu je jasný krystal. Zejména pokud v důsledku čtení dopisu očekáváte příjemcem nějaký druh výsledku nebo akce, pak určitě uveďte v dopise toho, co chcete. Vysvětlete svou pozici tak, jak je to možné.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 8

3. Pokud je to nutné, buďte více mluvit. Dopisy jsou napsány lidmi a lidmi. Pokud je to možné, vyhněte se formalitám - nebudete schopni budovat dobré vztahy s pomocí neosobních, opakovaných a dopisů. Mělo by však být refrakted od mluveného jazyka nebo slangu: taková slova jako "víš", "Myslím" nebo "Chtěl". Držet se obchodního tónu, ale být přátelský a užitečný.

Pokud znáte příjemce dobře, bylo by úžasné, kdybyste přidali několik přátelských řad s dobrými přáními.

Přemýšlejte před tím, než přecházíte na osobní vztah. Někdy obchodní vztah je opravdu v hodnotě zředit s malým množstvím humoru, někdy je lepší, aby si vybral ve prospěch opatrnosti místo vtipu.

S největší pravděpodobností, účelem vašeho dopisu je přesvědčit příjemce, aby něco udělal: změnit názor, opravit problém, odesílat peníze nebo přijmout opatření. Představit podstatu vašeho případu.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis krok 9

čtyři. Být zdvořilý. I když oslovíte stížnost nebo psát s úzkostí o nějakém problému - stále můžete být zdvořilý. Dejte se do pozice příjemce a nabídněte vše možné, aby se jeho část (v rozumném), aby se podíval do jeho očí jako laskavých a užitečných.

Obrázek s názvem napsat obchodní dopis krok 10

Pět. Shrnout. V posledním odstavci je nutné shrnout svou vizi a jasně identifikovat buď naplánovaný postup, nebo specifikovat to, co očekáváte od příjemce. Nezapomeňte, že příjemce vás může kontaktovat s otázkami nebo o pomoc při řešení problémů, stejně jako Děkuji za pozornost jeho dopisu nebo problému.

Metoda 3 ze 4:

Konec dopisu

jeden. Správně vyplňte dopis. Konec, stejně jako pozdrav, je důležitým ukazatelem respektu a stupně formalit ve vztazích. "S pozdravem" - Zpravidla může být také bezpečná volba"S pozdravem", "Všechno nejlepší" a "S úctou". Trochu méně formální, ale stále profesionální konce: "vše nejlepší", "Všechno nejlepší", "s pozdravem", a "dík". Po těchto slovech položte čárku.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 12

2. Přihlásit se dopis. Nechte pro svůj podpis čtyř prázdných řádků. Zaregistrujte se dopis po tisku, nebo pokud jej odešlete e-mailem, pak si můžete prohlédnout obrázek svého podpisu a připojit jej k této části dopisu. Je vhodnější použít modrý nebo černý inkoust.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 13

3. Určete své jméno a kontaktní informace. Pod jeho podpisem musíte vytočit své jméno, telefonní číslo, e-mailovou adresu a jiné relevantní kontaktní informace. Umístěte každou samostatnou část kontaktních dat na samostatném řádku.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 14

čtyři. V případě potřeby přidejte "investice". Pokud jste příjemci investovali další dokumenty pro zvážení, zkontrolujte to s několika řetězce pod kontaktními údaji, určete například číslo a typ následujících dokumentů, například "Investice (2): Shrnutí, brožura".

Metoda 4 ze 4:

Dokončení dopisu

jeden. Upravit dopis. Vzhled dopisu je klíčovým prvkem profesionality. Upravit dopis (věnovat pozornost k přítomnosti chyb), takže příjemce může snadno vidět ve vás schopnou a odpovědnou osobu. Spusťte automatické kontrolu pravopisu v textovém editoru, ale před odesláním dodatečně přečíst dopis.

Zeptejte se sami sebe na otázku: Je dopis jasný a stručný? Existují nějaké odstavce delší než 3-4 věty? Pokud existují, přemýšlejte o odstranění zbytečných prohlášení.
Pokud je dopis nesmírně důležité, pak budete chtít dát příteli nebo kolegu, aby si to přečetli. Někdy může druhý pár očí pomoci identifikovat chyby nebo trapné formulace, které si nemusíte si všimnout.

Obrázek s názvem Napsat obchodní dopis Krok 16

2. Poslat dopis. Pošlete e-mail nebo pokud odešlete dopis pomocí normální pošty, použijte obálku pro obchodní korespondenci. (Pokud je to možné, pak použijte obálku s logem společnosti vytištěno na něm.) Opatrně vytiskněte svou reverzní adresu a adresu příjemce. Složte písmeno do tří částí, aby příjemce nejprve otočil horní část a pak spodní. Ujistěte se, že jste připojili dostatečné množství známek a poslat dopis.

Pokud máte pocit, že nejste docela dobrý a krásný rukopis, a to neodpovídá vašemu profesionální osobě, zadejte adresu do textového editoru a vytiskněte ji na obálku pomocí tiskárny.

Tipy

Aby bylo možné podepsat dopis, musíte použít pouze kvalitní rukojeť.
Rychle odpovědět na korespondenci. Pokud nemůžete napsat plnou odpověď za méně než týden, dejte mi vědět korespondent, poukazuje na to, když od vás může očekávat úplnou odpověď.
Stres pozitivní aspekty. Mluvit o tom, co můžete udělat, není o tom, co nemůžete. Například, pokud produkt není k dispozici, neřekněte klientovi, že nejste schopni splnit objednávku, sdělit mu, že produkt je velmi populární, a už jste ho prodali. Poté určete, kdy můžete provést objednávku.
Pokud napíšete prostorový a komplexní dopis, pak přemýšlejte o vypracování předběžného plánu.

Seznam témat, které chcete uvést. Nebojte se o řádu následujícího.
Vyberte si seznam klíčových slov, příklady, argumenty a fakta pro každé téma.
Vyhodnotit každé téma svého plánu pro příslušné dodržování svého cíle a publika.
Smazat vše, co se nevztahuje na případ.
Seřadit informace v nejvhodnějším příjemci.

Varování

Nebuďte příliš vytrvalí a velmi silní ve výrazech - nezapomeňte, že s pomocí obchodních dopisů se snažíte zlepšit nebo začít profesionální vztah.
Nespichujte příliš mnoho. Upřímný kompliment je poměrně přijatelný, nicméně velké množství letu uvádí, že se spoléháte na obchodní vztahy na lichocení, a ne pro vaši kompetenci.