Jak vytvořit harmonogram, který přestane ztrácet čas

Můžete mít student s plnou akademickou zátěží, která se snaží být lepší v řízení svého času, nebo jste zaměstnavatel, který se snaží najít způsob, jakým jeho zaměstnanci přestanou trávit čas. Bez ohledu na vaši roli jste pravděpodobně zaměřeni na to, jak vytvořit takovou rutinu den, který vám umožní zastavit čas a používat svůj den na maximum. Organizační strategie, jako jsou seznamy a grafiky, jakož i opatření ke snížení rušivých faktorů, které jedí drahocenný čas, mohou být užitečné.

Kroky

Metoda 1 z 3:

Použijte seznam

jeden. Udělejte si seznam budov na den. Vezměte si kus papíru a rukojeť. Přemýšlejte o úkolech, které plánujete provést v tento den, nebo o povinnosti pro tento den a napište je všechno na papíře. Seznam může být podobný jedné z následujících možností: "Nakupování, umývání, čištění, domácí úkoly" nebo "Zprávy pro zákazníky, kontrola pošty a odesílání dopisů, setkání, práce s dokumenty".

Přidejte tolik úkolů do seznamu, jak jde o mysl, od malých až velkých. Je třeba si pamatovat všechny povinnosti a úkoly v den, kdy je přispívat do seznamu priorit.

Obrázek s názvem Napište dobrou odpověď na zkoušku esej otázky Krok 12

2. Uspořádat prioritní úkoly. Jedním ze způsobů efektivní práce - především se soustředit na úkoly s nejvyšší prioritou, a pak se posunout dolů do seznamu s nízkým prioritním úkolem. Toto se nazývá pravidlo 80/20, kde úkoly, které přinášejí největší přínos, musí zabírat 80% času a tříd, které přinášejí méně výhody - 20%.

Přijďte na seznam a přidělte každému úkolu číslo, které bude odpovídat jeho důležitosti. Pak je umístěte tak, aby seznam začíná nejvyšší prioritou a užitečnými úkoly a skončil nejméně prioritou a ziskovou.

Obrázek s názvem Proveďte seznam úkolů krok 6

3. Skupina související s každým dalším úkolem dohromady. Když vytvoříte a umístíte seznam úkolů, musíte kombinovat malé úkoly ve skupině tak, aby vytvořili jeden proces. Například můžete kombinovat v jedné skupině takové úkoly jako odpovědi na e-maily a volání zákazníkům, trvat jednu hodinu k nim a zavolejte "zákaznickou komunikaci". Pak můžete snadno a tiše pracovat na každém úkolu v časovém období.

Snažte se seskupit tímto způsobem všechny úkoly, abyste nemuseli přepnout na různé procesy a trávíte čas, abyste zjistili, jaký úkol práce dále. Seskupení související úkoly pomůže efektivněji distribuovat čas a snížit úroveň stresu při práci na úkolech ze seznamu.

Obrázek s názvem Vyrovnat se s náladovým teenagerem Krok 16

4. Dejte si čas pro každý úkol. Podle Parkinsonova zákona, pokud máte méně času na provedení úkolu, snižuje dobu, kterou potřebujete k dokončení úkolu. Namísto odstranění času s maržem omezte dobu, kterou zvýrazňujete každý úkol, abyste jej museli rychleji. Můžete to udělat pomalu, postupně snižovat množství času, kdy si vezmete na každý úkol, dokud nedosáhnete zlatého středu, kde nebudete cítit silný tlak a shonu, ale nebudete mít čas na zpomalení nebo trávení času.

V určité fázi budete rozvíjet dobrý smysl pro řízení času, zejména pokud jste nuceni strávit na každém úkolu pouze omezené množství času. Bude velmi užitečné, pokud jste obvykle stejný rutinní nebo podobný seznam úkolů každý den.

Obrázek s názvem Řešení s depresí ve vztahu Krok 11

Pět. Odměňte se po provedení všech úkolů ze seznamu. Poté, co udeříte všechny úkoly ze seznamu, zpravidla, na konci dne, měli byste chválit trochu a hýčkat se. Může to být lahodná večeře, sklenku vína nebo času na volném čase, kdy můžete udělat něco veselého a příjemného. Malá odměna bude sloužit jako pobídka k dokončení všech úkolů na celý den.

Můžete určit, jaká bude vaše cena, než začnete svůj den, abyste mohli použít odměny jako motivaci k provádění úkolů. Například, řekněme, že je třeba se připravit na zkoušku, a máte plány na večeři s přáteli. Použijte své plány na večer jako důvod pokračovat učit se a plnit úkoly během dne, abyste pak nemuseli ujít večeři.

Metoda 2 z 3:

Použijte graf

jeden. Udělejte graf pro každou hodinu svého dne. Vezměte si list papíru nebo použijte kalendář na počítači, abyste vytvořili buňky pro každou hodinu pracovního dne nebo pro každé brazené hodiny. Může být čas od devíti do pěti nebo deset až sedm. I když nemusíte vyplnit každou časovou dobu až minutu, bylo by užitečné, aby se ujistil, že každá hodina vašeho dne je započítána v harmonogramu.

Začněte náplň každou hodinu potřebnou k provádění úkolů. Může začít s nejdůležitějšími úkoly a pohybovat se na méně důležitých. Kromě toho, pokud se považujete za lark, zkuste více obtížných úkolů, abyste si vzali první polovinu dne. Ale pokud víte, že se druhý dech otevírá po přestávce na oběd, můžete tuto dobu absolvovat důležité úkoly. Snažte se učinit svůj plán tak, aby odpovídal vašim potřebám a návykům. To vás konfiguruje pro úspěch a využívá efektivnějšího plánu.
Můžete vytvořit vzor vašeho plánu na tabuli nebo v kalendáři, takže jej můžete aktualizovat každý den podle vašich úkolů pro konkrétní den.

