Jak být dobrý tajemník: 12 kroků

Každá veřejná úřad vyžaduje osobu, která se setká s návštěvníky. Velkolepá schopnost komunikace na telefonu a e-mailu je velmi důležitá pro zaměstnance recepce, ale schopnost komunikovat osobně - to je to, co odlišuje sekretářka od specialisty v práci s klienty. Nakonec, když osoba (dodavatel, spotřebitel, partner) vstupuje do kanceláře, první věc, kterou tento tajemník vidí, a první dojem je vždy důležitý.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Požadované kvalifikace

jeden. Musí mít organizační dovednosti prvního třídy. Tajemník je tvář společnosti. To je muž, se kterými klient hovoří jako první a kolegové odvolání pro různé informace. Kromě příjmu dceřiných společností se sekretářky často komunikovat se zákazníky, organizují akce, setkání a tak dále. Chcete-li se vyrovnat se všemi těmito povinnostmi, musí být tajemník schopen uspořádat svůj čas, protože musíte ovládat několik případů současně. Osoba nebude pracovat pro dlouhý sekretářka, pokud nemůže "žonglovat" více než jeden úkol najednou a distribuovat je do priority.

Vynikající způsob, jak organizovat váš pracovní prostor je trávit čas a třídění dokumentů ve vhodném pořadí pro vás.Je velmi důležité vědět, které dokumenty a informace mohou potřebovat vaše šéf, kolegy nebo zákazníky. Udržujte všechny dokumenty v samostatných souborech. Mohou být jak na obrazovce počítače a v papírové verzi. Dokumenty v pohodlném pořadí pro vás. Pokud potřebujete vícebarevné samolepky, použijte je.
Být organizováni také prostředky hledání motivace pracovat v sobě. Nepotřebujete někoho, kdo vás ovládá. Pokud jste organizováni, budete vědět, jaké úkoly musíte udělat denně, a který - především.
Udržujte telefonní čísla po ruce. Jejich velmi, například telefonní čísla zaměstnanců, dodavatelé, partnery, naléhavé kontakty a tak dále. Budete potřebovat kdykoliv. Udržujte je v programu Rolodex nebo jiný odpovídající počítačový program.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 2

2. Naučte se moderní technologie. Číslo jedno zařízení, se kterým pracuje sekretářka telefon, přečtěte si všechna tlačítka a funkce. Důležitá je také počítačová gramotnost: Většina sekretářů by měla být schopna používat e-mail a pracovat s elektronickými dokumenty. Také užitečné vědět, jak Vytvořte stůl v aplikaci Excel, a být schopen používat průmyslové programy.

Mějte na paměti, že pokud kopírovací stroj, skener, tiskárna bude umístěna vedle ploše, pak je budete neustále používat (a zachránit kolegy, které zažívají problémy s jejich využitím). Jakmile se naučíte, jaké stroje jsou používány ve vaší kanceláři, přečtěte si základní funkce těchto zařízení, stejně jako způsoby, jak opravit nejčastější problémy.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 3

3. Být spolehlivým zaměstnancem. Tajemník počítá na všechno a vždy. Pokud nikdo neodpovídá volání do společnosti nebo staví celou frontu od lidí, kteří čekají na odpověď, pak se jedná o projev slabosti společnosti. Řešení těchto problémů by pro vás mělo být prioritou. Pokud váš průvodce ví, že se na vás může spolehnout a vy jste vždy tam, abyste pomohli, pak se stanete nepostradatelným.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 4

4. Učit se dobře poslouchat. Většina práce tajemníka - Poslechněte si lidi. Slyšte otázku klienta na telefonu, získejte informace, které potřebujete - to vše je jen projevem schopnosti poslouchat.Schopnost správně slyšet informace budou efektivnější. Budete moci vyřešit otázky rychleji, pokud jste jasně pochopili, že žádá o osobu.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 5

Pět. Udělejte si poznámky o všem. Pokud vás hlava požádá, abyste něco udělali, zapište si podrobnosti. Pokud klientská volání, zapište si informace o tom (jméno, kontaktní informace, cíl volání a tak dále). Poznámky - nádherný způsob, jak uspořádat a připomene vám všechny ty malé věci, které zapomenete bez těchto poznámek za pár hodin. Vezměte si poznámky v poznámkovém bloku a udržujte ji s vámi po celou dobu. Budete překvapeni, jak užitečné budou, zejména pokud se pokusíte vzpomenout na to, co chtěl člověk, který vás zavolal před pěti hodinami.

Zkontrolujte, zda jste podrobně zaznamenali zprávu a znovu si přečtěte, co napsali. A co je nejdůležitější - nebojte se zkontrolovat zprávu a kontaktní informace, osobu, která vás volá. Jen tak si můžete být jisti, že zaznamenali vše v pořádku.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 6

6. Odpovězte na telefonní hovor zdvořile pomocí standardních pozdravů. Například: "[název společnosti], dobré odpoledne. Jmenuji se XXX, než vám mohu pomoci?"Pokuste se odpovědět po prvním nebo druhém telefonním hovoru. Je nepřijatelné, aby lidé čekali déle než jednu minutu (věřit slovem, je to mnohem déle, než si myslíte).

Opatrně poslouchejte jména volajících. Pokud potřebujete opakovat název volajícího. Mobilní telefony často narušují zvuky. Zapište si jméno osoby, se kterou říkáte, jestli je to vážně vyslovováno.

