Jak delegovat: 14 kroků (s ilustracemi) -

Bez ohledu na to, zda jste výkonným ředitelem společnosti, manažer maloobchodního prodeje buď rodičem, sedí, schopnost delegovat povinnosti je jedním z nejdůležitějších dovedností pro dosažení maximální účinnosti vaší činnosti. Delegace je však obtížná věc - musíte být pevný, ale zároveň důvěřujete ten, kdo jste delegovali své povinnosti. Tento článek vám pomůže překonat jakékoli obavy, které mohou vzniknout během delegace, a pomůže projít procesem delegování taktutně a respektu.

Kroky

Metoda 1 z 2:

Část jedna: myslet správně

jeden. Pošta ega.Velká psychologická brzda delegace je rozsudek, že "Pokud chcete, aby bylo všechno správně provedeno, pak to udělejte sami". Nejste jediná osoba na světě, který to může udělat správně. Ty "může být jediná osoba, která to udělá hned v tuto chvíli, ale pokud si otíráte čas na někoho naučit, budou pravděpodobně schopni to udělat taky. Kdo ví, že to dokážou rychleji nebo lépe než vy (sen!) a potřebujete to nejen vzít, ale také vítán.

Myslet logicky a realistické - můžete to udělat sami? Musíte se pracovat sám celý život? Potřebujete vyvážit svou práci a normální povinnosti? Pokud ano, pravděpodobně byste měli být připraveni delegovat část vaší práce. Nenechte se stydět a cítit se nekompetentní kvůli skutečnosti, že potřebujete pomoci s něčím vyrovnat se - ve skutečnosti se stanete "více" efektivním zaměstnancem, přijímáte pomoc, když potřebujete.

2. Přestat čekat na dobrovolnou pomoc od lidí. Pokud nechcete svou práci delegovat, můžete mít vzácný případ mučedního syndromu - pravděpodobně přetížen, a často se divíte, proč mi lidé nikdy nenabízí. Buďte celkově upřímní - když jiní lidé nabízejí pomoc, odmítáš ji, jen aby vypadala zdvořilé? Zajímalo by vás, proč ne "trvají"? Máte pocit, že kdybyste byli v opačné situaci, pak byste pravděpodobně vzali s velkým srdcem horlivostí? Pokud jste odpověděli "Ano", pak musíte "převzít kontrolu" svou situaci. "Získejte pomoc" potřebujete - nečekejte na to, dokud k vám nepřijde, protože se to nemusí stát.

Mnoho lidí nevěnuje pozornost tomu, co ostatní dělají, a ne tolik lze udělat pro jejich změnu. Zanechat stranou jakékoli zklamání, pokud někdo z lidí nepomáhal ruku pomoci, nezapomeňte, že je to nakonec vaše povinnost informovat o vašich potřebách.

3. Nevažte negativní žádost o pomoc. Mnoho lidí má nepohodlí, když požádají o pomoc. Můžete se cítit provinile kvůli skutečnosti, že zátěžíte ostatní, nebo cítíte pocit hanby, jak si myslíte (z nějakého důvodu), že byste měli být schopni se vyrovnat se všemi prací sami. Můžete jednoduše pyšní na své úsilí a zvážit to jako důkaz, že jste ušlechtilý člověk (dalším projevem mučedníku syndromu). Pokud si myslíte, že žádost o pomoc je formou projevu slabosti, pak se musíte zbavit této myšlenky "bez prodlení".Ve skutečnosti, opak je pravdivá: snaží se dělat všechno sami - to je znamení projevu slabosti, v tom smyslu, že indikuje neexistenci realistického pohledu na vaše schopnosti.

4. Naučte se věřit ostatním. Pokud se bojíte delegaci, protože si myslíte, že někdo jiný může dělat práci stejně jako vy, pamatujte si dvě věci: Zaprvé, téměř každý se může naučit něco s dostatečnou praxí, a druhý, že pravděpodobně nejste tak univerzálně talentovaní, Jak si myslíte o sobě. Při delegování práce nemáte jen volný čas pro sebe - dáváte také šanci na svého asistenta zvládnout nové dovednosti nebo rozhodnout o novém typu úkolů. Buďte trpěliví - s dostatečným počtem času, kdy bude váš asistent pravděpodobně ve stavu dokončené práce stejně jako vy. Pokud práce, kterou chcete delegovat, není "velmi" důležitá, pak se váš asistent může naučit naplnit ji dlouho na dlouhou dobu. Pokud to funguje "velmi důležité," myslet dvakrát před delegováním!

