Jak napsat agendu pro schůzku

Nikdo nemiluje prodloužená shodná schůzka. Pokud potřebujete napsat agendu, zkuste zabránit takovému rozvoji událostí. Udělejte jasnou agendu, určete všechna témata, která je třeba zvážit, stejně jako čas přidělené pro každou otázku. Vytvořit a následovat plán, který bude účinně držet schůzku a nevrátí cenný čas kolegů.

Kroky

Část 1 z 3:

Vytvořit základní plán

jeden. Žádost o informace od kolegů. Lidé se budou aktivně podílet na schůzce, pokud jim dovolíte ovlivnit agendu. Poslouchejte návrhy, které byste měli zvážit a přidat do dokumentu vhodné otázky.

Můžete napsat e-maily předem nebo splnit každého jednotlivce.
Provádět přípravu na 6-7 dnů před schůzkou, aby se kolegové podařilo přispět. Agenda by měla být dokončena 3-4 dny před akcí.

Obrázek s názvem, aby váš manžel zamiloval se do vás znovu krok 13

2. Určete hlavní cíl nebo cíl. Setkání musí mít konkrétní cíl: učinit rozhodnutí, sdílet informace, provádět plány do budoucna nebo poskytnout zprávu. V tomto případě nemá smysl mít schůzku.

Není nutně omezen na jeden cíl. Můžete například poslouchat zprávu o pokroku, aby se důležitá rozhodnutí pro budoucnost.

Obrázek s názvem Vyberte si nábor agentury Krok 16

3. Zaměřte se na otázky, které ovlivňují více párů. Pokud může být situace vyřešena na schůzi pouze dvou kolegů, nemusí být zahrnuta do programu. Snažte se použít cenný čas na schůzce, abyste vyřešili otázky, které se týkají všeho.

Pokud se například s kolegou potřebujete diskutovat o novém projektu, organizovat samostatné setkání.

Pokud diskutujete o otázkách, které se týkají pouze pár lidí, zbytek se domnívá, že ztrácíte čas. Kromě toho, aby shromáždili velké množství lidí je vždy obtížný, takže využijte případu s myslí.

Obrázek s názvem Přijmout člen rodiny LGBT Krok 3

čtyři. Snižte seznam otázek. Potřebují řádně uspořádat priority. Není vždy možné zvážit všechny otázky, takže nechte jen nejdůležitější věc.

Například potřebujete "schválit načasování projektů", diskutovat o "zprávě o pokroku", "nové projekty", a také držet "skupinovou diskusi o nápadech". Může být odkázán, že skupinová diskuse o nápadech je přípustná převést druhou dobu, pokud nemáte čas.

Můžete také naplánovat malé zasedání k řešení otázek, které nespadají do agendy valné hromady.

Pět. Nejprve zvažte nejdůležitější otázky. Při přípravě se obvykle doporučuje primárně zvýšit nejdůležitější témata. Každý bude schopen diskutovat o klíčových otázkách, ještě předtím, než se účastníci dostanou z sil a stali se méně pozorným.

Problematika významných rozhodnutí může například předcházet zprávy o pokroku (pokud nejsou řešení na výsledcích sestavy).

Pokud musí být schůzka dokončena počátkem nebo některých účastníků, musí odcházet před dokončením události, pak budou již vyřešeny všechny důležité otázky.

Obrázek s názvem Proveďte své vlastní daně Krok 24

6. Načrtněte čas pro diskusi každé otázky. Nikdy nevíte, kolik bude diskuse situace trvat, ale je důležité mít alespoň obecnou myšlenku. Zohlednit celkovou dobu trvání schůzky a počet otázek. Nejdůležitější témata by měla platit více času než jiné otázky.

Schedule 30 minut pro zprávy o pokroku, 10 minut pro diskusi a 10 minut na hlasování o nových podmínkách.

Pokud nevrátíte čas, nebudete mít čas zvážit agendu. Přemýšlejte o dočasném plánu předem, protože to může být, že nemáte dostatek času na všechny vybrané otázky.

Definujte časový rámec, s přihlédnutím k počtu účastníků. Pokud je přítomno 15 lidí, a diskutovat o této otázce přidělit 15 minut, pak každý bude mít méně minut, aby mohl mluvit. Je to těsný rozvrh, i když ne všichni chtějí přijmout slovo.

Část 2 z 3:

Přemýšlejte o agendě

jeden. Začněte s záhlaví pro pořad jednání a schůzky. Titul by měl zobrazit čtenáře, že čte agendu. Také musí odrážet hlavní téma schůzky. Vyberte nejlepší volbu a určete v horní části nového dokumentu. Název by měl být jednoduchý a v podstatě.

Použijte například název: "Agenda červencového shromáždění: Diskuse myšlenek na nový projekt", - nebo: "Agenda shromáždění, srpen 2019: Změna časového času".
Použijte jednoduché obchodní písmo jako times New Roman nebo Calibri.

Obrázek s názvem rozloučit se spolupracovníky krok 5

2. Doba rezervace pro pozdravy. V této části mohou tyto přítomny říci ahoj. Je také nutné zahájit schůzku a hlas hlavních otázek.

Pokud je na schůzce mnoho neznámých lidí, můžete přijít se společným tématem.

Pokud je agenda určen pro velké schůzky (například na konferenci), pak bude tato část trvat hodně času. Na zasedání kanceláře, pozdrav obvykle trvá několik minut.