Obrázek s názvem být optimistický, když život SEMS nespravedlivý krok 7

2. Udělejte desetiminutovou přestávku každou hodinu nebo dvě. Zaměřte se na úkol nebo skupinu úkolů déle než dvě hodiny, může to být obtížné. Ujistěte se, že plánujete desetiminutovou přestávku každou hodinu nebo dvě hodiny, aby nedošlo k stresu nebo přetížení. Během této mini přestávky se můžete dostat z pracoviště a chodit po kanceláři nebo chatovat se zaměstnancem v kancelářské kuchyni. Můžete si udělat šálek kávy nebo jít na krátkou venkovní procházku. Pokuste se držet 10 minut držet krok s plánem.

Můžete také udělat 10 dlouhých, pomalých, zhlubokých dechů každou hodinu, abyste osvěžili mysl a udělat malou pauzu. To může pomoci získat čerstvý pohled na úlohu, kterou vykonáte nebo budete hrát, a zajišťuje, že nezapomenete na sebe, navzdory rušnému pracovnímu dni.

Obrázek s názvem Bavte se, když jste `SRC =

3. Pokuste se správně provést úkol poprvé. Místo spěchování a pokusit se vyrovnat se všemi úkoly, přiřazeno požadovaný čas, aby se každý úkol provedl hned od prvního času. Pokud spěcháte s pošty, může odložit e-maily Exchange e-maily, zejména pokud odesíláte nepochopitelné nebo nejasné zprávy klientovi. Pomalejší a platí dostatek času na to, aby srozumitelné e-maily nebo pečlivě přečetli své tréninkové abstrakty. Správné splnění úkolu vám pomůže ušetřit spoustu času stráveného v dlouhodobém horizontu.

Obrázek s názvem Zaměřte se na silné stránky ke snížení sociální úzkosti Krok 1

4. Zeptejte se přítele nebo zaměstnance čas od času zkontrolovat váš pokrok, abyste se dostali dolů z cesty. Někdy potřebujeme podporu pro ostatní, aby se zaměřili na současný úkol. Zeptejte se blízkého přítele, rodiče, zaměstnance, bratra nebo sestry, abyste vás zkontrolovali každý pár hodin, abyste se ujistili, že budete držet plán.

Váš společník vám může přinést šálek kávy nebo povzbuzovat s příjemnými slovy, takže můžete rozptýlit trochu, smát nebo úsměv a znovu se vrátit do svých každodenních úkolů. I když můžete být zaneprázdněni, pár minut s přítelem vás zvýší náladu a přispíváte k efektivnějšímu řízení času.

Metoda 3 z 3:

Eliminovat rušivé faktory

jeden. Není třeba neustále kontrolovat poštu. To může vytvářet ve svém pracovním dni modelu práce "Start Stop Start" a vést ke ztrátě času. Snažte se neotvírat poštu po celý den, zejména pokud se musíte zaměřit na jiný úkol. Vezměte si tři časové intervaly do svého rozvrhu Chcete-li zkontrolovat poštu: brzy ráno, ihned po obědě a blíže ke konci pracovního dne. To vám umožní být rozptylován nepřetržitým tokem e-mailů během dne a zaručuje vás speciálně určený čas pracovat s e-mailem.

Tyto stejné principy lze aplikovat na jiné komunikační nástroje - hlasová pošta, textové zprávy a telefonní hovory. Snažte se neustále viset na telefonu, samozřejmě, pokud nečekáte důležitou textovou zprávu nebo telefonní hovor. To omezí přestávky v pracovním postupu a pomůže dodržovat harmonogram.

Obrázek s názvem Zůstat Zaměřeno na psaní Krok 3

2. Vypněte zvuk na telefonu a vypněte internet. Pokud je to možné, vyberte alespoň hodinu ve svém pracovním dni, kdy můžete vypnout zvuk v telefonu a vypnout připojení k Internetu. To vám umožní zaměřit se na práci, která vyžaduje úplnou koncentraci a nedostatek rušivých faktorů, jako je telefon nebo internet.

Odstranění těchto faktorů, které mohou snadno odvrátit, bude zvláště užitečné, když pracujete na školním projektu nebo velké zprávě.Vypněte telefon, pak nebudete mít důvod zkontrolovat každých pět minut nebo se zapojit do zobrazení novinek na sociálních sítích.

Obrázek s názvem Napsat šek jako svatební dar krok 9

3. Varovat ostatní, aby vás neodváděli. Snažte se povzbudit ostatní, aby vás rozptýlili a nevrátili ostatní. Prostě jim dejte vědět, co pracujete. Můžete zavřít dveře nebo zavěsit znamení "obsazeno". Můžete také odeslat e-mail do kanceláře s připomínkou, že určité časové období v kanceláři je tichý pracovní doba.

Obrázek s názvem Zaměřte se na silné stránky ke snížení sociální úzkosti Krok 4

4. Snažte se odchýlit od plánu. Jakmile jste pracovním seznamem nebo plánem a zajistit se od rušivých faktorů, použijte svou vůli a schopnost soustředit se na svůj plán. Většina lidí chápe rozdíl mezi dobře používaným časem a plýtvaným, takže se snažte dostat do pasti zbytečných časových výdajů. Doporučuji vašemu rozvrhu a na konci dne si můžete vychutnat pocit úspěchu a správný čas.

Kroky

Podobné články