I když děláte práci, kterou budete delegovat, nejlepší je si uvědomit, že delegování práce vám umožní provádět další věci v této době. Pokud jste nejlepším zaměstnancem v kanceláři na realizaci monotónního úkolu pro montáž pevných disků, ale připravíte důležitou prezentaci, to by bylo logické poskytnout příslušnému úniku. Mnohem lépe vytvořit prioritu při výkonu obtížných, komplexních úkolů - neváhejte delegovat jednoduché, opakované úkoly, když máte důležitější věci.

Metoda 2 z 2:

Část Dva: Efektivní delegace

jeden. Hubnutí mrtvého bodu. Prvním krokem je nejtěžší, ale je to nejdůležitější. Musíte se projít sebe a požádat někoho, kdo vám pomůže (nebo, pokud jste šéf, "objednávka" někomu, kdo vám pomůže.) Neváhejte to zdarma - když jste zdvořilý, laskavý a taktlivý, nikdo nebude na vás snížen pouze na žádost (buď objednávka). Snažte se být taktlivý a pozorný, a zároveň udržet vážnost vašeho požadavku.

Pokud si nejste jisti, jak požádat někoho, kdo by udělal nějakou práci pro vás, zkuste to vyjádřit myšlenky krátce a jemně. Řekni mi něco jako: "Hej, můžete na minutu? Mohl byste mi pomoci sbírat velký stoh tvrdých pohonů, které jsme právě dostali. Nemůžu to udělat, protože dnes nebudu v kanceláři. Můžeš mi pomoci?»Neprovádějte na asistenta, ale ujistěte se, že si uvědomil, že jeho pomoc" je potřeba ".
Zeptejte se a vy (pravděpodobně) se dostanete. Nebojte se delegovat kvůli obavám vypadá jako bublina a nepříjemná. Podívejte se na to na druhou stranu - jak byste se cítili, jestli vás lidé požádali, abyste něco udělali? Ty bys byl uražen a uražen? Nebo jste (obvykle) jsou připraveni pomoci? Pravděpodobně poslední!

2. Nevnímejte neúspěchy jako něco osobního. Někdy lidé nemají příležitost pomoci vám - to je smutné, ale je to tak. To může být z různých důvodů - nejběžnější věc je, že osoba, kterou požadujete, je velmi zaneprázdněná na své vlastní práci. Neberte to příliš blízko srdce - jen skutečnost, že někdo nemůže (nebo nechce) dělat něco pro vás v tuto chvíli, neznamená, že se na vás nevztahuje. Prostě jednoduše znamená, že je buď zaneprázdněn (a) nebo líný (a) - ne více.

Pokud jste odmítli, zvažte různé možnosti - obvykle můžete zdvořile, ale pevně trval na tom, že opravdu potřebujete pomoc tuto osobu (to je použitelné, zejména pokud jste šéf nebo máte jiné mocné síly), můžete se pokusit zeptat někoho jiného nebo můžete udělat práci sami. Pokud opravdu potřebujete pomoc, nebojte se zkusit jeden a / nebo dvě možnosti!

3. Delegovat cíl, nikoli způsob provádění. To je klíčový bod, aby se nestal chůva nebo mikro manažerem. Nastavit jasné indikátory výsledků, které očekáváte, ukažte osobu, jak to děláte, ale řekněte jim, že mohou pracovat v žádném případě, že si přejí, jen aby se prováděli dobře a dokončili včas. Dejte jim dostatek času nejen naučit se, ale také experimentovat a představit některé inovace. Neučte je jako roboty - učí je jako osobnosti, které mohou zvládnout a zlepšit pro cirkul.

Je to také rozumné, protože usnadňuje váš čas a zklidňuje nervy. Chcete použít čas, který vydáte, protože něco důležitějšího, aniž byste neustále znepokojovali, jak váš asistent postupuje. Nezapomeňte, že jste delegovali tuto práci, abyste byli "méně" vystaveni stresu, ANA "více".

4. Být připraven trénovat svého asistenta. Měli byste téměř vždy přidělit trochu času na výuku svého asistenta, jak provést úkol, který jste mu delegovali, i když je to poměrně jednoduché. Nezapomeňte, že procesy, které se zdají být rovné a jednoduché pro vás, nemusí být tak jednoduché pro ty, kteří s tím nikdy neměli dohodu. Buďte připraveni nejen představit svůj asistent případu, který jste delegovat nebo ji, ale také trpělivě odpověděl na otázky, které bude pravděpodobně vzniknout.

Zvažte čas strávený na školení asistenta jako přiměřené dlouhodobé investice. Po utrácení málo času k trénování asistenta k provedení úkolu správně, ušetříte čas na budoucnost, která by jinak byla vynaložena na opravu svých chyb.

Pět. Zvýrazněte potřebné zdroje pro úkol. Můžete mít potřebné zdroje k provedení úkolu, ale osoba, která má úkol, nemusí mít přístup k nim. Například, chráněné heslem, specializované vybavení a některé nástroje mohou být nezbytné pro provedení tohoto úkolu, takže se ujistěte, že váš asistent má vše, co je potřeba k dosažení cíle.

