Jak připravit a držet schůzku -

Tyto tipy budou užitečné pro každého, kdo poskytuje zprostředkovatelské služby v držení schůzí nebo je organizuje samostatně. Povinnosti pořadatele zahrnují pozvání účastníků a zajištění je nezbytné pro nejúčinnější práci. Pořadatel je také zodpovědný za průběh schůzky. Musí zajistit maximální koncentraci na téma schůzky, která by účastníci zúčastnili přechodu na jednotlivce a diskusi o pravidlech schůzky. Tento materiál bude usnadnit organizaci a pořádat schůzku, která má být úspěšná.

Kroky

Metoda 1 z 9:

Rozvíjet agendu

jeden. Určete dobu start a konce setkání, jakož i časové limity pro diskusi o každém záležitosti. Setkání bude vnímat jako projev zdvořilostí na vaší straně.

Obrázek s názvem usnadnit schůzku krok 2

2. Zeptejte se zaměstnanců vaší organizace nebo osoby, která svolává schůzku, jaká témata musí být zahrnuta na pořad jednání, stejně jako požádat, aby dala stručný popis každého záležitosti.

Metoda 2 z 9:

Samostatné pozvánky

jeden. Nejlepším způsobem, jak distribuovat pozvánky je e-mail, zejména pokud mají vaši zaměstnanci program, který kombinuje poštovní funkce s kalendářem a připomenutí.

Obrázek s názvem usnadnit schůzi kroku 4

2. Určete termín pro rezervaci míst. To umožní připravit s množstvím zdrojů, aby se nesměla přerušit schůzku pro přípravu chybějících materiálů.

Metoda 3 z 9:

Připravit místo setkání

jeden. Takže schůzka jde hladce, musíte správně připravit místnost. Půjčování místnosti, která se často používá pro schůzky (například v hotelové hale nebo speciální službě), můžete počítat, že místní zaměstnanci si dobře vědomi a zná nuance přípravy prostor.

Přednáškové uspořádání - křesla jsou vystavena v řadách tak, že lektor je v centru pozornosti. Takové ubytování je zvláště účinné, pokud je hlavním cílem poselství některých informací.
Divadelní vyrovnání - prezidium je instalováno v přední části místnosti (tabulka, pro kterou se reproduktory a odborníci sedí). Sladění židlí jiných účastníků se podobá přednášce.
Zarovnání školy - Před řádky židlí, tabulky jsou nainstalovány, lechtání účastníků schůzky pro záznam záznamů během projevů. Centrum pozornosti je zaměřeno na rozhovor.
Kulatý stůl. Vyberte si takové umístění, pokud musí účastníci jednat jako samostatné příkazy, jakož i stimulovat výměnu stanovisek mezi skupinami nebo jednotlivými účastníky.
Nastavte tabulku ve formuláři U. Jedná se o styl zasedání představenstva, která umožňuje účastníkům, aby se navzájem viděli a v případě potřeby interagovali.
Pokud je plánováno otevřené schůzky, které poskytují komunikaci s posluchači, vložte židle v kruhu, ve kterém bude mluvit.

Metoda 4 z 9:

Zabezpečte požadovanou sadu nástrojů pro schůzku

jeden. Úplná příprava schůzky zahrnuje soubor rukojeti, notebooky, pracovníků pomůcek, podkladů a vše ostatní, které mohou být zapotřebí během setkání.

Obrázek s názvem usnadnit schůzku krok 7

2. Udělejte si místo pro otázky. Může to být plakátový list nebo deska, na které budou účastníci schopni zaznamenávat své otázky nebo je připojit pomocí lepicích papírových samolepek. Účastníci setkání bude vědět, že v určitých časech obdrží odpověď na jejich otázky a setkání bude hladší.

Obrázek s názvem usnadnit schůzku Krok 8

3. Připravte nápoje a občerstvení pro účastníky na dlouhé setkání. Pro krátké setkání, to stačí dát láhev vody na každém stole se sladkostí na každém stole.

Metoda 5 z 9:

Připravit dotazník nebo dotazník

jeden. Členové schůzky mohou vyhodnotit svou kvalitu ihned po schůzi nebo vyplnit dotazník a pošlete jej e-mailem 1-2 dny.

Obrázek s názvem usnadnit schůzi krok 10

2. Odhadované listy a dotazníky vám umožní určit, jak bylo schůzka vnímána jeho účastníky.

Metoda 6 z 9:

Poslat připomenutí plánované schůzky

jeden. Odesílání připomenutí se provádí v posledním dni registrace účastníků nebo 1-2 dnů předtím.

Obrázek s názvem usnadnit schůzku krok 12

2. Zeptejte se informování, zda někdo změnil plány a jsou nuceni odmítnout účastnit se.

Metoda 7 z 9:

Spusťte schůzku přesně podle harmonogramu

jeden. Kdo byl vyzván na schůzku, jsou schopni "dohnat", ale nutit ostatní, aby čekali, je považován za hrubost.

2. Na začátku schůzky vytvořte organizační oznámení, včetně informací o čase přerušení a oběda, umístění záchodů, a také podat zprávu, kde a jak účastníci setkání mohou požádat své otázky.

Metoda 8 z 9:

Uložte téma schůzky

jeden. Pořadatel setkání by měl zasílat účastníky předmětu schůzky. Umožňuje vstoupit do sousedních témat, riskujete harmonogram závitů.

Obrázek s názvem Usnadnit schůzku Krok 16

2. Držet se určeného času na přestávku a oběd.

Metoda 9 z 9:

Odpovězte na maximální možný počet otázek

jeden. Sbírejte otázky, které zůstaly účastníky. Poskytněte dostatek času na odpovědi, aby uspokojily zájem co nejvíce lidí.

Obrázek s názvem usnadnit schůzi kroku 18

2. Po schůzce zůstaňte v přístupnosti, abyste se k vám přiblížili účastníkům setkání, kteří se styděli mluvit v přítomnosti jiných lidí, nebo ti, kteří mají specifické otázky vyžadující diskusi o oku.

Obrázek s názvem usnadnit schůzi kroku 19

3. Připomeňme účastníkům schůzky o potřebě plavat dotazník nebo dotazník a poděkovat za účast na schůzi.