Pokud přeložíte volání do jiného účastníka, proveďte jej pomocí standardních frází: "Prosím, prosím jednu minutu". Pokud je účastník zaneprázdněn, můžete říci: "Žádám o vášeň, XXX nyní říká telefonicky. Budete čekat, až bude volná nebo chcete opustit nějakou zprávu?". Zdvořile díky volajícímu a dělat v souladu s jeho přáním.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 7

7. Seznamte se s jakýmkoli kurýrními nebo lidmi z doručovací služby se stejnou profesionalitou a respektem jako ostatní návštěvníci. Ujistěte se, že váš signální pickup.Možná, že kurýři potřebují pokyny, kde opustí balíčky. Ujistěte se, že se tímto problémem obrátíte na příslušný personál.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 8

osm. Zacházet se zákazníky, kteří přicházejí do vaší kanceláře, zdvořile. Poté, co návštěvník prezentuje a vypráví, kdo přišel, kontaktujte, komu přišel návštěvník a dejte mi vědět, že k němu přišli. Standardní fráze pro takový případ: "Tataana Ivanovna, pan Petrov k vám přišel z korporace xxx. Máte schůzku ve 14 hodin ".Vždy rozpoznejte jméno a příjmení návštěvníka, stejně jako společnost, kterou představuje. Je také užitečné zjistit, zda má schůzku. Zaměstnanec, který přišel k návštěvníkovi, by vám měl říct, kde se dostat k návštěvníkovi a kolik čekat na schůzku.Můžete říct návštěvníkovi: "Tatyana Ivanovna bude vyhovovat 5 minut. Sednout, prosím".

Metoda 2 z 2:

Správné chování

jeden

Buď pozitivní. Tajemník - osoba společnosti. Jeho klient vidí první, a on je první, kdo hovor odpoví. Nikdo nechce být vítán s kyselým výrazem nebo podrážděným tónem. Zjistil, že byste se měli vždy usmívat a být zábavný a optimistický člověk. Nezapomeňte být trpěliví s komplexními klienty, i když je vaše trpělivost již v limitu.

I když se setkáte s komplexním klientem, připomenete, že jste silný, šťastný muž. Řekněte si, co děláte vše, co jim pomůže. Je lepší být klidný a vyvážený než explodovat a vypadat rozzlobený a nepříjemný.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 10

2. Buďte vždy připraveni zdvořile pozdravit klientovi. Je to vždy důležité - přivítat zákazníky přátelské. I když potřebujete dokončit svůj podnik, než budete moci pomoci člověku, je důležité, aby ho pozdravil tak, že se cítil patrný a věděl, že mu brzy pomůžete.

Nejlepší je používat tyto fráze jako "Ahoj! Vítejte na [název společnosti] "nebo" dobré ráno! Sedni si. Pomůžu vám za minutu ".

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 11

3. Být zdvořilý. Show respekt pro lidi. Zacházejte se všemi jako nejdůležitější osobou, která v tento den vstoupila do kanceláře. Je to vaše práce. Nikdo nedostáváte, že jste v provozu uvízl v provozu, máte novou kabelku ohrožena nebo jste ztratili svůj oblíbený disk. Všechny osobní záležitosti dovolují doma. I když se vám nelíbí klient nebo jeho způsob chování - předstírat, že ho rádi vidíte. Ujistěte se, že osoba je zcela uvolněná a ráda komunikovat s vámi.

Obrázek s názvem je dobrý recepční krok 12

4. Oblékat se. Prezentujete svou společnost, takže se musíte oblékat. Koupit oblečení vhodné pro kancelář. Pokud jste sekretářka v určitém typu společnosti (jako je obchod s oblečením), můžete si něco koupit z věcí, které váš obchod nabízí. Snažte se konzervativně oblékat, s výjimkou, pokud pracujete v takovém místě, kde móda, styl nebo jiné faktory jsou nominovány na přední.

Zkontrolujte, zda je určitý kód šaty, ve kterém jste. Možná, že styly příležitostné bude dost, ale neohýbejte hůlku, neformálně (sportovní oblek nemůže být v žádném případě k dispozici).

Tipy

Nemíchejte osobní pracovníkům. Toto pravidlo se týká také používání mobilních telefonů a e-mailů. Oddělení informačních technologií může sledovat vaši počítačovou aktivitu.
Pamatujte, kdo vám platí plat a vždy je respese.
Být zdvořilý s vůdci, objasnit, zda můžete pomoci s dalšími úkoly ve volném čase.
Napište notebooky na kopírování papíru a pojďme druhou kopii osobě, kterou je určena. Nebo použít Poznámkový blok, ke kterému je snadné přístup k zapamatování názvu nebo telefonu.
Třídění pošty Obvykle součástí práce tajemníka. Zjistěte si svůj první den, jak pochází pošty, který to přináší a kdy.
Najít někoho, kdo vás může nahradit, když jdete na záchod, setkat se, oběd, na dovolené. Takže se vyhnete vzhledu zuřivých lidí, kteří čekají na váš návrat.
Zeptejte se kolegy, ať už potřebují pomoc v něčem. Lepší navázat přátele, pomáhat lidem než nepřátele, kteří si o vás stěžují.
Vždy zobrazte touhu vytvořit nové úkoly, stejně jako rutinní úkoly.Znalosti mají zkušenosti.

Varování

Nikdy neříkej: "Neudělám to, to je to". Budete upevněn rychleji, než řeknete třetí "IT".
Nepředstírejte dobře. Lidé to uvidí. Místo toho, upřímně se divíte osobu, buďte zdvořilý, uctivý. Pokud to nemůžete udělat, nepracujte na recepci.Zhoršujete pověst vaší společnosti. Najít kancelářské práce, na které se můžete ubytovat daleko od veřejného oka.
Nikdy se připojte k argumentu s volajícím nebo návštěvníkem. Přeložit je do hlavy.