6. Pochopit, že váš asistent může dělat pouze jednu věc zároveň. Když vám váš asistent pomůže, nesplňuje své obvyklé povinnosti. Nezapomeňte, že jako vy, váš asistent bude mít pravděpodobně pevný plán. Zeptejte se sami sebe - jaký druh práce "oni" odešlete nebo delegují, aby splní váš úkol? Ujistěte se, že znáte odpověď na tuto otázku, když delegujete úkol někomu jinému.

7. buď trpělivý. Osoba, kterou delegoval "bude" dělat chyby, zatímco on / ona se naučí provést nový úkol. To je součástí procesu učení. Připravte se na to předem. Nedotažte úkol, za předpokladu, že osoba bude dokonale vykonávat, dokud nezískali zkušenosti. Pokud projekt nechodí, jak byste chtěli, protože váš partner není schopen vykonávat úkol "ideální" úkol, který ji / její delegát, je to vaše chyba, ne ho nebo ji. Buďte mentorem pro svého asistenta a delegovaná práce může být užitečným zážitkem pro něj, a ne něco, co stojí.

Když učíte někoho, jak něco udělat, uděláte investice. Za prvé, zpomalí svou činnost, ale v dlouhodobé budoucnosti bude rychle zvýšit produktivitu, takže přichází k celému procesu na pozitivní a realistické poznámce.

osm. Být připraven na možné potíže. Udělejte plán zálohování a buďte připraveni jej aplikovat, pokud se něco pokazí. Vědět, co se stane, pokud práce není provedena včas nebo v souladu s normami. Překážky a neočekávané problémy se mohou kdykoliv objevit, jste v práci nebo doma - dokonce i technika někdy dává selhání. Nechte své delegát vědět, že pokud se něco stane, pochopíte a pomáháte mu nebo ho dávat čas - a ne jen hodit je pod koly auta na prvním znamení problémů.

Je rozumné i v sobeckým smyslu - pokud vaše delegáte se obává, že bude obviněn z chyb, mnohem více času bude vynaloženo na pokrytí jeho nebo jejího zadního dozadu než na skutečném dokončení úkolu.

devět. Vyjádřit svůj asistent ocenění, když si to zaslouží. Delegace úkolů někomu jinému potřebám, pokud potřebujete přijmout stále více odpovědnost. Je to však kontraproduktivní, pokud delegovat úkol, nechte svého asistenta tvrdě pracovat, a pak si vezměte všechny vavříny pro sebe. Vyjádřete své uznání a chválte úsilí druhých ve vašem zastoupení.

Kdykoliv chválíte práci, kterou jste pomohli, nezapomeňte zmínit svůj asistent.

10. Mluvit "děkuji". Když někdo udělá něco pro vás, je důležité poděkovat mu nebo jí, uznat důležitost jeho pomoci, a nechat asistent vědět, že jeho / její oceňují. Jinak se budete zdát nevděčný, i když to není. Pamatujte si, že lidé nemohou číst vaše myšlenky. Lidé vám pravděpodobně pomohou znovu, pokud mají pocit, že jsou oceňovány.

Být milý. Jednoduché upřímné prohlášení, jako je "Nemohl jsem to udělat bez tebe!»Vážená hodnota. Pokud práce, kterou tato osoba provedená pro vás byla nezbytná, můžete dokonce zacházet s ním nebo její jídlo, pít, dát vám poděkování nebo koupit malý dárek.

Tipy

Vytvořte seznam úkolů, které byste chtěli delegovat někoho jiného. Neopravujte nic ve vašem seznamu přání. Umístit vše na papíře a rozhodnout se později, že můžete implementovat, ale co není. Budete ohromeni, jak moc se uděláš od toho, co vám někdo může pomoci.

Varování

Neustále resetujte nepříjemné úkoly, předstírat, že děláte laskavost. Pokud pro ně neexistuje skutečný přínos, pak nevrátí opak. Je nejlepší, aby to bylo "po" dokončení jednoho nebo více úkolů s jedním příkazem. To vám umožní upřímně, "Walt, tato práce je nevděčný, ale opravdu potřebuji vaši pomoc," nebo "Lori, slibuji, že pokud to bude nějaký pozitivní efekt, udělám všechno, abych to udělal. Vím, že to není velký úkol, ale musí to udělat, a vím, že vám můžu věřit, abyste to udělali ". Existuje mnoho nepříjemných, nevděčných prací, které musí být provedeno - výkon provedení je, že když se objeví smetanové úkoly, nezapomenete na osobu, která je vaše dobrá pravá ruka.