Jak kompilovat plán změny: 15 kroků

Existují dva typy plánů řízení změn. Jeden z nich zohledňuje dopad změn organizace a je zaměřen na podporu přechodného období. Dalším typem plánu umožňuje sledovat přesun jediného projektu, opravit odchylky nebo změny během projektu a měřítku. Cíl a druhého plánu - jasně a jasně formulovat, co přesně je třeba udělat.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Jak napsat plán pro správu organizačních změn

jeden. Zadejte důvody změny. Seznam těchto faktorů, které ovlivnily rozhodnutí zavést změny, například nízkou úroveň produktivity práce, novou technologii nebo změnu mise organizace.

Jedním z přístupů je popsat současnou situaci v organizaci a jaký plán povede k tomu, ke kterému v budoucnu.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 2

2. Zadejte typ a rozsah změn. Stručně popište povahu očekávané změny v rámci projektu. Slovo, které změny ovlivní: povinnosti, procesy, politiky a / nebo organizační struktura. Seznam divizí, pracovních skupin, systémů a dalších složek organizace ovlivnit nadcházející změny.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 3

3. Určete, kdo zájemci podporují tento projekt. Seznam všech zúčastněných stran, na kterých bude realizace tohoto plánu ovlivnit například vrcholový management, projektový manažer, sponzor projektu, koncoví uživatelé a / nebo zaměstnanci společnosti. Určete pro každou kategorii, podporují tyto zúčastněné strany projektu pro změnu.

Vyzkoušejte větší jasnost a viditelnost pro odrážení těchto informací v tabulce. Například jako vhodná šablona, můžete přijmout parametry, jako je povědomí, úroveň podpory a vlivu, a vyhodnotit každou skupinu zúčastněných stran na vysoké / střední úrovně / nízké úrovni.

Pokud můžete mít osobní konverzaci, abyste získali podporu zúčastněných stran.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 4

4. Vytvořte příkaz změny změny. Tento tým je zodpovědný za informace všem zúčastněným stranám, poslouchat jejich obavy a zajišťují nejvíce bezbolestnější zavádění změn. Vyberte lidi, kteří mají důvěru a autoritu v organizaci, stejně jako dobré komunikační dovednosti.

To také odkazuje na úroveň vedoucího vedení. Zdůrazňují pozornost manažerů o tom, co potřebují nejen souhlasit s plánem, ale také aktivně podporovat změny.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 5

Pět. Rozvíjet koncepční přístup k pořádání organizace. Plná podpora renomovaných osob v organizaci hraje klíčová pro úspěšnou implementaci změn. Nechte každý vůdce vyjádřit své stanovisko k změnám a přivést každého, aby mohl hrát aktivní úlohu při provádění úspěšných změn.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 6

6. Proveďte plán pro každou skupinu zúčastněných stran. Vyhodnotit rizika a obavy každé skupiny zúčastněných stran, včetně těch, kteří podporují změny. Rozdělte tým, aby zvládla změnu ve vývoji těchto otázek mezi účastníky.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 7

7. Vytvořit komunikaci. Komunikace je nejdůležitější složkou řízení změn. Péče co nejvíce se všemi lidmi zapojenými do procesu. Neúnavně zdůraznit důvody změn a výhod, které přinášejí.

Zúčastněné strany by měly být schopny komunikovat osobně, což poskytne bilaterální spojení. Osobní schůzky jsou nezbytné.

Zdrojem informací by měl být sponzoring z vrcholového vedení, bezprostředního vůdce každého zaměstnance a jakéhokoli dalšího zástupce společnosti Comanion, který má důvěru ve zúčastněné strany. Všechny informování by měly být prováděny v jediném klíči.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změn Krok 8

osm. Odpor stopy. Změny jsou vždy vnímány v bajonetách. To je založeno na individuální úrovni, takže komunikovat se zúčastněnými stranami osobně odhalit příčinu odporu. Sledování nespokojenosti a stížnosti, že tým řízení změn může včas řešit problémy. Mezi nejčastější problémy této povahy patří:

Nedostatek motivace ke změnám nebo nepřítomnosti pocitu, že opatření jsou naléhavá.

Nedostatek chápání celkového obrazu nebo důvodů, pro které jsou nezbytné změny.

Nedostatek vstupních dat pro proces.

Nejistota v zítřku, budoucí povinnosti nebo požadavky na budoucí povinnosti.

Neschopnost Průvodce splnit očekávání týkající se provádění změn nebo informování.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 9

devět. Eliminovat překážky. Reakce na většinu nespokojenost by měla být dodatečná informování nebo změny komunikační strategie týkající se konkrétních otázek. V ostatních případech mohou být zapotřebí další opatření k zahrnutí do svého plánu nebo ponechat příkaz k řízení změn na realizaci. Zvažte, že z následujících možností může být relevantní pro vaši organizaci:

V případě změn v úředních povinnostech nebo pracovních procesech je nutné provést hlavní zaměření na školení zaměstnanců.

