Jak strávit schůzi selektoru

2. Pošlete vše, co potřebujete k účasti na schůzce. Rozhodování s harmonogramem sdílejí účastníky základní informace. V tomto příspěvku musíte povolit: data pro přílohu (telefonní číslo a hesla), agenda (včetně povinností) a další informace. Agenda musí předvídat všechny otázky a informace, které očekáváte, že slyší od ostatních účastníků setkání. Nejprve pozitivní otázky a pak diskutujte o řešení problémů a komplexních témat.

3. Vytvořit seznam účastníků. Povolit data na jejich umístění a obecné osobní údaje. Tyto informace mohou být užitečné pro chat, zatímco připojené účastníci očekávají ostatní.

4. Poslat e-mailovou připomenutí schůzky. Poslat dopis ve stejný den, pokud je schůzka naplánována po obědě, nebo během dne, pokud je schůzka naplánována na ráno. Díky tomu si budete jisti, že nikdo nezapomene na schůzku. Tento dopis můžete také použít k distribuci dokumentace, přehledů a dalších potřebných informací. Pokud jsou sestavy připraveny jinými lidmi, určitě určit jméno autora. Takže obdrží vděčnost vděčnost (nebo se budete chránit před kritikou, kterou hlásí hlášení). Napište něco jako: "Připojil jsem se na Ivanově zprávu o jeho zprávě". Správce schůze je také povinen zajistit, aby všichni účastníci byli zařazeni do seznamu, a také že splnili svěřené povinnosti.

Pět. Zobrazit všechny informace, které budete diskutovat.

6. Začněte diskusnígroup. Nezpozdi se. Pokud je to možné, zadejte výběrový systém 10 minut před schůzkou. Některé systémy blokují vstup před určitou dobu, nebo dokud Správce schůzek připojen. Otestujte telekomunikační most a vybavení předem, zejména pokud jste jej nepoužívali dříve.

7. Ve většině případů bude vždy alespoň jeden pozdě. Proto, možnosti vaření pro diskusi o některých sekundárních tématu, zatímco ti, kteří se zpožděnou okolnosti, se do konference nepřipojují. Zajistěte, aby všichni účastníci byly prezentovány (jméno, pozice, povinnosti), zejména pokud se na konferenci zúčastní zákazníci, kteří nejsou osobně obeznámeni s těmito úředníky. Pokuste se začít diskusi o hlavních otázkách nejpozději 3-5 minut po zahájení konference, i když ne všichni, kteří jsou vyzváni k systému.

osm. Dodržovat agendu. Strávil jste čas na jeho kompilaci, takže průvodce Tento dokument. Sledujte hodiny, protože ne všichni účastníci budou moci zůstat, pokud je diskuse zpožděna. Vaším úkolem je diskutovat o všech plánovaných otázkách, nezapomenutých na zájmy zákazníků.

devět. Buďte opatrní a poznámky. Snažte se použít tlačítko "MUTE" (zvukový režim) i během dlouhých výkonů druhých. Vaši zaměstnanci jsou nepravděpodobné, že budou odvrátit od konference, pokud vidíte svou účast v něm. Pokud něco můžete přidat, použijte tuto příležitost prokázat svou kompetenci. Nedávají vysoké sliby. Je lepší klidně říci, že se rozhodně vrátíte k diskusi o neočekávané otázce později.

10. Na konci konference se musíte zeptat, zda má někdo dotaz na odpověď nyní nebo po dokončení schůzky. Pokud jste souhlasili s opakovaným setkáním, oznámte čas před zbytkem účastníků odpojit. Děkuji všem účastníkům přiděleného času a přejeme jim úspěšný pracovní den / týden (víkend).

jedenáct. Ihned po telekonferenci, vytvořit a sdílet všechny účastníky stručné shrnutí (protokol) schůzky. Toto shrnutí slouží dvěma cíli: 1) Ujistěte se, že každý chápe seznam jeho povinností - 2) je dokumentární důkaz o možných neshodách v budoucnosti. Často nebudete vděčný sami sobě, že strávili čas na záznam protokolu. Posílám to ostatním účastníkům, nezapomeňte požádat o informování, zda potřebujete, aby se nějaký doplněk nebo změny dokumentu. Po opravách budete určitě nasazení upravené volby.

12. Po schůzce musíte splnit všechna řešení. Pokud existují nějaké dotazy, zdůrazňují dostatek času na jejich odpovědi, stejně jako vykonávat všechny ostatní akce. Pokud existovaly nějaké termíny pro řešení problémů, nenarušujte je. Pokud slibuje potřebují používat jiné zaměstnance / jednotky, udělejte to a ujistěte se, že dokončili vše, co potřebujete.