Můžete také předvídat začátek možných změn v pořadu jednání.

Obrázek s názvem má dobrý pracovní rozhovor krok 3

3. Slovo témata ve formě otázek k zájmu. Stručné práce mohou být zaměňovány účastníky na schůzce. Otázka obsahuje konkrétní kontext a umožňuje přemýšlet o situaci.

Například namísto slov "Projekty projektů" je lepší napsat: "Je možné posunout období projektu, s přihlédnutím ke zvýšení poptávky?"

V případě potřeby může být každá otázka opatřena stručný popis.

Obrázek s názvem Zaměření na studia Krok 6

4. Zadejte přibližný čas naproti každému záležitosti. Není nutné uvést čas, ale tento přístup pomůže lidem připravit. Pokud je to nutné, budou moci požadovat další čas.

Účastníci budou také schopni snížit své připomínky, pokud je málo času.

Obrázek s názvem Zaměření na studia Krok 12

Pět. Přemýšlet o postupu pro diskusi o každém zjištění ze seznamu. Objednávka určí váš přístup k tématům. Například, pokud potřebujete diskutovat o přenosu času projektu, všichni účastníci budou muset zvážit téma z různých stran. Informovat postup tak, aby všichni pochopili, jak se schůzka bude konat.

Například pro otázku: "Je možné posunout čas projektu, s přihlédnutím k nárůstu poptávky?»- Taková objednávka můžete určit:" 10 minut diskutovat o současném stavu, 15 minut, aby se věnovaly problematice urychlení tempa výroby, 10, aby se uplatňovalo zvážení argumentů a proti, další 5 minut hlasování o vysídlení termínů ".

6. Určovat odpovědné za každou otázku. Určete, kdo by měl vzít slovo při diskusi o konkrétním tématu. Pro osobu by to nemělo být překvapením. Diskutujte o otázkách předem a odrážejí rozhodnutí o programu AGENDA.

Pokud strávíte celou schůzku, zadejte tuto skutečnost v horní části programu.

Obrázek s názvem Sestavte důvěru ve vztahu kroku 6

7. Rezervní čas na ctěný hostům. Pokud se schůzka očekává na schůzce, která se bude podílet na diskusi o důležitých tématech, pak potřebují přidělit samostatný čas. Každý host musí věnovat jeden bod na pořadu jednání, i když se zúčastní okamžitě v několika tématech. Takže bude pro vás snadnější skupinové otázky a plán plánu.

Lépe kontaktovat hosty předem a objasnit čas, který potřebují. To vám umožní vyhnout se neohrabanosti a konfliktním situacím.

Obrázek s názvem Komunikovat efektivně Krok 9

osm. Opustit čas na další otázky. Tato položka agendy musí být na konci. Takže se můžete zeptat, zda existují i jiné naléhavé otázky, které je třeba vyřešit. Kromě toho se účastníci budou moci vrátit do některých nevyřešených problémů nebo objasnit podrobnosti.

Tato položka ukazuje účastníkům, že budou mít možnost ovlivnit problémy, které nejsou na pořadu jednání.

Můžete také poskytnout blok otázek a odpovědí.

Část 3 z 3:

Vzít v úvahu všechny aspekty

jeden. Určete podrobnosti o schůzce. Nezapomeňte určit čas, datum a místo schůzky. Také dělají jména všech účastníků, aby lidé věděli předem s kým se budou moci setkat a mluvit.

Je také užitečné informovat seznam těch, kteří jsou obvykle přítomni na těchto setkáních, ale tentokrát nebude schopen navštívit akci. Dovolte mi pochopit, že nebudou na schůzi přítomni.
Připojte mapu a pokyny pro účastníky, kteří dříve nenavštívili místo.

Obrázek s názvem Napsat napsat blog Post Step 12

2. Seznam předběžných prací, které mají být provedeny před schůzkou. Možná, že kolegové potřebují číst určité materiály nebo prozkoumat navrhovaná řešení. Můžete také přemýšlet o řadě otázek.

Umístěte tuto jednotku na dně agendy. Zvýrazněte text tučným nebo podtrhuje text, který má být bez pozornosti ponechán.

3. Před odesláním se ujistěte, že žádné chyby. Někteří účastníci mohou počítat s informacemi o programu, takže se ujistěte, že neexistují chyby a nepřesnosti. Takový krok není jen zdvořilost, ale známkou pozornosti k detailu a respektování těchto přítomných.

4. Rozdělte nebo rozdělte agendu po dobu 3-4 dnů před schůzkou. Tak se kolegové budou moci připravit na schůzku. Neposílejte dokument příliš brzy tak, aby se neztratil v toku příchozích písmen.

Před hlavní schůzky a konference musí být agenda zveřejněna za několik měsíců.

Tipy

Použijte šablony v textovém editoru. Mnoho textových editorů, jako je Microsoft Office, stránky pro Mac a další obsahují šablony různých osobních a pracovních dokladů, které mohou zahrnovat agendu pro schůzky. Pomohou vám rychle vytvořit kompetentní dokument.
Společnosti se často používají ve své vlastní formě vydávající agendy.
Dodržujte agendu, ale vykazují flexibilitu. Pokuste se následovat schůzka, která chcete sledovat, ale podívejte se na hodiny. Pokud je to možné, zdvořile přejděte na následující otázky: "Je čas pokračovat na další otázku, pokud chceme dokončit schůzku včas".