Pokud očekáváte snížení morálního ducha v týmu nebo příliš zdůrazňující přechod k novým podmínkám, absolvovat životní prostředí firemní akce nebo odměny za zaměstnance.

Pokud zúčastněné strany nejsou motivovány ke změně, vyvinout stimulační systém.

Pokud se zúčastněné strany věří, že zůstali přes palubu, strávili schůzku, aby získali komentáře od nich a upravili váš plán, resp.

Metoda 2 z 2:

Jak sledovat změny v libovolném projektu

jeden. Definujte role v měnících se změnách. Seznam všech rolí, které jsou nezbytné jako součást tohoto projektu. Popište povinnosti a potřebné dovednosti pro každou z rolí. Minimálně zahrnují projektový manažer, který by měl provádět změny na denní bázi a sponzor projektu, který by měl sledovat společný pokrok a rozhodovat o řízení změn v oblasti guvernérů.

Pro větší projekty ve velké organizaci budete muset rozdělit roli projektového řízení mezi několika lidmi, které mají různou specializaci.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 11

2. Použijte ovládací panel MONE. Projekty v softwaru jsou zpravidla vybaveny ovládacím panelem změny, přístup, ke kterému jsou zástupci každého ze skupin zúčastněných stran. Takový software umožňuje automaticky koordinovat požadavky na změny, což eliminuje odpovědnost správce projektů, stejně jako informovat o rozhodnutích zúčastněných stran. Takový přístup funguje dobře v projektech s velkým počtem zúčastněných stran, stejně jako v těchto projektech, které vyžadují pravidelnou revizi rozsahu a cílů projektu.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 12

3. Rozvíjet proces zavedení změn v změnách. Je nutné přemýšlet o tom, jak je myšlenka realizována ve skutečnosti, když někdo z účastníků týmu odhalí potřebný další krok. Popište tento proces a vyjednejte to před sebou s celým týmem. Zde je příklad:

Účastník týmu vyplní formulář žádosti o změnu a odesílá tento požadavek na projektový manažer.

Projektový manažer zaregistruje tuto žádost v obecném seznamu žádostí a bere na vědomí stav dotazu, když je rozhodnutí zavedeno nápad nebo odmítnout.

Manažer vydá úkolem člena týmu, aby sestavil konkrétnější plán, s přihlédnutím k požadovaným zdrojům.

Project Manager odešle plán ke koordinaci sponzora projektu.

Změna je implementována. Zúčastněné strany pravidelně dostávají informace o současné situaci.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 13

4. Vytvořte formulář žádosti o změnu. Každá žádost o změnu musí být registrována v obecném seznamu žádostí a zahrnovat následující:

Žádost o změnu;

Změna čísla požadavku přiřazeného správci projektu;

Jméno a popis;

Jméno autora požadavku, e-mailová adresa a telefonní číslo;

Priorita (vysoká, střední, nízká). Plány pro správu urgentních změn vyžadují definici jasných podmínek;

Číslo produktu a verze (pro projekty pro rozvoj softwaru).

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změny krok 14

Pět. Další informace pro dotazování registrace protokolu. Protokol registrace dotazu by také měly odrážet skutečná řešení a opatření k realizaci. Kromě informací uvedených v formuláři dotazu by měla být také obsažena následující údaje:

označení o výsledcích koordinace (schválených nebo zrušených);

Podpis osoby, která tuto žádost souhlasí;

Uzávěrka pro změnu;

Datum dokončení projektu ke změně.

Obrázek s názvem Napsat plán řízení změn Krok 15

6. Sledujte hlavní změny. Kromě každodenního sledování stavu projektu bude užitečné zaznamenat všechna hlavní rozhodnutí na tomto projektu. Tyto záznamy usnadňují sledování dlouhodobých projektů nebo projektů, v jehož průběhu změny dochází jako součást příručky. Tyto informace se také používají při informování zákazníků a vrcholového managementu. S jakýmkoliv změnám v načasování, měřítcích nebo požadavcích projektu, priorit nebo strategií označte následující informace:

Kdo přijal rozhodnutí.

Když bylo rozhodnutí učiněno.

Stručný popis důvodů, proč bylo toto rozhodnutí učiněno, a proces jeho provádění. Použít všechny dokumenty týkající se tohoto procesu.

Doporučení

Posílit důvěru a závazek jak našim zaměstnancům a mezi zákazníky. Změny způsobují, že lidé, zpravidla, smysl pro nepohodlí. Demonstrující lidi, které se snažíte jednat ve svých zájmech, můžete získat jejich podporu.